euBP: die Grundlagen über die elektronisch unterstütze Betriebsprüfung

Welche Daten müssen bei einer euBP übermittelt werden? Welche Rechtsgrundlagen gibt es? Und befreit es Arbeitgeber von der örtlichen Prüfung? Ein Blick auf die Rechtsgrundlage zur elektronisch unterstützten Betriebsprüfung.

Das ist die euBP

euBP ist die Abkürzung von „elektronisch unterstützter Betriebsprüfung“. Die Betriebsprüfung ist in der Regel alle vier Jahre fällig. Dann wird zweierlei kontrolliert.

Zum einen ob die Arbeitgeber Ihrer Melde- und Beitragspflicht nachgekommen sind. Zum anderen ob die Beiträge nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz korrekt gezahlt wurden.

Eine Betriebsprüfung ist zumeist zeitintensiv und nervenaufreibend. Die euBP soll dem entgegenwirken und den Prozess deutlich effizienter gestalten.

Ziele der euBP

Somit verfolgt die elektronisch unterstütze Betriebsprüfung zwei Ziele:

1. Maschinelle Unterstützung
2. Aufwand für alle Beteiligten zu verringern

Damit sollen nicht nur Arbeitgeber und insbesondere die HR-Abteilungen entlastet werden. Sondern ebenfalls die Prüfer.

Um eine euBP durchzuführen müssen die notwendigen Arbeitgeberdaten aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm übermittelt werden. Wie eine Verfahren im Detail abläuft, regelt der §28p Abs. 6a SGB IV in den „Grundsätzen für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung".

Der generelle Ablauf ist folgendermaßen:

1. Übermittlung der Daten nach dem digitalen Verfahren mittels eXTra-Standards.
2. Analyse der Daten des Arbeitgebers durch den jeweiligen Betriebsprüfer auf:
   1. Richtigkeit
   2. Plausibilität
3. Auswertung der Ergebnisse im gemeinsamen Dialog mit dem Arbeitgeber

Diese Daten sind wichtig

Natürlich müssen nur ausgewählte Daten bei der euBP übermittelt werden. Das sind folgende Angaben:

1. Relevante Entgeltdaten aus der Entgeltbuchhaltung wie Stammdaten
2. Lohndaten der Arbeitnehmer*innen
3. Inhalte der Beitragsnachweise

Unterschiedliche zeitliche Spielräume

Die Pflicht zur Übertragung der oben genannten Daten aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm ist verpflichtend. Und zwar seit dem 01. Januar 2023.

Eine Übermittlung der Daten aus der Finanzbuchhaltung geschieht bisher auf freiwilliger Basis. Erst ab dem 01. Januar 2025 ist die Übertragung ebenfalls verpflichtend.

Es gibt noch eine weitere Ausnahme: Arbeitgeber können auf die elektronische Übermittlung bis zum 31. Dezember 2026 verzichten. Dafür reicht die Einreichung eines formlosen Antrags aus unter Angabe der Betriebsnummer. Allerdings ist zweifelhaft, so lange auf die euBP zu verzichten. Dadurch würde der Prozesse weiterhin unnötig Zeit und Ressourcen fressen.

Weiterer Vorteil der euBP

Effizientere Prozesse. Entlastung für den Arbeitgeber und Prüfer. Ein weiterer Vorteil der euBP ist, dass keine Einsicht mehr in Unterlagen vor Ort stattfindet. Sofern alle gelieferten Daten vollständig sind.

Wichtig: Grundsätzlich ersetzt die euBP nicht die Prüfung vor Ort. Weitere Infos in unseren FAQ über die euBP.