Zeiterfassung im öffentlichen Dienst: die 5 größten Herausforderungen

Sprich, der Arbeitgeber bzw. die Behörde darf zum Zwecke der Zeiterfassung die Arbeitszeit aufzeichnen und die Daten weiter verarbeiten. Allerdings dürfen die erhobenen Daten nur für eindeutige und legitime Zwecke verwendet werden. Eine Entfremdung ist illegal.

Des Weiteren dürfen nur die Daten erhoben werden, welche tatsächlich für die Erfassung der Arbeitszeiten im ÖD relevant sind. Außerdem müssen die Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

Lösung: Um eine mögliche Datenschutzverletzung von Beginn an zu vermeiden, ist es sinnvoll, sich an Dritte zu wenden. Entweder an den Datenschutzbeauftragten der Behörde oder den Personal- und Betriebsrat.

Herausforderung zur Zeiterfassung im öffentlichen Dienst: Akzeptanz

Die Einführung einer Software zur Zeiterfassung kann bei den Mitarbeitenden zunächst auf wenig Verständnis und eine geringe Akzeptanz führen. Warum?

Weil die Angestellt*innen glauben, dass der Arbeitgeber mehr Kontrolle ausüben möchte. Möglicherweise hat die Einführung ebenfalls negative Auswirkungen auf bisherige Arbeitszeitmodelle wie Vertrauensarbeitszeit.

Lösung: Von Beginn an die Mitarbeitenden ins Boot holen. Zum einen mittels einer offenen sowie transparenten Kommunikation wie beispielsweise über die praktische Umsetzung oder die Erwartungen seitens des Arbeitgebers. Zum anderen die Vorteile für die Mitarbeitenden klar hervorheben sowie für den Arbeitgeber.

Herausforderung zur Zeiterfassung im öffentlichen Dienst: Schulung

Die Einführung einer Software zur Zeiterfassung im ÖD sollte vor allem eines sein: intuitiv und einfach benutzbar. Was die Angestellt*innen dagegen nicht brauchen: Eine Lösung, welche zu aufwendig und kompliziert zu nutzen ist.

Lösung: Vorab bereits eine Schulung durchführen. Außerdem einen Software-Anbieter für Arbeitszeiterfassung auswählen, welcher in Punkto Service sehr gute Referenzen hat. Denn ein kontinuierlicher Support und Schulungsmöglichkeiten sorgt für eine verbesserte Zufriedenheit unter den Mitarbeitenden.

Herausforderung zur Zeiterfassung im öffentlichen Dienst: Kosten

Ein wichtiger Faktor und einer der größten Herausforderungen sind die anfallenden Kosten bei der Implementierung. Besonders bei mittleren und kleineren Behörden.

Lösung: Zum einen die Verwendung von skalierbaren Software-Produkten, welche cloudbasiert genutzt werden können. Das hat den Vorteil, dass keine eigene IT-Infrastruktur vorhanden sein muss. Zum anderen die Nutzung einer maßgeschneiderten Software, welche an die Bedürfnisse der Behörde angepasst ist. Sprich, keine zusätzlichen Funktionen, welche am Ende nicht verwendet werden aber die, laufenden, Kosten in die Höhe treiben.

Herausforderung zur Zeiterfassung im öffentlichen Dienst: Komplexität

Der öffentliche Dienst zeichnet sich weniger durch seine Einfachheit sondern mehr durch seine Komplexität aus. Das sind zum einen die unterschiedlichen Besonderheiten wie das Beamten-Gesetz. Zum anderen unterschiedliche Arbeitszeitmodelle.

Lösung: Nutzung einer Software eines Anbieters, welcher bereits langjährige Erfahrungen im Bereich des öffentlichen Diensts hat. Ein Anbieter, welcher die Herausforderungen und Fallstricke aus der Praxis bereits bestens kennt.