Zeiterfassung bei KMU: Drei Gründe jetzt zu beginnen!

Das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung wird kommen. Doch warum sollten sich Unternehmen, insbesondere KMU, bereits jetzt um die Umsetzung Gedanken machen? Genau aus diesen drei Gründen.

Manuelle Eingabe fehleranfällig

Viele kleine und mittlere Unternehmen gehen bei der Arbeitszeiterfassung noch den alten Weg. Entweder mit Stift und Zettel. Oder eine manuelle Eingabe über Excel-Tabellen. Die Folgen sind offensichtlich.

Es besteht eine erhöhte Fehleranfälligkeit. Außerdem ist die manuelle Eingabe zeitintensiv, ineffizient sowie kostspielig. Hinzukommt, dass Mitarbeitende von Ihren eigentlichen Aufgaben abgehalten werden. Daher ist der Umstieg, auch vor dem offiziellen Gesetz, bereits lohnend. Aus diesen drei Gründen lohnt sich digitale Zeiterfassung für KMU.

#1 Grund: Verbesserte Prozesse und Effizienzsteigerung

Die Nutzung einer digitalen Lösung bietet eine Vielzahl an Vorteilen. Die Erfassung wird nicht mehr manuell durchgeführt. Stattdessen werden Arbeitszeiten oder Urlaubsanträge direkt über die Software beantragt und genehmigt oder abgelehnt.

Vorteil: Mitarbeitende haben wieder mehr Zeit sich auf Ihre eigentliche Kernaufgabe zu fokussieren. Außerdem wird die Fehleranfälligkeit spürbar gesenkt.

Ein weiterer Grund, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen, ist die verbesserte Datenerfassung von Arbeitsstunden und Kranktagen. 

Das hat wiederum einen weiteren Effekt: Die Personalverwaltung wird langfristig entlastet.

#2 Grund: Kostensenkung

Auf den ersten Blick wirkt die Anschaffung einer neuen digitalen Software für Zeiterfassung kostenintensiv. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen. Doch mittel- bis langfristig amortisiert sich die Investition wieder. Wie?

Auf unterschiedliche Art und Weise. Zum einen entfallen Kosten für Papierdokumente, Lagerung von Dokumenten sowie Toner- und Druckerunkosten.

Zum anderen ist die Software über eine Schnittstelle mit der Entgeltabrechnung verknüpft. Somit können Änderungen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt und automatisiert erfasst werden. Somit werden unnötige Kosten im Nachgang auf Grund einer fehlerhaften Berechnung vermieden.

#3 Grund: erhöhte Flexibilität

Ein offensichtlicher Grund ist eine verbesserte Flexibilität und erhöhte Mobilität. Denn durch die Verwendung einer digitalen Lösung für Arbeitszeiterfassung können Mitarbeitende Ihre Zeiten ebenfalls über eine mobile App erfassen.

Somit können vor allem Mitarbeitende im Außendienst immer schnell, einfach und unkompliziert Ihre Arbeitszeiten erfassen. Das sorgt letztendlich nicht nur für eine erhöhte Flexibilität sondern gleichzeitig für eine höhere Zufriedenheit unter den Mitarbeitenden.