Time is money - Von den Segnungen moderner Zeitwirtschaft

Zeitwirtschaft ist mehr als Zeiterfassung

Doch warum ist dieser Bereich so komplex? Zeitwirtschaft für HR bedeutet zunächst einmal die Speicherung arbeitsbezogener Zeitdaten der Arbeitnehmer und deren Kontrolle sowie Dokumentation. Dazu gehören auch Abwesenheiten, also beispielsweise der Urlaub bzw. die Urlaubsplanung. In einem zweiten Schritt können die vorhandenen Daten ausgewertet werden, zum Beispiel als Grundlage für eine solide Planung der Dienstpläne. An dieser Stelle wird die reine Arbeitszeiterfassung verlassen und wir befinden uns im Bereich der Personaleinsatzplanung (PEP) und deren Perfektionierung, dem Workforce-Management. Zeitwirtschaft ist mehr als nur die Erfassung der reinen Arbeitszeit, das wird nun deutlich. Hinzu kommt ein weiterer Bereich, die Kontrolle des Zutritts. Wer darf das Unternehmen betreten und welcher Arbeitnehmer hat innerhalb des Geländes den "Schlüssel" zu welcher Tür? Das Management dieser Autorisierungen nennt man Zutrittskontrolle oder anders ausgedrückt intelligente online-Schließanlagen.

Wir stellen fest, die Zeitwirtschaft im Personalwesen ist vielmehr ein Arbeitszeitmanagement. Sie umfasst vier grundsätzliche Teilbereiche: die Registrierung der Arbeitszeit, die Personaleinsatzplanung, das Workforce-Management und die Zutrittskontrolle. Wir werden uns nachfolgend diese einzelnen Punkte genauer betrachten.

Zeiterfassung – die Basis

Die Speicherung der Arbeitszeiten ist die Basis einiger personalwirtschaftlicher Prozesse. Die registrierten Zeiten werden anschließend in Geld bewertet, sie liefern bedeutsame Daten für Gehaltsabrechnung und Finanzbuchhaltung. Eine wichtige Rolle spielen in diesem Zusammenhang auch Zeiten der Abwesenheit vom Arbeitsplatz wie Urlaub oder Krankheit – diese Zeiten finden ebenso ihren Niederschlag in der Payroll sowie in den Einsatzplänen für das Personal. Zudem helfen die Daten aus der Arbeitszeiterfassung, künftige Schichtpläne zu verbessern.

Die Zeiterfassung ist anspruchsvoller als es auf den ersten Blick scheinen mag. Sie muss nicht nur die betrieblichen und tariflichen Arbeitszeitregelungen abbilden, sondern auch sämtlichen gesetzlichen Anforderungen genügen. Hinzu kommen die Bereiche Urlaubsverwaltung und Krankheit, deren Daten ebenfalls Bestandteil der Zeiterfassung sind. Beispiel Urlaubsplanung: Möchte ein Arbeitnehmer Urlaubstage laut BUrlG nehmen, so beantragt er ihn bei seinem Vorgesetzten - die elektronische Zeitwirtschaft muss die genehmigten freien Tage zur richtigen Zeit im System erfassen. Wird gleich der gesamte Jahresurlaub genommen, muss erst recht ein Kollege als Vertretung geplant werden. Auch Vorgänge wie die Kündigung eines Arbeitnehmers gehören selbstverständlich nicht nur auf den Schreibtisch des Chefs, sondern auch in die Zeitwirtschaft.

Die Arbeitszeiterfassung unterscheidet zwischen Negativ- und Positiv-Zeiterfassung. Bei der Negativerfassung werden nur Abweichungen vom Arbeitszeitplan wie Urlaub oder Krankheit erfasst. Die Positiverfassung hingegen erfasst die Zeiten tatsächliche Anwesenheit und verarbeitet diese weiter.

Moderne elektronische Lösungen unterstützen jeden Arbeitgeber effektiv bei allen genannten Anforderungen von der Erfassung der Arbeits- und Fehlzeiten über deren Bewertung bis hin zur Urlaubsplanung.

Personaleinsatzplanung – immer am richtigen Ort

Die Einsatzzeiten des verfügbaren Personals so planen, dass weder Leerlaufzeiten noch allzu viele Überstunden entstehen, bedeutet einen hohen Anspruch. Hinzu kommen noch die Bedürfnisse der Beschäftigten, die ihre Urlaubs- und Freizeitwünsche berücksichtigt haben möchten. Um all diese Parameter auf den perfekten gemeinsamen Nenner zu bringen, bedarf es vieler Informationen. Elementar sind in diesem Zusammenhang die Daten aus der Arbeitszeiterfassung, deren Auswertung wichtige Erkenntnisse für die Planung des Personalbedarfs liefert. So liegen der Personaleinsatzplanung auch die genehmigten Urlaubstage oder andere Fehlzeiten vor.

Eine gute Personaleinsatzplanung wirkt sich in verschiedener Weise positiv auf das Unternehmen aus. Sie sorgt für eine Produktivitätssteigerung, steigert die Qualität der Produkte und Dienstleistungen und erhöht die Motivation der Mitarbeiter. Ein weiterer Vorteil: sie gibt dem Arbeitgeber weitere Informationen über den aktuellen Personalbedarf. Wer im globalen Wettbewerb mithalten will, sollte auf eine intelligente, IT-gestützte Personaleinsatzplanung nicht verzichten.

Workforce Management – agil und flexibel

Die digitale Revolution hat unsere Arbeitswelt radikal verändert und dieser Weg wird mit atemberaubender Geschwindigkeit fortgesetzt. Eine konservative Personaleinsatzplanung mit starren Zeitplänen reicht daher schon heute in vielen Unternehmen nicht mehr aus – Flexibilität ist Trumpf. Die Steuerung der Menschen im Unternehmen sollte sich in unserer Zeit den häufig rasch wechselnden betrieblichen Bedarfen ebenso rasch anpassen können wie den möglicherweise auch unsteten Bedürfnissen der Mitarbeiter. Eine agile Art der Planung ist in der Lage, selbst kurzfristige Schwankungen und Veränderungen auszugleichen – und sie unterstützt den Mitarbeiter auch jenseits von Urlaub und Urlaubsplanung in seiner individuellen Lebenssituation. Dieses „Workforce Management“ stellt einen deutlichen Wettbewerbsvorteil dar.

Zutrittskontrolle – das entscheidende Plus an Sicherheit

Moderne Lösungen geben dem Arbeitgeber Sicherheit. Sie sind in der Lage, jedem Mitarbeiter genau zu jenen Gebäuden des Betriebes die Tür zu öffnen, in welchen er sich Kraft seiner Arbeit aufhalten soll und darf. Dieser elektronische Schlüssel verschafft nicht nur dem Chef Sicherheit, sondern bildet ein perfektes System der Zutrittskontrolle für jeden Kollegen. Das Personalmanagement kann durch persönliche Zutrittsprofile den Zutritt zum Betriebsgelände und den einzelnen Räumen so regeln, dass sich jederzeit und überall nur befugte Personen aufhalten. Durch Koppelung etwa an Zeiterfassungssysteme oder Personaleinsatz-Tools können auch Zutrittsintervalle vergeben werden, welche nur den gerade anwesenden oder auf dem Schichtplan vermerkten Mitarbeitern zu bestimmten Gebäuden Access gewähren. Zusätzlich kann eine Videoüberwachung die Sicherheit der Türen optimal gewährleisten.

Fazit

Die Zeitwirtschaft leistet einen großen Beitrag zur personalwirtschaftlichen Verwaltung der Mitarbeiter und unterstützt diese bei ihrer Work-Life-Balance. Die Erfassung der Arbeitszeiten liefert zudem wichtige Erkenntnisse für die Einsatzplanung des Personals und die Optimierung betrieblicher Abläufe. Die Regelung der Zutrittsrechte zu den Räumlichkeiten des Unternehmens gehört auch zu den zeitwirtschaftlichen Routinen. Die zeitwirtschaftlichen Abläufe steigern im Ergebnis den Unternehmenserfolg. Zum Schluss ein Tipp: Moderne Software-Lösungen bieten eine hervorragende Unterstützung für sämtliche Prozesse und Ziele der Zeitwirtschaft.