Personalgewinnung im öffentlichen Dienst – Maßnahmen für optimiertes Recruiting

Der öffentliche Dienst steht vor einer Reihe von Problemen. Das Arbeitsaufkommen ist groß – ebenso wie der Fachkräftemangel. Derzeit sind mehr als 5 Millionen Menschen in Deutschland im öffentlichen Dienst tätig. Bis zum Jahr 2030 werden Berechnungen des Wirtschaftsprüfers PwC zufolge aber mehr als 1 Million Stellen des öffentlichen Sektors unbesetzt sein. Hauptgrund: der demografische Wandel. Im letzten Jahr gingen rund 2% der aktuell Beschäftigten in den Ruhestand. Bis zum Jahr 2030 sollen weitere 27% hinzukommen. Einzelne Behörden sollen Berechnungen zufolge sogar mehr als 80% ihres derzeitigen Personals verlieren.

Was kann der öffentliche Dienst tun, um diesen Problemen zu begegnen? Ein wichtiger Aspekt ist die Digitalisierung der internen Prozesse. Diese werden mithilfe der elektronischen Akte und einem passenden DMS modernisiert und optimiert werden. Daneben gilt es aber auch die Attraktivität für Berufe im öffentlichen Sektor zu erhöhen, um neue Mitarbeiter*innen anzuwerben. Wie derartige Maßnahmen der Personalgewinnung aussehen können, verraten wir in diesem Blogbeitrag.

Lösungswege für die Personalgewinnung im öffentlichen Dienst

Um das Recruiting im öffentlichen Sektor zu verbessern, müssen Arbeitgeber*innen schnellstmöglich Maßnahmen ergreifen. Einige dieser Maßnahmen werden bereits umgesetzt. Allerdings können sie an vielen Stellen noch deutlich ausgeweitet und um weitere Maßnahmen ergänzt werden.

1. Suche nach Nachwuchskräften ausweiten

Viele öffentliche Arbeitgeber*innen weiten ihre Suche nach neuen Arbeitskräften inzwischen deutlich aus. Der Quereinstieg in den öffentlichen Dienst war bisher nicht leicht. Das kann sich ändern. Erleichterte Voraussetzungen und zusätzliche Anreize können mehr Quereinsteiger*innen in den öffentlichen Sektor locken. Beispielsweise lohnt es sich Voraussetzungen wie ein Studium zu überdenken, wenn der Bewerber oder die Bewerberin stattdessen Berufserfahrung oder Weiterbildungen mitbringt. Hard Skills aus einer anderen Branche können vielleicht auch für Berufe im öffentlichen Dienst nützlich werden, von Soft Skills ganz zu schweigen.

Zudem sollte nicht nur auf bereits fertig ausgebildete Arbeitnehmer*innen geschaut werden – am besten schon mit Berufserfahrung. Arbeitgeber*innen im öffentlichen Dienst kooperieren heute verstärkt mit Hochschulen und anderen Ausbildungsstätten oder sprechen potenzielle Arbeitnehmer*innen bereits direkt nach dem Schulabschluss an. So lernen junge Menschen den öffentlichen Dienst schon früh als einen möglichen zukünftigen Arbeitgeber kennen.

Ein weiterer Punkt ist die verstärkte Anwerbung und Schulung von Menschen mit Migrationshintergrund. Diese Gruppe an Bewerber*innen ist groß und bisher noch kaum in den öffentlichen Sektor einbezogen. Um Menschen mit Migrationshintergrund den Einstieg in den öffentlichen Dienst zu erleichtern können ausländische Abschlüsse beispielsweise von den Arbeitgeber*innen selbstständig anerkannt werden. Auch Deutschkurse, die speziell auf die Arbeit im öffentlichen Dienst ausgerichtet sind, stellen eine Option dar.

Schließlich sollte das Konzept von Initiativbewerbungen ausgeweitet werden. In der Privatwirtschaft sind sie längst alltäglich. Der öffentliche Dienst stellt aber nach wie vor nur auf eine ausgeschriebene Stelle ein. Indem zu Initiativbewerbungen angeregt wird, lassen sich aber bereits wichtige Talente sichten, bevor es überhaupt zu einer unbesetzten Stelle kommt.

2. erfahrene Arbeitskräfte halten

Das Alter für den Ruhestand nach hinten zu rücken hat oft einen fahlen Beigeschmack. Doch erfahrene Arbeitskräfte sind besonders in Zeiten des Fachkräftemangels unverzichtbar. Durch sie findet der Wissenstransfer statt und jahrelange Erfahrung wird an jüngere Arbeitskräfte weitergegeben. Daher ist es lohnend, Mitarbeiter*innen auch über den Ruhestand hinaus in den Arbeitsalltag einzubinden. Dafür müssen Anreize geschaffen und neue Strukturen erarbeitet werden.

Beispiele dafür sind Lebensphasenmodelle. In einer späteren Lebensphase müssen Arbeitskräfte nicht unbedingt in einen zunehmend stressigen Alltag eingebunden werden. Stattdessen konzentrieren sie sich auf ihre größten Stärken und übernehmen etwa die Betreuung von größeren Projekten oder stehen als Mentor*innen für jüngeres Personal bereit. Dieser kreative Einbezug, bietet schließlich sowohl jüngeren als auch älteren Mitarbeiter*innen einen Mehrwert.

3. bestehendes Personal binden

Leider sind die Zahlen der Arbeitskräfte, die aus dem öffentlichen Dienst aussteigen, nach wie vor recht hoch. Umfragen ergaben bei rund 80% der befragten Mitarbeiter*innen im öffentlichen Dienst eine grundlegende Wechselbereitschaft. Davon erwogen 30% einen Wechsel in die Privatwirtschaft. Es ist also von größter Bedeutung, vorhandene Arbeitskräfte zu binden. Motivation an der Arbeit sollte gestärkt werden ebenso wie die Anerkennung für getane Arbeit. Verwaltungsleiter*innen sollten ihren Mitarbeiter*innen mehr Verantwortung zutrauen und mehr auf ihre Wünsche und Ideen eingehen – das zahlt sich aus.

Auch die Digitalisierung kann viel zur Bindung von Arbeitskräften beitragen. Digitale Systeme wie das DMS können Mitarbeitenden lästige Aufgaben wie die Aktensuche oder Einordnung von Dokumenten abnehmen. So können sie sich auf spannendere und kreativere Aufgaben konzentrieren, was die Freude an der Arbeit wachsen lässt.

4. Work-Life-Balance ermöglichen

Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist heute beinahe Grundvoraussetzung für die Anwerbung und Bindung von Arbeitskräften. Arbeitnehmer*innen wollen ihr Privatleben nicht zugunsten der Berufslaufbahn aufgeben und umgekehrt. Besonders jüngere Generationen sehen daher eine gute Work-Life-Balance als unverzichtbar an. 

Der öffentliche Dienst hat zwar den Vorteil von geregelten Arbeitszeiten, kann aber noch mehr tun, um die Work-Life-Balance von Mitarbeitenden zu fördern. Besonders Angebote für weibliche Arbeitskräfte sind verbesserungswürdig. Frauen leisten nach wie vor den Großteil der Pflegearbeit für Kinder und ältere Angehörige. Die Möglichkeit zur Kinderbetreuung, flexible Arbeitszeiten und dezentrales Arbeiten würde ihnen die frühere Rückkehr in die Arbeitswelt parallel zu den Pflegeaufgaben ermöglichen. 

Bestehende Arbeitsmodelle wie Teilzeit oder eine 4-Tage-Woche können ausgebaut werden. Arbeitszeitenmodelle, Beurlaubungen über die gesetzlichen Urlaubstage hinaus und Weiterbildungen während der Elternzeit oder Schwangerschaft schaffen hier die notwendige Flexibilität. Außerdem werden so Brüche in der Karrierelaufbahn vermieden und die Arbeitskräfte bleiben auf dem aktuellen Stand in ihrer Branche. 

5. Flexibles Arbeiten stärken

Flexibilität ist nicht nur für Frauen und jüngere Arbeitskräfte von großer Bedeutung. Alle Arbeitnehmer*innen profitieren von einer angepassten Arbeitsweise, die ihnen mehr Zeit für Familie, Freunde, Hobbies und weitere Interessen einräumt. 

Das wirkt sich auch auf die Motivation und Produktivität bei ihrer Arbeit aus. Familiengerechte Arbeitszeiten sind im öffentlichen Dienst relativ leicht umzusetzen. Mit der zunehmenden Digitalisierung werden auch Arbeitsmodelle wie Telearbeit, Homeoffice und Remote Work möglich. Weitere flexible Arbeitszeitmodelle sowie ihre Unterschiede stellen wir in diesem Blogbeitrag vor.

Die Herausforderungen in der Personalgewinnung des öffentlichen Dienstes sind vielschichtig und erfordern ein umfassendes Umdenken sowie gezielte Maßnahmen. Fachkräftemangel und die Nachholbedarfe in der Digitalisierung stellen signifikante Hürden dar, die jedoch mit strategischem Engagement und innovativen Lösungsansätzen überwunden werden können. 

Durch die Förderung einer attraktiven Arbeitgebermarke, die Implementierung flexibler Arbeitsmodelle und die verstärkte Investition in die digitale Infrastruktur kann der öffentliche Dienst seine Position im Wettbewerb um Talente stärken. Darüber hinaus ist die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern für die Rekrutierung oft lohnend.