Alles rund um die Einführung eines DMS -inklusive DMS-Checkliste

Besonders in der Verwaltung und im öffentlichen Dienst begleiten diverse Dokumente, Formulare und Akten den Arbeitsalltag. Um diesem Meer an Dokumenten zu begegnen, ist ein effektives Dokumentenmanagement entscheidend. Denn wo Dokumente aktiv für Geschäftsprozesse nutzbar gemacht werden, wird Arbeit effizienter und ertragreicher.

Schon seit einigen Jahren werden die Digitalisierung und die Einführung elektronischer Akten der Verwaltung angestrebt. Aber auch elektronische Akten und digitale Prozesse müssen organisiert und gemanagt werden. Dies passiert mit einer entsprechenden Software oder dem sogenannten DMS. In diesem Blogbeitrag erklären wir, was genau ein DMS ist, welche Vorteile es mit sich bringt und was bei der Einführung eines solchen Systems zu beachten ist.

Was ist ein DMS?

DMS ist die Abkürzung des Wortes Dokumentenmanagementsystem. Dies ist ein elektronisches System zur Verwaltung von Dokumenten. Es ermöglicht die Erfassung, Archivierung, Kategorisierung sowie Bearbeitung von Dokumenten und deren Verknüpfung untereinander. Im Wesentlichen unterstützt es also die datenbankgestützte Organisation von Dokumenten durch entsprechende Software. 

Die Hauptaufgabe eines DMS liegt in der digitalen und zentralen Archivierung aller elektronischen Dokumente, die in einer Verwaltung oder einem Unternehmen anfallen. Dabei begleitet es den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments – von dessen Erstellung, über die Bearbeitung, bis hin zur endgültigen Archivierung oder Löschung. 

Ein DMS ist meist modular aufgebaut. Verschiedene Module decken spezifische Aufgabenbereiche ab. Diese können je nach Notwendigkeit integriert werden oder nicht.

Welche Funktionen hat ein DMS?

Die Funktionen eines DMS können sich je nach Nutzung und nach Anbieter unterscheiden. Schließlich benötigen manche Unternehmen gewisse Funktionen, die andere wiederum nur stören würden. Dennoch gibt es einige praktische Eigenschaften, die die meisten DMS gemeinsam haben – oder sogar haben müssen.

1. Must-Haves:

Die richtige rechtliche Absicherung ist besonders in der Verwaltung extrem wichtig. Die rechtlichen Vorgaben zum Datenschutz regeln beispielsweise die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder das Online-Zugangsgesetz (OZG). Aus diesem Grund sind Funktionen wie Zugangsberechtigungen vor allem für den Schutz sensibler oder personenbezogener Daten entscheidend. Verschiedene Abstufungen der Zugangsberechtigung, temporäre Berechtigung oder gesonderte Berechtigungen von externen Mitarbeitenden sind Funktionen, die ein DMS in der Verwaltung daher unbedingt haben sollte.

Ebenso ist die Revisionssicherheit ein wichtiger Aspekt, um Dokumente sicher in elektronischer Form zu ordnen. Die richtige Archivierung mit automatischer Löschfrist erleichtert zudem das Aufbewahren von Akten und Dokumenten gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Schließlich ist die Verschlüsselung von Daten in jedem DMS unverzichtbar. Daten müssen auch in Ausnahmezuständen wie Datenlecks zuverlässig geschützt bleiben.

2. Standard-Funktionen:

Da DMS schon seit einiger Zeit genutzt werden, haben sich inzwischen einige Standards durchgesetzt. Diese Funktionen werden von den meisten Anbietern abgedeckt und bieten einen Mehrwert für die meisten Nutzer*innen. Hierzu gehören Suchfunktionen wie die Attribut- und Volltextsuche oder gespeicherte Suchen, Verlinkungen innerhalb und zwischen Dokumenten, die digitale Signatur und der Versionsverlauf. Ebenso sollte das gemeinsame Arbeiten an einem Dokument möglich sein. Verschiedene Aktentypen wie Fall- und Sachakten sollten innerhalb eines DMS abgedeckt sein. Zuletzt ist die Barrierefreiheit eine Funktion, die inzwischen zu einem guten Standard dazugehört. Immerhin müssen alle Dokumente für alle Mitarbeiter*innen gleichermaßen gut nutzbar sein.

3. Nice-to-Haves:

Zu nützlichen Extra-Funktionen gehören gewisse Erweiterungen des DMS wie die automatische Texterkennung OCR. Auch die Integration anderer Programme ist eine praktische Funktion – vor allem für die Verwaltung. Hierbei kann eine Integration für eingehende Dokumente wie Scans oder Emails eingebaut werden. Ebenso können ausgehende Dokumente abgedeckt werden, indem beispielsweise spezielle Anwendungen oder kommunale Portale der Verwaltung in das DMS integriert werden.

Was sind die Vorteile eines DMS?

1. Ordnung

Der Einsatz eines DMS im Arbeitsalltag schafft gewisse Standards. Die Arbeit erfolgt digital strukturierter und organisierter, da Mitarbeiter*innen nicht mehr mit einem täglichen Papierchaos zu kämpfen haben.

2. Zeitersparnis

DMS ermöglichen automatisierte Prozesse wie die digitale Signatur, die automatischen Archivierungsfristen und die automatische Ablage von Daten aus Emails und anderen Quellen in die passende Akte. Dadurch wird enorm viel Zeit eingespart. Auch die praktischen Suchfunktionen ersparen Mitarbeiter*innen teilweise stundenlange Suchprozesse. Außerdem werden Freigabeprozesse, die sonst sehr zeit- und personalintensiv sind, mithilfe der Zugangsberechtigungen verkürzt.

3. Platzersparnis

Nicht nur Zeit, auch Platz wird gespart. Elektronische Dokumente, die in einem digitalen DMS gesammelt werden, benötigen keine großen Archive mehr. Dieser Platz kann anderweitig effektiv genutzt werden.

4. Reduzierte Kosten

Die Einführung eines DMS kann zwar teuer werden, langfristig sparen Unternehmen damit aber Kosten. Der Papierdruck sowie der Versand und Transport von Dokumenten sind laufende Kosten in der Verwaltung, die mit einem DMS wegfallen. Optimierte Arbeitsprozesse ermöglichen darüber hinaus eine höhere Produktivität. Daraus wird langfristig ein wirtschaftlicher Nutzen gezogen.

5. Nachhaltigkeit

DMS sind nachhaltiger als Papierakten und Archive. Der Papierverbrauch sowie der Energieverbrauch werden durch die digitalen Lösungen reduziert.

6. Reduzierte Fehlerquote

Fehler passieren. Mal wurde ein Dokument versehentlich der falschen Akte zugeordnet, mal wurde das falsche Datum vermerkt. Durch die genannten automatisierten Prozesse können menschliche Fehler jedoch vermieden werden. Auch die Revisionssicherheit ermöglicht das Vermeiden von Fehlern. Mit Funktionen wie dem Versionsverlauf können Mitarbeiter*innen schließlich auch nach vielen Jahren noch alle Bearbeitungsschritte eines Dokuments nachvollziehen.

7. Sicherheit

Sicherheit ist das A und O des digitalen Dokumentenmanagements. Die oben erwähnten Funktionen gewährleisten die Sicherheit von Daten innerhalb eines DMS. Doch das DMS bietet nicht nur Sicherheit für sensible Daten. Auch physische Bedrohungen wie Diebstahl oder Feuer werden ausgeschlossen. Durch die Sicherung aller Dokumente in der Cloud kann nichts verloren gehen oder beschädigt werden.

8. Erleichterte Arbeit

Wie schon erwähnt, erleichtern die Arbeit mit einem DMS den Arbeitsalltag. Mitarbeiter*innen müssen sich nicht mehr auf Medienbrüche innerhalb ihrer Arbeit mit Dokumenten einstellen. Automatische Erinnerungen, Mails und To-Dos werden von dem DMS bereitgestellt und verringern den organisatorischen Aufwand. Auch wird Mitarbeiter*innen ein gesammelter Überblick über alle Fristen, anstehenden Aufgaben und nächsten Schritte geboten.

9. Zufriedenheit der Mitarbeitenden

Mit der Reduzierung aufwändiger, zeitintensiver Aufgaben steigt die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Mitarbeiter*innen können sich auf strategischere, anspruchsvollere Arbeit konzentrieren, anstatt in Archiven ewig nach einzelnen Dokumenten zu suchen. Das führt zu größeren Erfolgserlebnissen, wenn am Ende des Arbeitstages viel mehr geschafft ist. Außerdem bietet eine solche Arbeitsweise Raum für Innovation und kreatives Denken sowie ein intensiveres Befassen mit den Inhalten eines Falls bzw. einer Akte.

10. Flexibilität

DMS bieten mehr Raum für Flexibilität. An digitalen Dokumenten kann von überall gearbeitet werden – auch aus dem Homeoffice. Außerdem können mehrere Mitarbeiter*innen gleichzeitig mit einem Dokument arbeiten. Schließlich sind Softwaresysteme selbst aufgrund ihres modularen Aufbaus flexibel und an individuelle Anforderungen anpassbar.