Elektronische Aktenführung in der Verwaltung – das Wie, Was und Warum

Der öffentliche Dienst hat derzeit einiges zu beklagen. Um dem hohen Arbeitsaufkommen bei wenig Personal entgegenzuwirken, setzen viele Bereiche des öffentlichen Dienstes auf die Digitalisierung. Doch wie sieht das aus? Ein Beispiel ist die elektronische Aktenführung. Aber was ist damit genau gemeint? Wie sieht elektronische Aktenführung aus? Welche Vorteile hat sie? Das verraten wir hier.

Was versteht man unter elektronischer Aktenführung?

Elektronische Aktenführung bezeichnet die digitale Sammlung von Unterlagen und Dokumenten in der Verwaltung bzw. im öffentlichen Dienst. Ähnlich wie eine Papierakte enthält eine elektronische Akte (oder E-Akte) dabei ein Deckblatt, ein Register sowie alle relevanten Unterlagen und Dokumente. Dabei ist egal, um welche Art von Dokumenten es sich handelt. Elektronische bzw. digitale Akten umfassen alles von Emails, Exceltabellen, Scans, Textdateien, Bilddateien usw. 

Die Dokumente bzw. Unterlagen werden verschiedenen Vorgängen zugeteilt. Das bedeutet: Ein Vorgang ist die kleinste Sammlung zusammengehöriger Dokumente. In einer Akte liegen mehrere Vorgänge ab, die zu einem Thema gehören. So enthalten Personalakten beispielsweise steuerrelevante Vorgänge ebenso wie versicherungsrelevante Vorgänge oder welche, die Vergütung oder Weiterbildungen betreffen.

“Unter einer E‑Akte ist eine nachvollziehbare, strukturierte Ablage zu verstehen, die alle aktenrelevanten Dokumente enthält", laut dem Bundesverwaltungsamt.

Die fünf Vorteile elektronischer Aktenführung

Verglichen mit Papierakten haben elektronische Akten viele Vorteile. Doch auch darüber hinaus bieten sie weitere Potenziale, die mit Papierakten nicht möglich sind.

1. Zeit- und platzsparend

Durch eine digitale Aktenführung fallen Archive weg – der große Nachteil der Papierakten. Das vermeidet nicht nur eine Menge Papiermüll, sondern eröffnet auch eine deutlich effizientere und vielseitigere Raumnutzung. Und nicht nur das: Auch die Zeit, die mit der Aktensuche verbracht wird, wird drastisch reduziert. 

Neben der Suche nach einer Akte wird auch die Suche innerhalb einer Akte vereinfacht. Elektronische Akten haben eine integrierte Suchfunktion. Dadurch lassen sich mit nur einem Schlagwort schnell alle benötigten Stellen in den digitalen Dokumenten finden. Auch das zeit- und kostenaufwändige Vernichten von Akten gehört mit der digitalen Aktenführung der Vergangenheit an. Elektronische Akten verfügen über eine automatische Löschfrist, sodass Sachbearbeiter*innen keine zahlreichen Fristen mehr notieren müssen. 

Ihre elektronische Form erleichtert außerdem die Vernichtung und Papierreste müssen nicht länger entsorgt werden. Nicht zuletzt fallen Transportkosten für Akten weg. All diese Vorteile führen laut einer Studie der Friedrich Ebert Stiftung zu einem Einsparungspotenzial von knapp 33% der laufenden Kosten in der Verwaltung.

2. Nähe zu Bürger*innen

Durch die Digitalisierung von Prozessen in der Verwaltung wird Nähe zu Bürger*innen aufgebaut, die zuvor nicht bestand. Mithilfe einer elektronischen Aktenführung können Bürger*innen einige Anträge und Änderungen bequem von zuhause aus vornehmen und sich den langen Weg zum Amt sparen. Auch die Einsicht in persönliche Dateien und Dokumente wird vereinfacht. Außerdem können Sachbearbeiter*innen bei Fragen umfassendere Auskunft geben, da sie die elektronische Akte vollständig und aktualisiert vor sich haben. 

Anzumerken ist hier, dass digitale Prozesse auch außerhalb der elektronischen Aktenführung Vorteile für den öffentlichen Dienst bieten. Bürger*innen können beispielsweise digital über Antragsänderungen, Vorschriften oder wichtige Hinweise informiert werden. Diese werden in digitaler Form automatisch und laufend aktualisiert. So sind alle stets auf dem neuesten Stand, Fehlinformationen werden vermieden und wichtige Nachrichten schneller verbreitet.

3. Entlastung der Mitarbeitenden

Elektronische Aktenführung bedeutet weniger personenintensive Arbeit für den öffentlichen Dienst. Zeitaufwändige aber unproduktive Aufgaben wie die Aktensuche oder -aktualisierung fallen weg. Gleichzeitig wird das ortsunabhängige Arbeiten möglich. Mitarbeiter*innen des öffentlichen Dienstes können damit häufiger das Homeoffice nutzen, da ihnen benötigte Dokumente jederzeit und überall zur Verfügung stehen. 

Die elektronische Aktenführung erlaubt zudem mehreren Personen gleichzeitig auf Dokumente zuzugreifen. Das erleichtert die Zusammenarbeit an einer Akte enorm.

4. Höhere Sicherheit

Die elektronische Aktenführung in der Verwaltung erhöht auch die Sicherheit der einzelnen Akten. Durch digitale Zugangsberechtigungen kann die Einsicht einer Akte zuverlässig geregelt werden. Es werden dabei verschiedene Rollen definiert, die unterschiedliche Berechtigungen haben. So können einige Mitarbeiter*innen beispielsweise die komplette Akte einsehen und verändern, während andere nur zur Einsicht berechtigt sind. 

Auch der Grad der Einsicht wird genau definiert. Es können wahlweise alle Daten des Dokuments eingesehen werden oder nur einige. Hinzu kommt, dass elektronische Akten revisionssicher sind. Sie können also unabänderlich abgespeichert werden, wenn es zu ihrer Archivierung kommt. Das erschwert die Manipulation sowie die versehentliche Zerstörung von Akten.

5. Automatisierte Vorgänge

Aufgaben, die im Alltag nur Zeit kosten, aber immer wieder anstehen, werden bei der elektronischen Aktenführung automatisiert. Beispielsweise werden digitale Dokumente, die entweder direkt in elektronischer Form empfangen oder durch das Einscannen von Papierdokumenten digitalisiert werden, umgehend in den entsprechenden elektronischen Akten zugeordnet. 

Ebenso können in einer elektronischen Personalakte automatisch prozessbezogene Aktionen ausgelöst werden, wie die Generierung von Erinnerungen, das Verschicken von Einladungen oder die Veranlassung von Zahlungen. 

Die E-Akte des Bundes

Dass die elektronische Aktenführung längst kein Zukunftsgespinst ist, zeigt sich in den jüngsten Entwicklungen auf Bundesebene. Die Regierung hat die Digitalisierung der Verwaltung schon vor einigen Jahren eingeleitet. 

Die sogenannte E-Akte Bund soll in den nächsten Jahren in rund 200 Bundesbehörden genutzt werden. Sie ermöglicht eine rechtssichere, digitale Dokumentation und Verwaltung. Bis Ende des Jahres 2024 sind alle Bundesbehörden verpflichtet die E-Akte nutzen. Damit werden über 150.000 Mitarbeiter*innen an die elektronische Aktenführung angebunden sein. 

Fraglich bleibt dabei dennoch, wie öffentliche Dienststellen, die nicht als Bundesbehörden gelten, mit der elektronischen Aktenführung umgehen. Hier birgt deren Einführung ebenfalls enorme Vorteile, kann aber auch mit größeren Hürden verbunden sein.

E-Government-Gesetz (EGovG)

Zu der E-Akte des Bundes existiert das zugehörige E-Government-Gesetz (EGovG). Dieses Gesetz verpflichtet Behörden, einen elektronischen Zugang zu den Verwaltungsdienstleistungen zu ermöglichen. Nach der Übergangszeit für die Einführung wird die E-Akte laut EGovG ab dem 01.01.2026 zur Pflicht für alle Behörden. 

Elektronische Akten verwalten – das Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Ob elektronische Akten tatsächlich die zahlreichen Vorteile bringen, die sie versprechen, hängt maßgeblich von der Software ab, mit der sie verwaltet werden. Diese Software wird als Dokumentenmanagementsystem – kurz DMS – bezeichnet. Dieses bietet eine umfassende Software-Lösung, mit der elektronische Akten erstellt, organisiert, sicher gespeichert und jederzeit leicht auffindbar gemacht werden. 

Ein DMS erleichtert nicht nur die Verwaltung digitaler Dokumente durch Funktionen wie das Bearbeiten, Verteilen und das Bereitstellen unter Berücksichtigung von Zugriffsrechten und Versionenmanagement. Es bildet auch die technologische Basis für ein strukturiertes E-Akten-System. Dokumentenmanagementsysteme sind somit nicht nur für die Organisation und Sicherheit von Dokumenten zentral, sondern sind ein Schlüsselwerkzeug für die Optimierung und Beschleunigung administrativer Prozesse. Einen ausführlicheren Überblick über die richtige Einführung und Nutzung von DMS erhalten Sie hier.

Der Wechsel zur elektronischen Aktenführung

Der Wechsel zu einer elektronischen Aktenführung ist herausfordernd. Er stellt eine deutliche Umstellung dar, bei der die richtige Vorgehensweise über den zukünftigen Erfolg aller digitalen Prozesse entscheidet. Viele Fragen sind vorab zu klären. Welche Software wird genutzt? Wie erfolgt die Implementierung? Wird der Wechsel intern durchgeführt oder sollten externe Partner hinzugezogen werden? Wie werden Mitarbeiter*innen an das neue System herangeführt?

Für die erfolgreiche Implementierung einer elektronischen Aktenführung in der öffentlichen Verwaltung ist eine maßgeschneiderte Konzeption entscheidend. Diese muss die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen der jeweiligen Organisation bei der Integration berücksichtigen. Nur so wird gewährleistet, dass Nutzer*innen einen umfassenden und vorgangsorientierten Überblick über alle relevanten Informationen erhalten. Eine sorgfältige Planung, ein professionelles Projektmanagement und ein zuverlässiger Partner sind an dieser Stelle hilfreich.

Fazit 

Eine elektronische Aktenführung in der Verwaltung ist zweifellos der nächste Schritt. Nicht nur die zahlreichen Probleme von Papierakten und der zunehmende Personalmangel machen diese Umstellung notwendig – auch die Gesetzgebung sieht eine Digitalisierung der Verwaltung in den nächsten Jahren vor. Diese Entwicklung ist aufgrund der vielen Vorteile von elektronischen Akten aber ganz klar positiv. 

Was es zu beachten gilt, ist lediglich die richtige Implementierung dieser Umstellung. Der Wechsel muss sorgfältig geplant und mit einer passenden Software durchgeführt werden. Außerdem ist es wichtig, sich bei Bedarf externe Unterstützung zu holen. Ein erfahrener Partner kann nicht nur in der Anfangsphase, sondern auch bei fortlaufender Nutzung eines DMS und digitaler Akten bei Problemen, Schwierigkeiten oder Fragen zur Seite stehen. Dies ermöglicht einen reibungslosen Ablauf der Verwaltung.