Zeitwirtschaft: Asse im Ärmel

Ein modernes Zeitwirtschaftssystem bietet viele Vorteile

In vielen deutschen Unternehmen wird die Zeiterfassung auch in unseren digitalisierten Zeiten weiterhin per Hand abgewickelt, simple Papierbögen zur Arbeitszeiterfassung werden von Mitarbeitern täglich beschrieben und noch nicht einmal Stempeluhren sind vorhanden. Die erfassten Daten werden zeitaufwendig der Entgeltabrechnung und weiteren Systemen gemeldet, Übertragungsfehler gerade in Lohn und Gehalt inbegriffen. Oftmals müssen Mitarbeiter parallel und an anderer Stelle auch die Abwesenheiten erfassen und selbst die gute alte Urlaubskarte der Arbeitnehmer ist vielerorts weiterhin lebendig. Am Ende müssen eine Menge Informationen aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden, um ein stimmiges Bild zu erhalten und wenigstens einige notwendige Berichte erstellen zu können. Doch die Zeitwirtschaft umfasst nicht nur das Thema Arbeitszeit und Arbeitszeiterfassung, auch die Personaleinsatzplanung spielt zum Beispiel eine Rolle.

Manuelle Zeitwirtschaft: Risiken und Mängel

Eine manuelle und oftmals sogar von den Mitarbeitern selbst geführte Zeiterfassung via Excel kann nicht effizient überprüft werden und dem Management fehlen die Daten für wichtige Reports. Der Arbeitgeber hat keinen veritablen Überblick etwa über die Entwicklung bestimmter Fehlzeiten der Arbeitnehmer. Auch tatsächliche und nachweisbare An- und Abwesenheiten sind schwer nachweisbar, was zum Beispiel bei arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen problematisch sein kann. Weiterhin fehlen konsistente Daten, welche beispielsweise für die Erstellung von korrekten Gehaltsabrechnungen notwendig sind – die benötigten Informationen müssen aufwendig manuell in den Lohn übertragen werden. Dies birgt Risiken mit Blick auf die korrekte Abrechnung von Lohnsteuer und Sozialversicherung, gesetzliche Regelungen bzw. die gesetzlichen Abzüge sind somit gefährdet. Der Bereich Lohn und Gehalt ist folglich eng mit der Zeiterfassung verbunden, eine korrekte Entgeltabrechnung braucht korrekte Daten aus der Arbeitszeiterfassung.

Eine verlässliche Arbeitszeiterfassung ist nicht nur für die Entgeltabrechnung elementar, sondern auch Bestandteil der Personaleinsatzplanung. Die Planung des Personaleinsatzes und auch des Personalbedarfes sind neben der Abrechnung von Lohn und Gehalt Kernaufgaben von HR. Ist die Personaleinsatzplanung mangelhaft, leidet die Stimmung im Betrieb ebenso wie der Umsatz.

Auch mit Blick auf arbeitsrechtliche Vorschriften gerät der Arbeitgeber schnell ins Trudeln, denn das Arbeitszeitgesetz schreibt die Dokumentation der geleisteten Mehrarbeit aller Arbeitnehmer vor, für geringfügig beschäftigte Mitarbeiter gilt eine generelle Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten. Eine zuverlässige Arbeitszeiterfassung hat demzufolge große Bedeutung.

Die Segnungen moderner Zeitwirtschaft

Die moderne Zeitwirtschaft im Personalbereich erfüllt weitaus mehr Anforderungen als nur die Speicherung arbeitsbezogener Zeitdaten der Arbeitnehmer sowie deren Kontrolle und Dokumentation. Integraler Bestandteil ist auch das Erfassen von Zeiten der Abwesenheit wie Urlaub oder Krankheit der Mitarbeiter. All diese Daten bilden zudem die Grundlage für weiterführende Prozesse wie die Gehaltsabrechnung inklusive der korrekten Berechnung von Lohnsteuer und Sozialversicherung, die Erstellung von Dienstplänen oder auch die Bedarfe der Personaleinsatzplanung respektive des Workforce Managements. Eine wichtige Rolle spielt auch das Thema Zutrittskontrolle. Wer darf das Unternehmen betreten und welcher Arbeitnehmer hat innerhalb des Geländes den "Schlüssel" zu welcher Tür? Für den Arbeitgeber bedeutet dies vor allen Dingen Sicherheit.

Zeitwirtschaft im Bereich Human Resources ist also weitaus mehr als das reine Arbeitszeitmanagement, es ist ein System aus verschiedenen Bausteinen, welche wichtige Kennzahlen hervorbringen und für Transparenz sorgen. All diese Vorteile können jedoch nicht durch aufwendig zu pflegende Excel-Listen oder gar Zeiterfassungsbögen auf Papier abgerufen werden. Dazu werden flexible IT-gestützte Zeitwirtschaftssysteme mit den entsprechenden Schnittstellen zur Entgeltabrechnung, zur Personaleinsatzplanung und zu weiteren HR-Systemen benötigt.

Die Einführung eines Zeitwirtschaftssystems

Oft sind es Anlässe wie ein neues übergreifendes Softwaresystem für alle innerbetrieblichen Vorgänge, welche dazu führen, auch die Zeitwirtschaft zu modernisieren und von schwerfälligen manuellen Prozessen und Medienbrüchen zu befreien. Das spart dem Unternehmen Zeit und damit Geld, denn moderne digitale Zeitwirtschaftslösungen sind nicht fehleranfällig und sorgen überdies für eine hohe Transparenz mit vielen Auswertungsmöglichkeiten. Die in Echtzeit erfassten Daten der Zeitwirtschaft werden schnell und geräuschlos in die Gehaltsabrechnung eingespielt und auch anderen Systemen wie der Finanzbuchhaltung oder der Personaleinsatzplanung verfügbar gemacht. Es erfolgt außerdem eine lückenlose Dokumentation aller Arbeitszeiten bzw. geleisteten Stunden zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben.

Natürlich kostet der Einführungsprozess Zeit und zunächst Geld, doch diese Investition amortisiert sich schnell. Die Berater des eingekauften Zeitwirtschaftssystems kommen dazu in der Regel in den Betrieb und erfragen individuelle Umsetzungswünsche. Jedes Unternehmen hat diesbezüglich seine eigenen Anforderungen und ein guter Anbieter ist in der Lage, genau darauf flexibel zu reagieren und für die Organisation eine individuelle Lösung zu kreieren. Wichtig in diesem Zusammenhang ist es, das Personal und die Arbeitnehmervertretung von vornherein in den Prozess und die Planung zu integrieren. Auch eine genaue Dokumentation der einzelnen Prozessschritte tut not.

Nach der Installation erfolgen noch Schulungen der Mitarbeiter. Bald nach der Einführung wird man feststellen, wie aufwändig die manuelle Pflege beispielsweise von Abwesenheiten und Zeitzuschlägen zuvor gewesen ist. Die Prozesse laufen nun viel schneller, die Daten gehen in Echtzeit in die Lohnabrechnung und werden dort automatisch berechnet. Die Personaleinsatzplanung profitiert ebenfalls. Moderne Anbieter von Zeitwirtschaftssystemen liefern zudem eine Menge an Standardreports und auch speziell auf den einzelnen Kunden zugeschnittene Berichte und Dokumentationen. Ihre Lösungen sollten konfigurierbar und auf die individuellen Kundenanforderungen abstimmbar sein. Gerade im mittelstandsgeprägten Deutschland sind Produkte von der Stange nicht attraktiv – die Maßanfertigung ist Trumpf.

Weitere Asse im Ärmel

Besonders attraktiv für viele Arbeitgeber sind so genannte ESS oder MSS Systeme, mit welchen komplett papierlos auch mit mehrstufigen Workflows gearbeitet werden kann. Das ist eine enorme Arbeitserleichterung und ein großer Schritt in die moderne Welt der Digitalisierung. Ferner sind SAAS-Lösungen zielführend, die stets automatisch in der aktuellsten Version bei allen Kunden verfügbar sind.

Weiterhin sind modular aufgebaute Zeitwirtschaftslösungen en vogue, die auch bei international agierenden Unternehmen eingesetzt werden können - nicht nur für die reine Arbeitszeiterfassung, sondern auch für die Lohnabrechnung. Hierzu ist natürlich eine Planung der Lösung in mehreren Sprachen notwendig. In einer zunehmend globalisierten Welt wächst der Bedarf an entsprechenden Angeboten jenseits der simplen Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung und Personaleinsatzplanung lassen grüßen.

Auch das Thema mobile Zeiterfassung spielt im Rahmen der digitalen Zeiterfassung eine wachsende Rolle, die elektronische Arbeitszeiterfassung der Arbeitszeit etwa bei Personaleinsatz im Außendienst führt beispielsweise zu einer zeitgerechten Berücksichtigung in der Lohnabrechnung, die monatliche Vergütung erfolgt gewissermaßen zur richtigen Zeit.

Fazit

Die Zeitwirtschaft leistet einen großen Beitrag zur personalwirtschaftlichen Verwaltung der Mitarbeiter sowie zur Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeiten. Sie liefert dem Arbeitgeber wichtige Erkenntnisse für die Einsatzplanung der Arbeitnehmer sowie Personalbedarfe - und notwendige Daten für die Optimierung der Abrechnung von Lohn und Gehalt. Gerade die Lohnabrechnung mitsamt der gesetzlich festgelegten Abführung von Lohnsteuer und Sozialversicherung ist ein neuralgischer Punkt, eine korrekte Entgeltabrechnung ist das Herzstück von HR.

Optimale zeitwirtschaftliche Abläufe steigern somit den Unternehmenserfolg. Moderne Software-Lösungen bieten eine hervorragende Unterstützung für sämtliche Prozesse und Ziele der Zeitwirtschaft. Sie gehen weit über die bloße Dokumentation der Arbeitszeit hinaus und tragen unter anderem zu einer sicheren Entgeltabrechnung, einer optimierten Personaleinsatzplanung und einer Deckung des Personalbedarfs bei.