Wenn etwas fehlt - die Risiken einer unzureichenden Zeitwirtschaft

Vertrauen ist gut, Kontrolle jedoch meistens besser. Diese Weisheit hat auch im Wirtschaftsleben immer noch ihre Gültigkeit. Eine selbstgeführte Arbeitszeiterfassung in Excel kann nicht oder nur sehr schwer überprüft werden. sie verschafft dem Management keinen Überblick, das Personalwesen hat keine optimale Grundlage zur effizienten Planung des Personalbedarfs und anderer Dinge. Sowohl der Arbeitgeber als auch dem gewissenhaftesten Mitarbeiter können bei der manuellen Pflege der Zeitwirtschaft Fehler unterlaufen. Dieser Annahme stimmte im Mai 2019 auch der Europäische Gerichtshof zu und entschied, dass zukünftig alle Arbeitgeber zur Bereitstellung einer gesetzlich standfesten Zeiterfassungslösung verpflichtet seien .
Per Hand geführte Listen sind im Ergebnis ungerecht, denn sie bevorzugen jene, die es mit den Einsatzzeiten nicht so genau nehmen. Bei den ehrlichen Beschäftigten bleibt zudem das Gefühl der Benachteiligung – keine gute Voraussetzung für motiviertes Arbeiten in einem fruchtbaren Betriebsklima.
Besonders genau müssen die Außendienstmitarbeiter auf eine möglich exakte Arbeitszeiterfassung achten. Gibt es keine Zeiterfassung über mobile Endgeräte, hat diese Personengruppe nahezu Narrenfreiheit bei der Dokumentation der eigenen Arbeitszeit. Gerade hier ist die Personalabteilung ohne den Einsatz einer zuverlässigen Software nahezu vollständig von den Angaben der Außendienstmitarbeiter abhängig. Ohne die Gewissheit, dass die Personalabteilung jederzeit ihre Angaben kontrollieren könnte, werden einige Mitarbeiter in Versuchung geführt bis dahin gängige Richtlinien und Grenzen zu ihren Gunsten zu überschreiten.

Eine gute IT-gestützte zeitwirtschaftliche Lösung mit Workflows kann genau aufzeigen, welche Mitarbeiter wann im Arbeitseinsatz waren. Diese Nachweisführung kann in bestimmten Fällen Gold wert sein, zum Beispiel bei arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen oder beim Verdacht auf Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz. Besonders heikel ist in diesem Zusammenhang das Thema Beschäftigungsverbot bei werdenden Müttern. Streitfälle können leicht zum Drama werden, wenn die Zeit nur via Excel geführt wurde – oder gar auf Papier. Auch hier gilt also: eine optimale Software-Lösung hilft. Wichtig ist, dass sie in eine bestehende HR-Software integriert ist.

Ohne die Informationen eines elektronischen Zeiterfassungssystems sind auch viele Auswertungen und Analysen deutlich zeitaufwendiger und fehleranfälliger oder auch gar nicht möglich. Wichtig für die Analyse von Daten ist die genaue Dokumentation, Dashboards, Übersichten der Arbeitszeit pro Projekt und weitere Berechnungen zur Produktivität einzelner Mitarbeiter. Das Unternehmen ist folglich ohne die genannten Datenanalysen weniger produktiv, agil oder flexibel. Im schlimmsten Fall erkennt das Management fehlerhafte Planungen oder personelle Engpässe zu spät. Es fehlt an geeigneten Kennzahlen für Maßnahmen zur Optimierung von Arbeitsprozessen. All diese Umstände gefährden die Erreichung der Unternehmensziele.

Ein digitales Zeitwirtschaftssystem bietet mehr als nur die Erfassung von Arbeits- und Fehlzeiten. Wichtige Basisdaten für die Gehaltsabrechnung können auf dem traditionellen Weg nicht übermittelt werden. Das kann zu Problemen bei einer Betriebsprüfung führen. Man denke hier zum Beispiel an die Zeitzuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit von Mitarbeitern. Werden hier fehlerhafte oder nicht nachvollziehbare Informationen geliefert, kann es im Ernstfall auch zu Nachforderungen der Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträgen kommen.
Das deutsche Arbeitsschutzgesetz stellt neue Anforderungen an Unternehmen. Die Dokumentation von bereits erbrachter Arbeitszeit und Mehrarbeit wurde in den letzten Jahren immer weiterverschärft. Für geringfügig Beschäftigte gilt schon lange eine generelle Aufzeichnungspflicht. Weiterhin verpflichten das Mindestlohngesetz bzw. die Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung zur tadellosen Arbeitszeitdokumentationen in all jenen Wirtschaftsbereichen, in denen die Bekämpfung von Schwarzarbeit eine besonders wichtige Rolle spielt. Der deutsche Gesetzgeber erwartet lückenlose Aufzeichnungen, aus denen ohne Zweifel hervorgeht, ob die maximale Wochenarbeitszeit von 48 Stunden eingehalten wurde.
Fehlt eine wasserdichte Dokumentation, kann das im Falle einer Prüfung durch die Behörden zu fatalen finanziellen Folgen für das gesamte Unternehmen führen. Excel-Tabellen können manipuliert und zudem leicht versehentlich gelöscht werden. Auch die Dokumentation auf Papier bietet keine Sicherheit.

Die neuen Möglichkeiten einer verbesserten Zeitwirtschaft erhöhen die Effizienz der internen Personaleinsatzplanung. Sichtbare Zeitersparnisse, ein Self-Service-Center für Mitarbeiter und ein Echtzeitüberblick, sind nur einige der Möglichkeiten, die nun bei der Personaleinsatzplanung berücksichtigt werden können.
Auch Systeme zur Zutrittskontrolle sind Teil einer guten Zeitwirtschaft. Existiert ein solches System nicht, so geht diese auf Kosten der Sicherheit im Unternehmen. Die effiziente Regelung des individuellen Zutritts zu den verschiedenen Räumen im Betrieb ist wichtig. Eine gute Software kann hier für langfristige Absicherung sorgen und rundet Ihre Zeitwirtschaft komplett ab.

Ein digitale Zeitwirtschaft bietet für die meisten Unternehmen erhebliche Vorteile. Fehlt sie, so geht das gerade in größeren Unternehmen unter anderem auf Kosten von Produktivität und Effizienz. Ebenso hat eine analoge Lösung der Zeitwirtschaft negative Auswirkungen auf die Personaleinsatzplanung und die Ermittlung des Personalbedarfs im Betrieb.