Interview mit Mieke Guns über Wichtigkeit von HR-Prozessen

Die richtige HR-Lösung senkt Kosten, gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und gibt Unternehmen die volle Kontrolle über Ihre HR- und Gehaltsabrechnungsprozesse. Welche Herausforderungen es dabei gibt, verdeutlicht das Interview mit Mieke Guns, Solution Marketeer bei SD Worx, einem Anbieter von Personallösungen für über 70.000 Unternehmen weltweit.

Fast zwei Jahre mit Schließungen, Reiseverboten und Heimarbeit haben auch im HR-Bereich ihre Spuren hinterlassen. Im Personalbereich hat Covid wie ein Katalysator bestehende Trends beschleunigt, was Personalleiter noch stärker unter Druck setzt. Wie sollten Unternehmen darauf reagieren?

Indem sie die die Mitarbeiter noch stärker in den Mittelpunkt rücken. Sie müssen nach neuen Wegen suchen, um Talente zu gewinnen und zu halten, die gebraucht werden, um wieder zu wachsen. Der ‘War for Talents’ war ja während Covid nicht ausgesetzt und jetzt sehen wir, dass die Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern, das Wohlergehen und die Belastbarkeit des Personals, das Engagement der Mitarbeiter, die Talententwicklung und die interne Mobilität ganz oben auf der Prioritätenliste der Personalleiter stehen.

Eine neue Studie von SD Worx bestätigt, dass Leistungsmanagement, Personalbeschaffung, HR-Service für Mitarbeiter und Work-Life-Balance zu den vier größten Herausforderungen im Personalwesen gehören. Deckt sich das mit Ihren Beobachtungen aus der Praxis?

Das kann ich bestätigen. Es bedeutet jedoch nicht, dass die operative Effizienz keine Rolle mehr spielt - ganz im Gegenteil: Die betriebliche Effizienz wird von Personalleitern als entscheidend für die Bewältigung der Herausforderungen im Personalbereich angesehen. Unternehmen versuchen hier, durch digitale Transformation und HR-Automatisierung sowohl Zeit- als auch Kosteneinsparungen zu erzielen. Der Fokus auf strategische Personalfragen und das Streben nach operativer Effizienz sind aber keine Gegensätze, sondern als zwei Seiten derselben Medaille.

Digitalisierung und operative Effizienz sind also nach wie vor der Schlüssel, um all die strategischen Personalprojekte in Angriff nehmen zu können? 

Absolut! Wenn Mitarbeiter keinen Urlaub beantragen und nicht digital mit der Personalabteilung in Kontakt treten können, wenn wichtige Prozesse immer noch auf Zetteln abgewickelt werden müssen, dann sind Unternehmen nicht effizient und auch nicht krisenfest. Die Basics müssen beachtet werden, weil sonst enorme Kosten drohen. Bei Mitarbeitern, die nicht rechtzeitig oder in der richtigen Höhe bezahlt werden, leidet das Engagement. Probleme mit der Einhaltung der Vorschriften, Stichwort Compliance, können das gesamte Unternehmen in Schwierigkeiten bringen.

Was können Personalverantwortliche tun, um diese Probleme zu vermeiden und sich in der neuen Normalität zurechtzufinden? 

Der erste Schritt besteht darin, belastbare Systeme, integrierte Informationsströme und analytische Berichte einzurichten, die das Unternehmen bei der schnellen Entscheidungsfindung unterstützen. Allzu oft sind die bestehenden HR-Lösungen fragmentiert und ein Mangel an konsolidierten Berichten führt zu Entscheidungen, die nicht datengestützt sind. Am deutlichsten werden diese Probleme bei mittelgroßen Unternehmen, die in neue Märkte eintreten und nur wenig über die lokalen Beschäftigungsvorschriften wissen. Entweder haben sie überhaupt kein System, weil es für sie sehr schwierig ist, das richtige auszuwählen, oder sie haben uneinheitliche Systeme, weil sie das ein oder mehrere Unternehmen übernommen haben.

Es existieren also oftmals mehrere HR-Systeme, die nicht integriert sind, nicht miteinander kommunizieren und alle gleichzeitig laufen. Welche Folgen hat das für eine Organisation? 

In der Regel stammen diese Systeme von verschiedenen Anbietern und haben unterschiedliche Service Level Agreements. Es gibt einen Flickenteppich von Ansprechpartnern an unterschiedlichen Orten, in verschiedenen Zeitzonen und verschiedenen Kulturen. Dieser Zustand kostet Zeit und am Ende droht der Verlust über die Kontrolle der HR- und Gehaltsabrechnungsprozesse. Einige Unternehmen investieren in neue zentrale HR-Systeme, stellen aber fest, dass ihre zentralen HR-Informationen nicht detailliert genug sind, um Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse zu unterstützen, die auf sehr spezifischen lokalen Daten beruhen. Die Abrechnungsteams verwenden dann lieber weiter ihre lokalen Systeme.

Wie können Unternehmen die Kontrolle über ihre HR-Prozesse zurückgewinnen?

Um die Kontrolle über die HR- und Gehaltsabrechnungsprozesse zu übernehmen, die lokalen Gesetze einzuhalten und die Kosten im Griff zu haben, benötigen Unternehmen ein vollständig harmonisiertes, globales HR-Ökosystem, das die HR-Kerndaten mit den Gehaltsabrechnungsdaten und den Daten des Workforce Managements integriert. SD Worx ist in der Lage, Unternehmen mit einem einzigen Vertrag ein einheitliches Service Level Agreement und eine Reihe von KPIs anzubieten. Dazu stellen wir ein globales HR-System zur Verfügung, das durch Managed Payroll Services unterstützt wird. Lokale Experten berechnen dann die Gehaltsabrechnungen über lokale Payroll-Engines, aber in einem integrierten Gesamtsystem.

Welche Vorteile bietet ein solches, integriertes HR-Ökosystem und wer im Unternehmen profitiert davon am meisten? 

Zum Einen senkt es die Kosten und Personalverantwortliche erhalten einen klareren Überblick über Personalkosten. Es lässt sich datengestützt jederzeit nachvollziehen, wie viele Menschen in jeder Abteilung und in jedem Land arbeiten und wie hoch beispielsweise die Sozialversicherungsbeiträge und andere Lohnnebenkosten sind. Genauso wichtig sind aber die Auswirkungen auf die Mitarbeiter. Eine Gehaltsabrechnung, die direkt auf ihr Smartphone geschickt wird, oder die Möglichkeit, Urlaub digital zu beantragen, sind große Vorteile für die Mitarbeiter.

Viele Mitarbeiter befürchten, dass durch die immer weitergehende Digitalisierung und Automatisierung von Verwaltungsprozessen der direkte Kontakt zum Arbeitgeber verloren geht. Wird der Arbeitgeber zur App?

Das Argument hören wir oft, aber in der Praxis beobachten wir eigentlich meist genau das Gegenteil. Was die Personalabteilung betrifft, so kann eine Lösung wie SD Worx People leitenden Teammitgliedern die Möglichkeit geben, Partner der Personalabteilung zu werden. Personalleiter wiederum haben durch die Rationalisierung von Routineprozessen mehr Zeit, herauszufinden, ob die Mitarbeiter mit ihrer Arbeit zufrieden oder eher gewillt sind, das Unternehmen zu verlassen. Sie können alle Engagement-Studien der Welt haben - aber die beste Engagement-Studie ist immer noch, einfach bei den Mitarbeitern zu sitzen und ihren Kaffeegesprächen zuzuhören.