Die Wahl der richtigen HR Lösung nach Corona – ein Beitrag von Mieke Guns

Die richtige HR-Lösung senkt die Kosten, gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und gibt Ihnen die Kontrolle über Ihre HR- und Gehaltsabrechnungsprozesse. Bei der Wahl einer Software stehen Unternehmen eine Vielzahl an Lösungen zur Auswahl. Unsere Expertin Mieke Guns erklärt, worauf es bei der Auswahl zu achten gilt.

Im Personalwesen hat Covid die bestehenden Trends beschleunigt und die Personalleiter*innen unter stetigen Druck gesetzt, die Geschäftsziele ihrer Unternehmen zu unterstützen. In der Praxis bedeutet dies, dass die Mitarbeiter*innen noch stärker in den Mittelpunkt gerückt sind und dass die Personalleiter*innen nach neuen Wegen suchen, um die Talente zu gewinnen und zu binden, die ihr Unternehmen braucht, um wieder zu wachsen.

"Der Kampf um Talente war während der Covid-Periode im Hintergrund. Aber er ist nie verschwunden", sagt Mieke Guns, Solution Marketeer bei SD Worx, einem Anbieter von Personallösungen für über 70.000 Unternehmen weltweit. "Und jetzt sehen wir, dass das Gewinnen und Binden von Mitarbeitern*innen, das Wohlergehen und die Belastbarkeit der Mitarbeiter*innen, das Engagement der Mitarbeiter*innen, die Talententwicklung und die interne Mobilität ganz oben auf der Prioritätenliste der Personalleiter*innen stehen."

Die jüngste Studie von SD Worx bestätigt, dass Leistungsmanagement, Personalbeschaffung, Work-Life-Balance und HR-Service für Mitarbeiter zu den vier wichtigsten HR-Herausforderungen gehören. Das bedeutet jedoch nicht, dass operative Effizienz keine Rolle mehr spielt - ganz im Gegenteil. Erkenntnisse von fast 3000 HR-Führungskräften in ganz Europa zeigen, dass die betriebliche Effizienz als entscheidend für die Bewältigung der personellen Herausforderungen angesehen wird, wobei die Unternehmen versuchen, durch digitale Transformation und HR-Automatisierung sowohl Zeit- als auch Kosteneinsparungen zu erzielen.

Mieke beschreibt diesen doppelten Fokus auf strategische Personalfragen und operative Effizienz als zwei Seiten derselben Medaille. "HR-Führungskräfte haben in dieser Krise gelernt, dass Digitalisierung und operative Effizienz immer noch der Schlüssel sind, um all diese strategischen Personalprojekte in Angriff nehmen zu können", sagt sie. "Wenn Sie vor Covid nicht über die operativen Grundlagen verfügten, waren Sie während Covid in Schwierigkeiten. Denn wenn Ihre Mitarbeiter*innen keinen Urlaub beantragen konnten, wenn sie Ihre Personalabteilung nicht digital kontaktieren konnten, wenn alles immer noch über kleine Notizen abgewickelt werden musste, dann hätten Sie Schwierigkeiten gehabt, diese Krise zu überleben."

Die Kosten, die entstehen, wenn man es versäumt, die Grundlagen richtig zu gestalten, sind enorm. Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern*innen nicht rechtzeitig den korrekten Betrag zahlen, leidet das Engagement. Und Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften können das ganze Unternehmen in Schwierigkeiten bringen.

Navigieren durch die neue Normalität

Was können Personalleiter*innen also tun, um diese Probleme zu vermeiden, wenn die nächste Krise kommt oder wenn sie versuchen, sich in der neuen Normalität zurechtzufinden? Der erste Schritt, so Mieke, besteht darin, belastbare Systeme, integrierte Informationsströme und analytische Berichte einzurichten, die das Unternehmen bei der schnellen Entscheidungsfindung unterstützen.

Allzu oft sind die bestehenden HR-Lösungen jedoch fragmentiert und ein Mangel an konsolidierten Berichten führt zu Entscheidungen, die nicht datengestützt sind. Diese Probleme treten vor allem bei mittelgroßen Unternehmen auf, die in neue Märkte eintreten und kaum Kenntnisse über die lokalen Beschäftigungsvorschriften haben. "Entweder haben sie überhaupt kein System, weil es für sie sehr schwierig ist, das richtige auszuwählen. Oder sie haben unterschiedliche Systeme, weil sie ein Unternehmen hier und ein Unternehmen dort übernommen haben", erklärt Mieke. "Sie haben also mehrere HR-Systeme, die nicht integriert sind und nicht miteinander kommunizieren und alle gleichzeitig laufen." Diese Systeme stammen in der Regel von verschiedenen Anbietern mit unterschiedlichen Service Level Agreements.

"Sie haben also diesen Flickenteppich von Ansprechpartnern in verschiedenen Zeitzonen und Kulturen. Das kostet Sie Zeit, und Sie verlieren die Kontrolle über Ihre Personal- und Gehaltsabrechnungsprozesse", sagt Mieke. Einige Unternehmen, so fügt sie hinzu, investieren in neue zentrale HR-Systeme, stellen aber fest, dass ihre zentralen HR-Informationen nicht detailliert genug sind, um Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse zu unterstützen, die auf sehr spezifischen lokalen Daten beruhen. Die Gehaltsabrechnungsteams verwenden dann ihre lokalen Gehaltsabrechnungssysteme.

Kontrolle über HR-Prozesse übernehmen

Um die Kontrolle über die HR- und Gehaltsabrechnungsprozesse zu übernehmen, die lokalen Gesetze einzuhalten und die Kosten zu verwalten, benötigen Unternehmen ein vollständig harmonisiertes, globales HR-Ökosystem, das die HR-Kerndaten mit den Gehaltsabrechnungsdaten und den Personalverwaltungsdaten integriert.

"Das ist es, was SD Worx Ihnen bieten kann, wenn Sie eine mittelgroße Organisation sind", sagt Mieke. "Wir können Ihnen einen Vertrag, ein Service Level Agreement und einen Satz von KPIs anbieten. Wir stellen Ihnen ein globales HR-System zur Verfügung, das durch Managed Payroll Services unterstützt wird, so dass Sie lokale Experten haben, die Ihre Gehaltsabrechnungen über unsere lokalen Payroll Engines berechnen, aber um mit diesen Experten zu sprechen, haben Sie ein Gesamtsystem."

Das senkt nicht nur die Kosten. Sie erhalten auch einen klareren Überblick über die Personalkosten, wenn Sie genaue Daten darüber haben, wie viele Personen in jeder Abteilung und in jedem Land arbeiten und wie hoch die Sozialversicherungsbeiträge und andere Beiträge sind. Genauso wichtig sind die Auswirkungen, die eine optimierte HR-Lösung auf die Mitarbeiter*innen selbst haben kann. Eine Gehaltsabrechnung, die ihnen sofort auf ihr Smartphone zugestellt wird, oder die Möglichkeit, ihren Urlaub digital zu beantragen, sind große Vorteile für die Mitarbeiter*innen - insbesondere für diejenigen, die sich in den dunklen Tagen der Pandemie daran gewöhnt haben, ihr Arbeitsleben selbst zu verwalten.

Für die Personalabteilung selbst kann eine Lösung wie SD Worx People einen Wandel bewirken, da sie den leitenden Teammitgliedern die Möglichkeit gibt, zu echten Geschäftspartnern zu werden, und den Personalleitern die Zeit gibt, herauszufinden, ob die Mitarbeiter mit ihrer Arbeit zufrieden sind oder ob sie bereit sind, das Unternehmen zu verlassen. Wie Mieke sagt: "Sie können alle Engagement-Studien der Welt haben, aber es gibt keine bessere Engagement-Studie, als einfach unter Ihren Mitarbeitern zu sitzen und ihren Kaffeegesprächen zuzuhören."

Das trifft heute vielleicht noch mehr zu als vor Covid.