Ratgeber elektronisch unterstützte Betriebsprüfung: Infos und Hintergrundwissen rund um die euBP
Das ist die euBP
Zunächst die Frage: Wofür steht die Abkürzung „euBP“? euBP ist die Abkürzung für „elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“.
Und was versteckt sich dahinter? Es beschreibt den folgenden Vorgang: Annahme von Arbeitgeberdaten im elektronisch unterstützten Verfahren, kurz euBP.
Genauer gesagt werden im Rahmen einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung alle relevanten Daten aus dem Entgeltabrechnungsprogramm elektronisch übermittelt.
euBP-Pflicht: Seit wann eigentlich?
Seit Beginn des Jahres 2023 gilt die euBP-Pflicht. Es müssen, für die Betriebsprüfung notwendigen Daten, elektronisch aus dem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm übermittelt werden. Gesetzlich etabliert ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung sogar seit 2014.
Doch die Pflicht zur Teilnahme an der euBP wurde ab Januar 2025 erweitert. Jetzt müssen noch die Daten aus der Finanzbuchhaltung übertragen werden. Diese Übermittlung der Daten war zuvor freiwillig.
euBP-Ablauf: So verläuft das Verfahren
Die Rechtsgrundlage zur Durchführung der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung regelt der Paragraph 28 im Sozialgesetzbuch. Dieser Artikel bildet die rechtliche Grundlage zur Umsetzung des euBP-Verfahrens.
Im Detail wird das euBP-Verfahren in den „Grundsätzen für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ geregelt. Genauer gesagt in §28p Abs. 6a SGB IV.
Die Übermittlung der Daten bei der euBP erfolgt mittels eines digitalen Verfahrens. Durch die Nutzung des sogenannten eXTra-Standard. Das ist ein einheitliches XML-basiertes Transportverfahren.
Diese Art des technischen Verfahrens, wie bei der euBP, wird bereits in anderen Bereichen der Sozialversicherung durchgeführt. Beispielsweise bei der Sofortmeldung.
euBP: Daten bereit stellen
Der Vorteil der euBP ist, dass die Unterlagen nicht mehr vor Ort durch den jeweiligen Betriebsprüfer eingesehen werden müssen. Stattdessen erfolgt eine virtuelle Prüfung.
Dank des elektronischen Verfahrens können somit alle prüfrelevanten Daten aus dem Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungsprogramm an den Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung übermittelt werden. Im Detail werden die Daten des Arbeitgebers durch den Betriebsprüfer analysiert hinsichtlich Plausibilität sowie Richtigkeit der Beitragsbe- und -abrechnung.
Ist die Prüfung der versendeten Daten erfolgreich abgeschlossen, ist ein Besuch vor Ort hinfällig.
So lange dauert die Prüfung
Einen konkreten Zeitraum zur Durchführung der euBP gibt es nicht. Denn wie lange es tatsächlich dauert, hängt von vielen Faktoren ab. Beispielsweise ob die Daten beim erstmaligen Versand alle vollzählig sind oder von der Größe des geprüften Unternehmens.
Grundsätzlich lässt sich sagen, dass die euBP bei kleineren Arbeitgebern bis zu zwei Wochen in Anspruch nehmen kann. Dagegen können es mehrere Wochen bei größeren Unternehmen sein.
euBP: Vor-Ort-Besuch sinnvoll?
Bleibt also die Frage: Ersetzt die euBP den Besuch des Betriebsprüfers vor Ort? Grundsätzlich nein.
Da eine Teilnahme mittlerweile erforderlich ist, muss bloß noch eine weitere Voraussetzung erfüllt werden, damit eine Prüfung vor Ort nicht mehr notwendig. Nämlich, dass die Prüfung mit den mitgelieferten Daten abgeschlossen werden kann.
Dann ist ein Besuch vor Ort im Unternehmen nicht mehr erforderlich.
euBP-Unterlagen: Das ist wirklich relevant
Doch welche Daten werden übermittelt? Das setzt sich aus den Bereichen Entgelt und Finanzbuchhaltung zusammen. Ganz konkret müssen Arbeitgeber diese euBP-Daten bereit stellen:
- Entgeltdaten
- Stammdaten AN
- Lohn / Gehalt
- Entgeltarten
- Finanzbuchhaltung
- Buchungen in der Finanzbuchhaltung
- Sonstige Zahlungen an AN
- Inhalte der Beitragsnachweise
- Lohndaten der Beschäftigten
euBP-Ablauf: Sicherheit des Verfahrens
Die elektronische Übermittlung der Daten ist nicht nur zeitsparender, sondern ebenfalls bürokratieabbauender. Doch wie sicher ist das euBP-Verfahren und sind die Daten durch den Zugriff Dritter geschützt?
Ja, die bereit gestellten Daten sind sowohl sehr gut geschützt als auch vor dem Zugriff Dritter geschützt. Das gelingt zum einen durch die Verwendung des bereits erwähnten eXTra-Verfahrens.
Zum anderen werden die Daten in einem geschützten System der Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung abgespeichert.
Das passiert nach der euBP
Ist die Prüfung abgeschlossen, werden die Daten gelöscht. Der Arbeitgeber erhält dazu eine schriftliche Mitteilung.
Ein weiterer Vorteil der euBP ist, dass keine monatlichen oder wiederkehrenden Meldungen seitens des Arbeitgebers erfolgen müssen. Die Übermittlung der euBP-Daten erfolgt nur im Rahmen zur Durchführung der Betriebsprüfung.
Eine wiederkehrende Datenübertragung gibt es nicht.
Aktualisierung der euBP-Software
Die Nutzung einer speziellen Software zur Durchführung der euBP ist sicherlich von Vorteil für die Arbeitgeber. Denn nicht jedes Programm darf für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung verwendet werden.
Laut Gesetz dürfen die Daten ausschließlich aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm übertragen werden. Allerdings gibt es eine direkte euBP-Software nicht.
Stattdessen beinhaltet das Abrechnungsprogramm des jeweiligen Anbieters ein Modul namens „euBP“. Wichtig: Die Bereitstellung dieser Funktion ist erst möglich, wenn der Anbieter vorab eine offizielle ITSG-Prüfung durchlaufen hat.
Ist das euBP-Programmtool ITSG-zertifiziert, können die Daten aus dem Abrechnungsprogramm übermittelt werden.
Wichtig: Eine Übermittlung der euBP-Daten via Datenträger ist nicht möglich. Denn es handelt sich hierbei um ein geschlossenes System.
euBP-Pflicht: der Befreiungsantrag
Die Teilnahme an der euBP ist grundsätzlich verpflichtend. Oder doch nicht? Noch gibt es ein gesetzliches Schlupfloch für Unternehmen, welche bisher Ihre Prozesse nicht digitalisiert haben.
Die Betonung liegt in diesem Fall auf dem Wörtchen „grundsätzlich“. Somit können Arbeitgeber einen Antrag auf Befreiung von der euBP stellen. Die Befreiung von der euBP gilt bis spätestens Ende 2026.
Gründe für den Befreiungsantrag
Spezifische Gründe müssen bei der Antragseinreichung nicht genannt werden. Es genügt ein formloser Antrag. Einzige Bedingung: die Angabe der Betriebsnummer.
Der Antrag ist dann beim Rentenversicherungsträger, welche für die Betriebsprüfung verantwortlich ist, einzureichen.
euBP beim Minijob
Die Durchführung der euBP ist auch für Minijob-Arbeitgeber relevant. Gut zu wissen: Hat ein Minijob-Arbeitgeber zu viel oder zu wenig Beiträge an die Rentenversicherung gezahlt, hat das direkte Auswirkungen auf die sogenannte zweiprozentige einheitliche Pauschsteuer.
Diese Steuer wird wiederum von der Minijob-Zentrale eingezogen. Sollte es Abweichungen geben, setzt sich die Zentrale mit dem jeweiligen Minijob-Arbeitgeber in Verbindung.
Unterlagen für die euBP im Minijob
Die Betriebsprüfung findet mindestens alle vier Jahre statt. Damit eine Prüfung möglichst reibungslos und effizient durchläuft, sollten Minijob-Arbeitgeber folgende Unterlagen bereit stellen:
- Personalfragebögen
- Lohn- und Gehaltsunterlagen
- Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
- eventuelle lohnsteuerliche Unterlagen (z. B. ELSTAM)
- Beitragsabrechnungen
- Beitragsnachweise
- Nachweise über den Schüler- oder Studentenstatus, Rentenbescheide und ähnliche Unterlagen
- Nachweise über den Krankenversicherungsschutz der kurzfristig Beschäftigten
- Berichte über die Lohnsteuer-Außenprüfung
- Sonstige Unterlagen, die Aufschluss über das Arbeitsentgelt und eventuelle Sonderzuwendungen geben (z. B. Arbeitsvertrag)
Wichtig: Auch Minijob-Arbeitgeber können sich noch bis Ende 2026 von der Teilnahme an der euBP befreien. Dazu einfach einen formlosen Antrag unter Nennung der Betriebsnummer beim zuständigen Rentenversicherungsträger einreichen.
Christoph Mers
Online Content Manager
Verwandte Beiträge
Blogartikel
Elektronisch unterstütze Prozesse: Updates zu euBP und euAU 2025
Sowohl die euBP als auch die euAU haben sich mittlerweile bewährt. Ab Januar 2025 erhalten beide Verfahren ein Update und werden um gesetzliche Anpassungen erweitert. Das müssen Arbeitgeber wissen.
Durch Christoph Mers2024-12-23
Blogartikel
euBP im Blick: Infos zur elektronisch unterstützen Betriebsprüfung
Ist die euBP Pflicht? Wie werden die Daten übermittelt? Und welche Software ist dafür geeignet? Wir geben einen Überblick rund um die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung, kurz euBP.
Durch Christoph Mers2024-06-06
Blogartikel
euBP: FAQ rund um die elektronisch unterstütze Betriebsprüfung
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung ist seit Anfang 2023 Pflicht. Oder doch nicht? Welche zeitlichen Ausnahmeregelungen gibt es? Und wie werden die Daten überhaupt geschützt? Die wichtigsten Fragen und Antworten zur euBP.
Durch Christoph Mers2024-05-29