Digitaler werden und Papier sparen: vier praktische Möglichkeiten

Die Umstellung auf ein digitales Lohnabrechnungssystem. Somit kann die Entgeltabrechnung entweder elektronisch versendet werden oder die Mitarbeitenden können in einem gesicherten Portal Ihre Lohn- oder Gehaltsabrechnung einsehen.

Diese Digitalisierung bietet Ihnen eine Reihe an Vorteilen:

1. drastische Reduzierung von Papier
2. nachhaltigeres Wirken
3. Kostensenkungen durch Einsparungen beim Porto
4. Entlastung der Personalabteilung
5. Effizientere Prozesse

Weitere Vorteile ergeben sich durch die Auswahl des Lohnabrechnungssystems und der jeweiligen Services. Besonders kleine und mittlere Unternehmen können im Idealfall die gesamte Entgeltabrechnung an einen externen Fachdienstleister auslagern.

Das sorgt für noch mehr Entlastung. Außerdem müssen die Arbeitgeber sich um Fragen wie Implementierung von gesetzlichen Änderungen nicht mehr den Kopf zerbrechen. Diese und weitere Aspekte übernimmt der externe Provider.

Digitale Zeiterfassung einführen

Noch immer werden in vielen Unternehmen Arbeitszeiten per Stift und Zettel erfasst. Dabei ist die Verwendung von Stundenzetteln nicht nur zeitintensiv. 

Es ist ebenfalls fehleranfällig und birgt die Gefahr von Falschangaben. Außerdem sorgt es für eine unnötig hohe Arbeitsbelastung der Personalabteilung. Was ist die Alternative?

Statt weiter auf Papier zu setzen, bietet sich ebenfalls eine digitale Lösung an. Nämlich die Arbeitszeiten über eine Software zu erfassen.

Diese bietet nicht nur eine verbesserte Rechtssicherheit und geringere Fehleranfälligkeit an. Es sorgt für mehr Transparenz und eine drastische Senkung des Papierverbrauchs.

Auf digitale Ablagerung umstellen

Eine weitere Möglichkeit viel Papier zu sparen und gleichzeitig digitaler zu werden: die Nutzung eines DMS. Eines sogenannten digitalen Dokumenten-Management-Systems.

Dieses hat den Vorteil, dass Akten und Dokumente sowohl jederzeit verfügbar sind als auch eine erhöhte Sicherheit gewährleisten.

Außerdem brauchen Dokumente nicht mehr ausgedruckt werden. Diese können von überall eingesehen oder elektronisch verschickt werden.

Rechnungswesen digitalisieren

Eine weitere Möglichkeit und noch einen Schritt weiter als die Einführung einer digitalen Lohnabrechnung ist die komplette Umstellung des Rechnungswesens. Sprich eine vollständige Digitalisierung.

Zum einen gehen Unternehmen damit einen großen Schritt in Richtung mehr Nachhaltigkeit und weniger Papierverbrauch. Durch automatisierte Prozesse wird die Fehleranfälligkeit reduziert. Des Weiteren werden Zahlungsvorgänge beschleunigt und Kunden können Rechnungen quasi in Echtzeit erhalten.

Außerdem können Unternehmen von der Einführung der E-Rechnungspflicht profitieren. Denn für öffentliche Aufträge wird die Nutzung von standardisierten Formaten vorgeschrieben. Das wiederum ermöglicht einen schnelleren und effizienten Austausch mit Kunden.