Digitalisierung – die Chancen dahinter, waren noch nie so deutlich, wie in der Corona-Krise

Die Verwaltung der Organisation sind die Grundlage für den langfristigen Erfolg von Unternehmen. Ohne ein detailliertes Management, wie beispielsweise der Buchhaltung, stehen viele Start-Ups und Betriebe schnell vor dem Aus. Genau dort, bei administrativen Tätigkeiten, kann die Digitalisierung Ressourcen und Zeit freischaufeln. Die Administration zeichnet sich vor allen durch immer kehrende Aufgaben aus und kann durch eine der Stärken der Digitalisierung gelöst werden: die Automatisierung. Vor allem das Controlling und die Personalabteilung können die Automatisierung für ihre administrativen Aufgaben einspannen. Ob Urlaubsanträge, Arbeitszeitdokumentation oder Krankmeldungen, die Digitalisierung bietet bereits Tools, welche die Bearbeitung und Verwaltung um ein vielfaches Vereinfachen. Ein gutes Beispiel dafür sind die Arbeiten die Human Capital Management Tools bewältigt werden. In einem guten HCM-Tool können mehrere Aufgaben umgesetzt werden, wie beispielsweise die Entgeltabrechnung, Pflege der Mitarbeiterdaten und das Workforce Management. So kann die Personalabteilung schneller auf Veränderungen und die Umsetzung der Mitarbeiterbedürfnisse reagieren.

Die Reaktionsgeschwindigkeit, eine Fähigkeit die Unternehmen während der Corona-Pandemie nicht fehlen darf. Die kommenden Wochen, vielleicht sogar die nächsten Monate, sorgen für Planungsunsicherheit. Die schnelle Verbreitung des Virus veranlasste die Bundesregierung zu drastischen Schritten und trieb Mehrheit der Arbeitswelt von den Büroräumen ins Home-Office. Es herrscht eine Ausgangsbeschränkung. Um die Geschäftskontinuität abzusichern erlaubte man so vielen Arbeitnehmern, wie noch nie, die Nutzung des Home-Office. Vor der Corona-Krise erlaubten nur ein Drittel der deutschen Unternehmen die gelegentliche oder permanent Nutzung der Heimarbeit. Die häufigste Begründung war die Befürchtung, dass die Produktivität im eigenen vier Wänden sinkt. Obwohl automatische und digitale Zeiterfassung auch aus der Ferne möglich ist. Eine Annahme, die schon lange wiederlegt werden konnte. Dennoch ist der Präsentismus in den Köpf stark verankert, wer nicht anwesend ist, arbeitet auch nicht. So zumindest der Glaube im Mittelstand.

Hiernach dürfte der Präsentismus in der Zukunft in Deutschland fast ganz ausgerottet sein. Die Unternehmen haben nun keine andere Wahl als die Digitalisierung voranzutreiben und ihre Mitarbeiter ins Home-Office zu schicken. In einer Umfrage von Statista gaben 54,3 der befragten Arbeitnehmer an, dass ihr Unternehmen technisch dazu in der Lage ist, die Mitarbeiter ins Home-Office zu schicken. 75,4 dieser Mehrheit erwarten von ihrem Arbeitgeber, dass er die digitalen Technologien und Voraussetzungen dafür nun schafft.

Zwar ist die Corona-Pandemie aktuell die treibende Kraft, doch das beste Argument für eine langfristige Digitalisierung des Geschäfts ist und bleibt die Vernetzung. Die Digitalisierung hat einen Weg gefunden, unabhängig von Standort und Zeit, die Kommunikation über Kontinente hinweg, möglich zu machen. Die Distribution von Daten durch Cloud Computing oder der Einsatz von Smart-Bots zur Bewältigung von Kundenanfragen. Mit digitalen Tools schaffen die Unternehmen nicht nur einen internen Mehrwert, sondern auch einen Mehrwert für den Kunden und das eigene Wachstum. Der digitale Transformation Trends Report 2020 konnte das bestätigen. So wurde festgestellt, dass die führenden Unternehmen, mit einer ausgezeichneten Customer Experience auf digitale Unterstützung setzen. Die Mehrheit, 51 Prozent, der Unternehmen plane noch weitere Ausgaben, um ihren digitalen Kundenservice zu verbessern. Besonders interessiert sind die C-suite exekutives an künstlichen Intelligenzen als Ergänzung des Geschäftsmodells. Man verspricht sich ein individuelles Customer Journey Management, eine bessere real-time Experience und Content-Erstellung. Die Datenauswertung, Automatisierung, Optimierung- und Personalisierungsmöglichkeiten der Digitalisierung machen es möglich.

Auch die Industrie kann massiv von der Digitalisierung profitieren. Neben künstlichen Intelligenzen ist die Vernetzung von Industrieanlagen besonders interessant. Die Branchenexperten planen bereits die smarte Fabrik, oder die Fabrik der Zukunft. Durch Open-Source-Plattformen werden die Prozess- und Informationsketten ganzer Industrieanlagen miteinander verbunden und vereint. Diese genaue Übersicht über Produktions-, Arbeits- und Lieferketten schont die wertvollen Ressourcen und ist kosteneffizient.

Die Digitalisierung war bereits vor dem Coronavirus längst überfällig. Die inneren Blockaden und die Angst vor Fehlinvestitionen in Technologie lassen vor allem die Mittelständler und den öffentlichen Dienst zurückschrecken. Diese Risiken gibt es, doch lässt es sich nicht bestreiten, dass die digitale Arbeitswelt und Weiterentwicklung des Unternehmens und Geschäfts überlebenswichtig ist. Die Digitalisierung ist kein Trend mehr, sondern Mainstream. Wir alle kommen mit ihr in Berührung und nutzen die endlosen Möglichkeiten der Vernetzung.

Der einfachste Einstieg ist die Digitalisierung der Administrativen Aufgaben. Diese sind leicht zu digitalisieren und über die Jahre sammelten sich in jeder Branche Praxiserfahrung zum Thema. Die Digitalisierung von administrativen Aufgaben ist kein Hexenwerk. Sie beginn ähnlich wie so viele Projekte mit der konzeptionellen Ausarbeitung der Bedürfnisse. Sind diese geklärt, wird die Digitalisierung deutlich einfacher und unkomplizierter.

Der Prozess der Digitalisierung betrifft das ganze Unternehmen, weshalb die Transparenz und Vernetzung eine genauso große Rolle spielen, wie die Kosteneffizienz oder die Einsetzen Informationstechnologie. Doch diese Vernetztheit, die mobile Verfügbarkeit, ist für viele Unternehmen aktuell der Weg die Corona-Krise zu überstehen.