BAG-Urteil: Entgeltabrechnung digital verfügbar machen

Damit bestätigt das höchste deutsche Arbeitsgericht den Weg hin zu mehr Digitalität. Und weniger Papier. Das hat wiederum Folgen für die Arbeitnehmenden. Denn diese sollten sich verstärkt darauf einstellen, dass die Entgeltabrechnung künftig elektronisch übermittelt wird.

„Es gibt keinen Anspruch auf Papierform alter Schule“, so der Vorsitzende Richter während der Urteilsverkündigung.

Klage einer Supermarkt-Mitarbeiterin

Doch wie kam es zu dieser Grundsatzentscheidung? Geklagt hatte eine Mitarbeiterin der Edeka-Gruppe. Laut der Klageschrift bestand Sie darauf, die Abrechnung in Papierform zu erhalten.

Des Weiteren gab Sie keine Zustimmung zu einer elektronischen Übermittlung. Das Landesarbeitsgericht Niedersachsen stimmte der Klägerin zu. Das Bundesarbeitsgericht hatte jedoch eine andere Sichtweise.

Erfüllung zweier Punkte

Arbeitgeber sind verpflichtet, die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Textform zu erteilen. So wird es in §107 Abs. 1 S.1 der Gewerbeordnung geregelt. Doch warum die Zustimmung seitens des BGA?

Erfüllt wird das Gesetz ebenfalls, wenn eine digitale Abrechnung elektronisch in einem Postfach abgerufen werden kann. Doch was passiert, wenn ein Mitarbeitende keinen Zugang zu dem elektronischen Postfach hat?

Dann sind Arbeitgeber in der Pflicht. Diese müssen den entsprechenden Mitarbeitenden zum einen den Zugang zu den Daten gewähren. Zum anderen muss das Ausdrucken von Entgeltabrechnungen im Betrieb möglich sein. Beide Voraussetzungen erfüllte Edeka. Daher die Klageabweisung seitens des BGA.

Papier sparen im Alltag

Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts ist ein wichtiger Schritt hin zu mehr Digitalisierung. Denn Unternehmen können somit nicht nur Prozesse effizienter gestalten. Sondern es besteht die Möglichkeit, das Papieraufkommen im Unternehmen drastisch zu senken.

Das wiederum wirkt sich positiv auf die Umweltbilanz aus und ist ein Schritt in Richtung mehr Nachhaltigkeit. Außerdem können durch den verringerten Verbrauch an Papier deutliche Kosten eingespart werden.

Entgeltabrechnung digital machen

Bleibt die Frage: Wie kann der Prozess zur Ausstellung der Entgeltabrechnung digitalisiert werden? Auf jeden Fall eine große Herausforderung sowohl für die HR als auch die unternehmenseigene IT.

Eine Option: die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen externen Partner. Bei der Wahl des richtigen Dienstleisters sollten allerdings einige Aspekte berücksichtigt werden. Welche das sind, lesen Sie hier.

Weitere Vorteile zur Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in diesem Blogbeitrag.