Drei Tipps für eine bessere HR-Datenverarbeitung

Jedes Unternehmen sammelt Unmengen an Personaldaten. Aus den unterschiedlichsten Quellen. Doch es braucht einen Plan, um diese Daten auszuwerten und zu validieren. Hier sind drei Tipps zur besseren Datenplanung.

#1 Eine zentralisierte Dateninfrastruktur

Je größer und internationaler ein Unternehmen ist, desto notwendiger ist die Einrichtung einer HR-Dateninfrastruktur. Beispielsweise für Unternehmen, die Datenquellen aus verschiedenen Gebieten zusammenführen muss, um Länderberichte zu erstellen. Um diese möglichst kosten- und zeiteffizient zu bearbeiten, ist die Nutzung einer Cloud Software fast schon ein Muss.

In diesem Fall spielen Datenintegrations-Tools und Data Warehouses eine Schlüsselrolle. Mit Hilfe dieser Lösungen werden Daten durch Extraktion, Umwandlung und Laden aus den ursprünglichen Quellsystemen in Ihr Data Warehouse übertragen. Dort können diese dann konsolidiert, gespeichert und analysiert werden.

Eine Möglichkeit: Outsourcing

Die erforderlichen Daten-Tools und -Warehouses können inhouse entwickelt werden. Das erfordert jedoch umfassende Kenntnisse in den Bereichen Datenwissenschaft und Datenarchitektur.

Sind diese notwendigen Kenntnisse intern nicht verfügbar, dann ist das sogenannte Outsourcing eine Lösung. Ebenso wie die Verwendung von externen Anwendungen und Plattformen.

Die Tools variieren stark von Unternehmen zu Unternehmen, je nach deren Zielen und Datenreife:

1. Für grundlegende Einblicke in Personaldaten, reichen Analysetools wie Excel und SPSS aus.
2. Um Daten und Ergebnisse wirklich in den Griff zu bekommen, benötigt es Reporting-Tools (Power BI, Tableau oder Power Query) oder Tools mit vordefinierten eingebetteten Berichten (HRM-Systeme mit standardmäßigen oder benutzerdefinierten Dashboards und Berichten).

#2 Datenvalidierung

Die Datenvalidierung ist ein wesentlicher Bestandteil der Datenverarbeitungsaufgabe. Was bedeutet das? Daten sollten immer aktuell, korrekt und nützlich sein.

In der Praxis läuft es meistens darauf hinaus: Jemand, der sich nicht nur mit Daten auskennt, sondern auch weiß, wie die Organisation funktioniert und welche Ziele sie verfolgt. Nur so kann sichergestellt werden, dass die gesammelten Daten auch wirklich ihrem Zweck dienen.

Ein Beispiel ist die Fluktuationsrate: Wenn diese Zahl plötzlich in die Höhe schießt, kann das daran liegen, dass interne Mobilitätsdaten in die Berechnung einbezogen wurden. Ohne angemessene Validierung und menschliches Eingreifen würden diese Analysen falsch interpretiert werden.

#3 Sicherheit und Compliance

Ein wichtiger Punkt in Bezug auf Speicherung und Bearbeitung von personenbezogenen Daten sind die Vorschriften zur Datensicherheit und zum Schutz der Privatsphäre. Stichwort: DSGVO.

Selbst eine einfache Excel-Datei mit Kontaktinformationen gilt als personenbezogene Daten und unterliegt der DSGVO-Compliance. Daher ist es wichtig, dass die Personalabteilung mit den richtigen Funktionen oder Abteilungen in Ihrem Unternehmen (wie IT und Rechtsabteilung) zusammenarbeitet, um alle Personaldaten sorgfältig zu prüfen.

Deshalb sollte die Nutzung von HR-Daten und -Analysen von Anfang an eine Priorität im Datenmanagement sein. Geben Sie auch Anleitungen - z. B. für Manager - zur ethischen Interpretation von HR- und Personaldaten.

Die HR-Analytik basiert hauptsächlich auf statistischen Verfahren. Somit ist es ein sehr leistungsfähiges Instrument, das hilft, Entscheidungen über Ihre Belegschaft als Ganzes oder über bestimmte Mitarbeitergruppen zu treffen.

Für Entscheidungen über einzelne Mitarbeiter*innen oder Stellenbewerber*innen ist es jedoch weniger nützlich. Ihre Daten könnten zum Beispiel zeigen, dass Mitarbeiter*innen mit einem bestimmten Hintergrund tendenziell produktiver sind.