Zeiterfassung: Wie man den komplexesten Prozess der Gehaltsabrechnung entwirrt

Die Belegschaften von heute sind zunehmend dynamisch. Die Menschen arbeiten zu unterschiedlichen Zeiten, an unterschiedlichen Orten und mit flexiblen Zeitplänen. In vielen Branchen ist die Zeit von 9 bis 5 Uhr in weite Ferne gerückt. Dies erschwert die Erfassung von Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaub und Krankheit um ein Vielfaches.

Entwirrung des komplexen Prozesses

Andererseits sind Zeit- und Anwesenheitszahlen nach wie vor unverzichtbar, um Geschäftsentscheidungen zu unterstützen. Sie helfen bei der Erstellung von Umsatzprognosen, dem Bedarf an Arbeitskräften, der Anzahl der für Ihre Mitarbeiter verfügbaren Stunden und vielem mehr. 

Wie schaffen Sie es also, in einem so dynamischen Geschäftsumfeld eine einwandfreie Zeit- und Anwesenheitsliste zu führen? Seien wir ehrlich: Ihre einzige Chance, erfolgreich zu sein, ist der Einsatz von HR-Technologie. Aber nicht einfach irgendeine HR-Technologie. Unser Rat: Achten Sie auf die 5 wichtigsten Merkmale.

Zeiterfassungssoftware: die fünf wichtigsten

#1 Ein Selbstbedienungsportal für Manager und Mitarbeiter

Es versteht sich von selbst, dass ein Selbstbedienungsportal den Verwaltungsaufwand für Ihr HR-Team erheblich reduzieren kann. Die Mitarbeiter*innen können nicht nur Zeiterfassungen, Abwesenheiten und Überstunden selbst verwalten, sondern auch Unstimmigkeiten selbst beheben.

Dies führt zu weniger Fehlern, die von den Managern korrigiert werden müssen, während die Manager von einem Echtzeit-Überblick über die Personalkapazität und die Kosten profitieren.

Ihre Mitarbeiter wiederum können das Self-Service-Portal nutzen, um ihre eigenen Überstunden- und Urlaubssalden sowie die Planung für das gesamte Team zu überprüfen.

#2 Integration mit Gehaltsabrechnungssoftware

Eine einwandfreie Gehaltsabrechnung hängt von zuverlässigen Daten und einer korrekten Verarbeitung ab. Immer mehr Unternehmen verzichten daher auf den zeitaufwändigen und fehleranfälligen manuellen Datenexport.

Stattdessen ist die Automatisierung der neue heilige Gral - und das zu Recht. Wenn Sie sich für ein anpassbares Zeiterfassungssystem entscheiden, das sich gut in Ihre Lohnsoftware integrieren lässt, schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe.

Die Gehaltsabrechnungen Ihrer Mitarbeiter*innen werden punktgenau sein. Dies minimiert den Bedarf an rückwirkenden Korrekturen, die laut unserem Payroll Proficiency Index 2023 ein weiterer sehr komplexer Prozess in der Gehaltsabrechnung sind.

#3 Eine benutzerfreundliche Schnittstelle

Die Zeiterfassung ist nicht gerade der attraktivste Prozess in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Aber das bedeutet nicht, dass Sie sich für ein Software-Tool entscheiden müssen, dass die gleiche Grausamkeit ausstrahlt.

Ganz im Gegenteil: Moderne Zeiterfassungstechnologie folgt den neuesten Usability- und UX-Standards. Das Ergebnis: leicht verständliche Schnittstellen, einfache Befehle, ein ergonomisches Erscheinungsbild, minimale Klicks und so weiter. Alle Benutzer werden das Tool als ihren Verbündeten sehen und nicht als ein weiteres Beispiel für organisatorisches technisches Durcheinander. Achten Sie außerdem darauf, dass die von Ihnen gewählte Software zu Größe, Branche und Profil Ihres Unternehmens passt. Dies gilt auch für die Benutzerfreundlichkeit. 

#4 Mobile Kompatibilität

Da viele Mitarbeitende unterwegs sind oder von verschiedenen Standorten aus arbeiten, benötigen Sie ein System, das mit allen Arten von Mobilgeräten kompatibel ist und auf das von überall aus zugegriffen werden kann.

Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter*innen die Zeiterfassung während der Arbeit durchführen können, im Gegensatz zu einem umständlichen System, das sie nur zu bestimmten Zeiten und an bestimmten Orten nutzen können.

Darüber hinaus erhalten die Mitarbeiter mit einem mobilen System immer proaktive Warnungen, wenn sie beispielsweise vergessen haben, sich zu melden oder kurz vor Überstunden stehen. Ein solches integriertes Kontrollsystem trägt zur Genauigkeit der Zeiterfassung bei.

#5 Berichterstattung und Analyse

Die Zeiterfassung ist kein Selbstzweck. Sie ist ein Mittel, um intelligentere, besser informierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. So können Sie die Berichte beispielsweise für künftige Personalprognosen verwenden, aber auch, um die Ursache für hohe Überstunden oder Unregelmäßigkeiten bei der Anwesenheit zu ermitteln.

Zu den Dingen, die Sie überwachen könnten, gehören die Häufigkeit und Dauer von Abwesenheiten, die Aufschlüsselung des Urlaubs, die Arbeitskosten, die Zeiteinteilung, Unterschiede zwischen den Abteilungen und vieles mehr. Bevor Sie also in ein Softwaresystem investieren, sollten Sie die Berichts- und Analysefunktionen der Zeiterfassungssysteme sorgfältig prüfen.