Die EU-Whistleblowing-Richtlinie: Darauf sollten Unternehmen achten

Bereits Mitte Dezember 2019 verabschiedete das europäische Parlament die Whistleblowing-Richtlinie. Eine Umsetzung in nationales Recht musste innerhalb der nächsten zwei Jahre erfolgen. Worauf Unternehmen achten sollten, verraten wir Ihnen hier.

Wer ist von der Whistleblowing-Richtlinie betroffen?

Die europäischen Verordnung zielt nicht bloß auf Unternehmen oder Behörden ab. Die Richtlinie gilt ebenfalls für Gemeinden und Kommunen. Die Umsetzung der Verordnung ist allerdings von der Anzahl der Mitarbeiter abhängig:

1. Unternehmen und Behörden mit mehr als 250 Mitarbeitern: Umsetzung bis 16. Dezember 2021
2. Gemeinden, Kommunen und Städte ab 10.000 Einwohnern: Umsetzung bis 16. Dezember 2021

Eine Schonfrist von weiteren zwei Jahren haben Unternehmen und Behörden mit einer Anzahl an Mitarbeitern von 50 bis 249. Hier muss die Umsetzung der Whistleblowing-Richtlinie in Deutschland bis zum 16. Dezember 2023 stattfinden. Mehr zum Hinweisgeberschutzgesetz.

Wie erfolgt die Meldung von Verstößen durch anonyme Meldungen?

Unternehmen müssen ein sogenanntes Meldesystem bereitstellen. Hier wird zwischen zwei Arten unterschieden:

1. Internes Meldesystem
2. Externes Meldesystem

Wichtigste Voraussetzungen für beide Systeme sind folgende Punkte:

• Identität der Hinweisgeber und erwähnter Dritter muss immer vertraulich bleiben.
• Unbefugte Mitarbeiter haben keinen Zugriff.

Weitere Voraussetzungen für das Hinweisgebersystem sind laut der Whistleblowing-Richtlinie der EU:

• Uneingeschränkter Zugang zum Meldesystem
• Betreuung durch unabhängige und qualifizierte Personen
• Datenschutzkonformer Prozess • Umsetzung von standardisierten Abläufen

Wie unterscheiden sich die beiden Hinweisgeber-Systeme?

Die internen und externen Meldesysteme unterscheiden sich in den folgenden Bereichen:

Internes Meldesystem:

1. Bestätigung der eingegangenen Meldung innerhalb von 7 Tagen
2. Unparteiische Person oder Abteilung muss mit Whistleblower in Kontakt bleiben für weitere Fragen oder Austausch
3. Rückmeldung nach maximal 3 Monaten

Externes Meldesystem:

1. Rückmeldefrist von bis zu 6 Monaten
2. Ausschluss von Folgemaßnahmen aufgrund von Geringfügigkeit
3. Priorisierung nach Wesentlichkeit

Wichtig zu wissen: Zum einen haben Hinweisgeber die freie Wahl, welches Meldesystem sie nutzen möchten. Zum anderen dürfen sie frei entscheiden, in welcher Form die Meldung erfolgt.

Wie können Hinweisgeber einen Verstoß melden?

Auch in diesem Punkt gibt die EU-Whistleblowing-Richtlinie den Unternehmen konkrete Ansätze vor. Hinweisgeber sollen aus 3 Meldearten einen Weg benutzen:

1. Online

• Digitales Hinweisgebersystem oder Whistleblower Plattform

2. Schriftlich

• Über einen Briefkasten b. Per Post

3. Mündlich

• Hotline für Whistleblower
• Anrufbeantworter-System

Diese Meldemöglichkeiten betreffen allerdings nicht bloß Mitarbeiter. Sie gelten ebenfalls für Unterstützer des Hinweisgebers, Bewerber, ehemalige Angestellte oder Journalisten. Also für jeden, der einen Missstand oder Vergehen melden will.

Welche Strafe drohen Unternehmen?

Die Whistleblower-Richtlinie 2021 beinhaltet ebenfalls Sanktionen. Es drohen Bußgelder von bis zu 100.000 Euro. Die Höhe der Sanktion richtet sich nach dem jeweiligen Vergehen. Finanzielle Strafen gibt es beispielsweise, wenn die Meldung eines Hinweisgebers durch ein Unternehmen verhindert wird. Wenn Repressalien gegenüber gutgläubigen Whistleblowern erfolgen oder wenn die Identität eines Whistleblowers nicht geschützt ist.

Unternehmen müssen eine Vielzahl an Punkten bei der Umsetzung der Whistleblowing-Richtlinie beachten. Sei es die Einrichtung von Meldesystemen oder Einhaltung von Prozessen. Wenn Sie als Unternehmen ein digitales Hinweisgebersystem in Zukunft nutzen wollen, dann haben Sie mit der SD Worx den richtigen Ansprechpartner gefunden