Wie die Strategie für Zeiterfassung und Anwesenheit verbessern?

Die Optimierung der Zeitnutzung und der Aufbau von Mitarbeitervertrauen stehen ganz oben auf der Liste der Herausforderungen bei der Zeiterfassung und Terminplanung in Europa. Umfragespezifikationen: 18 Länder, 18.000 Mitarbeiter, 5.118 Entscheidungsträger im Personalwesen. 

Förderung von Vertrauen

Zeiterfassungssysteme steigern zwar die Effizienz, müssen aber auch Vertrauen und Transparenz fördern, um die Produktivität langfristig zu unterstützen. Um dies zu erreichen, benötigen Unternehmen einen ausgewogenen Ansatz, welcher Systeme integriert, die operative Ziele mit einer menschenzentrierten Perspektive in Einklang bringen. 

Zeitmanagement-Tools, die die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen nicht berücksichtigen, laufen Gefahr, genau die Gewinne zu untergraben, die sie erzielen wollen. Hier sollten Personalleiter ihre Investitionen konzentrieren, um sowohl den operativen Erfolg als auch die Mitarbeitererfahrung zu verbessern.

1. Mitarbeitende mit Self-Service-Tools stärken

Mitarbeiter schätzen Autonomie und Kontrolle über ihr Arbeitsleben. Investitionen in Self-Service-Plattformen ermöglichen es Einzelpersonen,

• ihre Zeitpläne einfach zu verwalten
• die geleisteten Arbeitsstunden in Echtzeit zu verfolgen
• unabhängig voneinander Urlaubsanträge einzureichen und zu genehmigen

Dieses Maß an Eigenverantwortung stärkt das Selbstvertrauen und reduziert Frustration, was sowohl für Mitarbeitende als auch für Manager zu einem reibungsloseren Arbeitsablauf führt.

2. Transparenz und Kommunikation sicherstellen

Eine klare Echtzeit-Kommunikation ist für eine erfolgreiche Zeiterfassungsstrategie unerlässlich. Systeme sollten Angestellte*innen folgendes bieten:

• Einblick in erfasste Stunden, angefallene Überstunden und Urlaubsguthaben
• Vertrauliche Nachverfolgungsoptionen zur Vermeidung von Compliance-Risiken oder zwischenmenschlichen Konflikten

Transparenz fördert Vertrauen und beseitigt gleichzeitig potenzielle Bedenken hinsichtlich Fairness oder Mikromanagement.

3. Förderung von Fairness und Konsistenz

Standardisierte Richtlinien und Praktiken in allen Teams sind für den Aufbau von Vertrauen unerlässlich. Arbeitgeber sollten:

• klare und einheitliche Richtlinien für die Zeiterfassung und Terminplanung festlegen
• diese Richtlinien allen Mitarbeitern effektiv vermitteln

Faire Behandlung für alle

Standardisierung hilft, den Eindruck von Günstlingswirtschaft zu beseitigen und stellt sicher, dass alle fair behandelt werden, unabhängig von ihrer Rolle oder Abteilung.

Wenn dies richtig gemacht wird, stellen diese Investitionen sicher, dass die Zeiterfassung nicht nur ein operatives Instrument ist, sondern ein strategischer Vorteil, der Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit in Einklang bringt.