Ihr Leitfaden zum Outsourcing der internationalen Gehaltsabrechnung

Option 1: Managed Payroll Services

Managed Payroll bedeutet, dass ein externer Spezialist die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen übernimmt. Der Anbieter verpflichtet sich vertraglich zur Erbringung einer oder mehrerer HR- oder Payroll-Dienstleistungen in Übereinstimmung mit definierten Service-Levels und Arbeitsvolumina. Er übernimmt auch das Risiko und die Verantwortung, einschließlich der Verarbeitung, der Einhaltung von Vorschriften, der Skalierbarkeit und all der komplexen und zeitaufwändigen Verwaltungsarbeit, die damit verbunden ist. Dies geschieht in der Regel außerhalb des Unternehmens und über einen längeren Zeitraum, was es zu einer strategischen Wahl für die Unterstützung eines langfristigen Wachstums, auch auf internationaler Ebene, macht.

Beispielszenario:

Da das Unternehmen über mehrere Standorte und Gebiete hinweg gewachsen ist, ist die Aufrechterhaltung eines internen Lohnbuchhaltungsteams nicht mehr praktikabel, selbst wenn eine funktionale SaaS-Lösung für die Lohnbuchhaltung vorhanden ist. Das Jonglieren mit einer Vielzahl von Vertragstypen in verschiedenen Zeitzonen bedeutet, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse für das Lohn- und Gehaltsabrechnungsteam zu komplex werden und ein erhöhtes Risiko von Sicherheits- und Compliance-Problemen besteht. Es ist an der Zeit, Ihre Gehaltsabrechnung an einen externen Spezialisten auszulagern.

Option 2: Umfassende Lohnabrechnungsdienste

Comprehensive Payroll Services gehen noch einen Schritt weiter: Sie betrauen Ihren Outsourcing-Partner mit der vollen Verantwortung für Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung. Das bedeutet, dass Ihr Outsourcing-Partner z. B. auch Fragen Ihrer Mitarbeiter direkt beantworten wird.

Beispielszenario:

Sie möchten sich in den nächsten Jahren Zeit für die Entwicklung Ihrer Einstellungs- und Beförderungspolitik nehmen?  Dann ist das vollständige Outsourcing Ihrer Gehaltsabrechnung der richtige Weg.  Ihr HR-Partner übernimmt die Lohn- und Gehaltsabrechnung, automatisiert und optimiert sie nach Möglichkeit, hilft Ihnen bei der Ausarbeitung einer umfassenden Lohn- und Gehaltsstrategie und erstattet Ihnen regelmäßig Bericht.

Vielleicht haben Sie die Befürchtung, dass Ihre Mitarbeiter durch diese Art der Auslagerung das Gefühl haben könnten, nicht auf dem Laufenden zu sein.  Eine gute Vorbereitung wirkt Wunder! Kommunizieren Sie innerhalb Ihres Unternehmens klar und deutlich, was Sie auslagern und warum. Teilen Sie Ihren Mitarbeitern auch mit, an wen sie sich künftig wenden können, wenn sie Probleme haben. Transparenz ist der Schlüssel. Während der Einführungsphase kann Ihr HR-Partner bereits Informationsveranstaltungen und Workshops in Ihrem Unternehmen organisieren, um proaktiv alle Zweifel zu beseitigen und Beziehungen innerhalb des Unternehmens aufzubauen.

Option 3: Vor-Ort-Unterstützung

Wenn Ihr Hauptziel darin besteht, Ihr eigenes Team in bestimmten Zeiten stärker zu unterstützen, können Sie sich auf die Dienste der Gehaltsabrechnungsspezialisten und des Verwaltungspersonals Ihres HR-Partners verlassen, die sich in allen Bereichen des Personalwesens gut auskennen sollten. Als Erweiterung Ihres Teams stellen sie nicht nur die benötigte Arbeitskraft zur Verfügung, sondern können auch zusätzliches Fachwissen anbieten, um Ihre Mitarbeiter zu unterstützen. Sie können Sie bei vorhersehbaren oder unerwarteten Arbeitsspitzen unterstützen, so dass Sie Ihre Ziele und Ihren Zeitplan nicht anpassen müssen.

Beispielszenario:

Die für die Gehaltsabrechnung zuständige Mitarbeiterin ist im Mutterschaftsurlaub und Ihr anderer Kollege aus der Personalabteilung ist plötzlich an einem Virus erkrankt. Was nun? Sie können Ihr Team einfach für zwei Tage in der Woche um einen Spezialisten für die Gehaltsabrechnung erweitern. Und wenn sich alles wieder normalisiert hat, können Sie die zusätzliche Unterstützung wieder einstellen. Ein netter Zusatzbonus: Wenn Sie das nächste Mal einen dringenden Bedarf haben, können Sie dieselben Personen anfordern, die jetzt mit Ihrem Team und Ihrer Organisation vertraut sind.

Viele Unternehmen denken, dass diese Art des Outsourcings nur als Überbrückungsmaßnahme funktioniert, aber sie ist auch eine wertvolle Option für eine strukturiertere Zusammenarbeit. Wenn Sie zum Beispiel immer wiederkehrende Arbeitsspitzen erleben - etwa zum Jahresende oder in der Sommerferienzeit - können Sie bestimmte Aufgaben immer von externen Mitarbeitern erledigen lassen.

Option 4: Gehaltsabrechnung und Prozessoptimierung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist an strenge Regeln und feste Berechnungen gebunden und sollte daher einer der am stärksten standardisierten HR-Prozesse sein. Das bedeutet, dass die Gehaltsabrechnung leichter zu automatisieren ist als beispielsweise der Einstellungsprozess. Dennoch scheinen viele Personalabteilungen noch immer (teilweise) an manuellen Prozessen festzuhalten und verlieren dadurch wertvolle Zeit. Ihr HR-Partner kann Ihnen helfen, dies zu ändern, indem er Ihre Gehaltsabrechnung und Ihre Prozesse überprüft.

Beispielszenario:

Sie wissen, dass Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung und die damit verbundenen Prozesse viel effizienter sein könnten, aber Sie haben Schwierigkeiten, herauszufinden, was genau Sie ändern müssen. Sie beauftragen daher einen HR-Partner mit einer Überprüfung der Gehaltsabrechnung, um Ihre Mitarbeiter, Ihr Wissen, Ihre Systeme und Ihre Prozesse gründlich zu bewerten. Die Überprüfung zeigt einige verbesserungswürdige Bereiche auf und wird daher durch ein gründlicheres Audit der Gehaltsabrechnung ergänzt. Gemeinsam mit Ihrem HR-Partner beschließen Sie, mehrere Prozesse zu optimieren und mit einem Neuanfang zu beginnen.

Eine gründliche Analyse Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse ist immer eine sehr aufschlussreiche und wertvolle Übung. Sie gibt Ihnen einen klaren Blick darauf, was sich unter der Oberfläche eines komplexen monatlichen Verfahrens verbirgt. Dank der Bestandsaufnahme und Dokumentation dieser Prozesse können andere Personen schnell einspringen, wenn Ihr Personal für die Gehaltsabrechnung unerwartet abwesend ist. 

Das Endergebnis? Garantierte Kontinuität eines geschäftskritischen Prozesses.