KMU: Painroll statt Payroll – Hürden bei der Entgeltabrechnung

Im Gegensatz zu größeren Unternehmen fehlt es den KMU entweder am Payroll-Fachpersonal oder das interne Wissen ist nicht ausreichend. Das hat negative Folgen. Denn es kann zu Schwierigkeiten bei einer korrekten und pünktlichen Entgeltabrechnung führen. 

Was wiederum die Motivation der Mitarbeitenden sinken lässt. Im drastischsten Fall sorgt es für Kündigungen. Damit entsteht zusätzlicher Druck für den Arbeitgeber.

Ursachen für Painroll bei KMU

Doch warum leiden besonders kleine und mittlere Unternehmen unter der Gefahr einer „Painroll“? Zum einen entwickeln sich die Vorschriften im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung immer weiter. Neue gesetzliche Vorgaben müssen fristgerecht umgesetzt werden. Das sorgt für eine hohe Fehleranfälligkeit.

Wenn gesetzliche Vorschriften nicht planmäßig implementiert werden, hat das nicht nur Auswirkungen auf eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dem Arbeitgeber drohen sogar Sanktionen und Bußgelder.

Interne Fachkräfte fehlen

Der Fachkräftemangel schlägt sich doppelt nieder. Auf der einen Seite fehle kompetente Mitarbeiter für die Kernarbeit des Unternehmens. Auf der anderen Seite fehlt internes HR-Wissen. Denn gute und qualifizierte Payroll-Experten oder Lohnbuchhalter*innen sind schwer zu finden.

Erschwerend kommt hinzu, dass bei einem Ausfall durch Krankheit oder längerem Urlaub keine adäquate Vertretung bereit steht. Außerdem lohnt sich die Anstellung eines*r Payroll-Spezialisten aus Kostensicht für ein kleines Unternehmen oftmals nicht.

Schleppende Digitalisierung

Ein weiterer Aspekt ist die immer noch zu langsam voranschreitende Digitalisierung. Durch manuelle Prozesse und Nicht-Verknüpfung von Abteilungen wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung erschwert.

Das sorgt zum einen für eine erhöhte Fehleranfälligkeit. Zum anderen haben KMU und deren Mitarbeitende weniger Zeit, sich auf Ihre Kernarbeiten zu fokussieren.

Lösung: Experten ins Boot holen

Um die Fehleranfälligkeit zu minimieren und die Prozesse effizienter zu gestalten, ist grundsätzlich die Nutzung einer digitalen Software-Lösung zu empfehlen. Dadurch müssen Mitarbeitende nicht mehr mit Excel-Tabellen arbeiten.

Des Weiteren, je nach individuellen Bedürfnissen, ist die Zusammenarbeit mit einem externen Partner. Dabei kann die Lohn- und Gehaltsabrechnung teilweise oder sogar komplett ausgelagert werden.

Das hat unter anderem den Vorteil, dass gesetzliche Vorgaben fristgerecht umgesetzt werden. Außerdem können Mitarbeitende wieder verstärkt Ihrer Kernarbeit nachgehen.