KMU: Vor diesen Herausforderungen steht die HR

KMU stehen in naher und ferner Zukunft vor einer Vielzahl an Herausforderungen in der Personalverwaltung. Doch um welche Hürden geht es tatsächlich? Und kommen dabei schon digitale Tools zum Einsatz?

HR-Herausforderungen für KMU

Laut einer aktuellen Studie müssen kleinere und mittlere Unternehmen mit einer Vielzahl an Herausforderungen in der Personalverwaltung kämpfen. Zu den Top 3-Hürden für KMU zählen zum einen der Personalmangel.

Zum anderen der hohe Aufwand bei der Lohnvorbereitung als auch Entgeltabrechnung. Das Treppchen komplettiert die Herausforderung „hoher Aufwand bei der Personalverwaltung“.

Ein Blick auf alle genannten Hürden:

• 35 Prozent: Personalmangel
• 34 Prozent: Hoher Aufwand bei der Lohnvorbereitung / -berechnung
• 33 Prozent: Hoher Aufwand bei der Personalverwaltung
• 32 Prozent: Zeitdruck
• 26 Prozent: Einhaltung der Compliance / DSGVO
• 25 Prozent: Fehlender mobiler Zugriff für die Mitarbeitenden
• 24 Prozent: Hoher Aufwand bei der Verwaltung von Abwesenheiten
• 21 Prozent: Fehlende Schnittstellen zwischen den Systemen
• 16 Prozent: Mangel an Transparenz

Rattenschwanz an Hürden

Problematisch ist, dass eine Herausforderung oftmals weitere Probleme mit sich bringt. Durch den Mangel an Personal entsteht ein genereller Zeitdruck.

Dieser Zeitdruck kann wiederum zu vermehrten Personalausfällen führen. Das sorgt zwangsläufig für einen höheren Aufwand bei der Verwaltung von Abwesenheiten und natürlich zu einem fortlaufenden Personalmangel.

Nutzung digitaler Lösungen

Dabei können viele Herausforderungen in der Personalverwaltung bei KMU durch die Nutzung von digitalen Tools oder Software gelöst werden.

Doch vorher lohnt sich ein Blick auf den Status Quo von drei wichtigen HR-Bereichen und die Frage: Wie viel Digitalisierung steckt in diesen Prozessen?

Im Bereich „Digitale Personalakte“ steckt noch viel Potential. Denn laut der Umfrage nutzen bloß 43 Prozent der befragten KMU überhaupt eine Software. Noch immer setzen 31 Prozent auf Tabellenprogramm und 19 Prozent auf Papierakten.

Deutlich Luft nach oben

Etwas besser sieht es im Bereich Arbeitszeiterfassung aus. Hier nutzen immerhin 61 Prozent eine Software. Diese sorgt lediglich für die Erfassung der Arbeitszeiten bei KMU. Nachgelagerte Prozesse wie Abrechnungsprozesse, Controlling oder Auswertungen können damit nicht durchgeführt werden.

Im Bereich Reisekostenabrechnung ist ebenfalls noch viel Luft nach oben. In vier von zehn Unternehmen erfolgt die Abrechnung der Reisekosten mittels Excel. In zwei von zehn Unternehmen sogar noch in Papierform.

Zu viel Excel und Papier

Die Umfrage zeigt, dass in den wichtigsten Personalbereichen der Grad der Digitalisierung bisher zu niedrig ist. Durch den Einsatz von digitalen Lösungen können nicht nur Prozesse verbessert werden.

Die Studie bestätigt ebenfalls, dass die Anwender zufrieden sind mit den digitalen Anwendungen. Denn 80 Prozent gaben an, dass es nichts zu bemängeln gibt mit der Software.

Nur 20 Prozent äußerten Kritik. Sie bemängelten eine zu geringe Benutzerfreundlichkeit sowie zu aufwändige Eingabemechanismen.