Experten-Interview: Roadmap für SAP H4S4. Das ist die Theorie!

Frage: Der Readiness Check liefert nach der Durchführung eine umfassende Bestandsanalyse des Systems. Basierend auf den Daten erfolgt die Erstellung einer sogenannten Roadmap. Grundsätzlich gefragt: Was können sich Kunden darunter vorstellen?

Stefan Heinrich: Die Umstellung von SAP HCM auf SAP S/4HANA HCM bezieht sich auf die Aktualisierung des bestehenden SAP HCM-Systems auf die neuere SAP S/4HANA-Plattform für das Personalwesen und das Human Capital Management. Dies ermöglicht modernisierte Benutzeroberflächen, bessere Integration, Echtzeit-Analyse, optimierte Prozesse und Zukunftssicherheit. 

Frage: Bis wann wird das aktuelle System noch unterstützt? 

Heinrich: Beachten Sie, dass SAP HCM voraussichtlich bis zum Jahr 2027 unterstützt wird, danach ist eine Migration auf SAP S/4HANA HCM ratsam. Eine sorgfältige Planung und Umsetzung sind erforderlich.

Frage: Was bedeutet die Roadmap konkret im Zusammenhang mit dem SAP Readiness Check?

Heinrich: Eine "Roadmap" im Kontext des SAP Readiness Checks bezieht sich auf einen konkreten Aktionsplan, oder einen detaillierten Zeitplan, der von Unternehmen genutzt wird, um die Umstellung von ihrem aktuellen SAP HCM-System auf SAP S/4HANA zu planen und zu steuern. Diese Roadmap ist das Ergebnis der umfassenden Bestandsanalyse des Systems, die durch den Readiness Check durchgeführt wurde. 

Frage: Was können sich Kunden darunter vorstellen?

Heinrich: Die Roadmap stellt in zeitlicher Abfolge dar, wie die Migration von SAP HCM zu SAP S/4HANA durchgeführt wird. Es gibt klare Schritte und Zeitrahmen, die definiert sind, um die Umstellung zu planen und zu steuern. Außerdem werden die konkreten Aufgaben und Aktivitäten aufgelistet, welche im Rahmen der Migration durchgeführt werden müssen. Dies umfasst die Datenmigration, Anpassungen an Prozessen und Systemen, Tests, Schulungen und andere relevante Maßnahmen.

Frage: Gibt es noch weitere Punkte?

Heinrich: Das betrifft die Verantwortlichkeiten, welche Teams oder Einzelpersonen für die jeweiligen Aufgaben und Aktivitäten verantwortlich sind sowie die Abhängigkeiten, sprich welche Aufgaben oder Aktivitäten voneinander abhängig sind und welche in bestimmter Reihenfolge ausgeführt werden müssen.

Frage: Welche weiteren Aspekte berücksichtigt die Roadmap?

Heinrich: Zum einen die Meilensteine, welche dazu dienen den Fortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass das Projekt im Zeitplan liegt. Zum anderen Informationen zu Budgets und benötigten Ressourcen enthalten.

Abschließend noch die Punkte Risikobewertung und -management sowie Kommunikation und Change Management.

Frage: Bevor es in die Umsetzung geht. Welche Punkte sollte die Roadmap zwingend enthalten?

Eine umfassende Roadmap für die Migration von SAP HCM zu SAP S/4HANA sollte zwingend folgende 16 Punkte enthalten:

1. Ziele und Begründung: Klare Definition der Ziele und Gründe für die Migration, einschließlich der erwarteten Geschäftsvorteile.
    
2. Projektinitiierung: Festlegung der Projektziele, Festlegung der Projektverantwortlichen und Bildung eines Projektteams.
    
3. Zeitplan: Ein detaillierter Zeitplan, der die Schritte der Migration in zeitlicher Abfolge darstellt. Dies beinhaltet Meilensteine und Zeitrahmen.
    
4. Analyse des aktuellen Zustands: Eine gründliche Analyse des aktuellen SAP HCM-Systems, um den Ausgangspunkt für die Migration zu verstehen.
    
5. Datenmigration: Planung und Umsetzung der Datenmigration von SAP HCM zu SAP S/4HANA, einschließlich Datenbereinigung und -validierung.
    
6. Anpassungen und Erweiterungen: Identifizierung von Anpassungen und Erweiterungen im SAP HCM-System, die in SAP S/4HANA übertragen und angepasst werden müssen.
    
7. Testing und Validierung: Entwicklung von Testplänen und Durchführung umfassender Tests, um sicherzustellen, dass SAP S/4HANA ordnungsgemäß funktioniert.
    
8. Schulung und Change Management: Schulung der Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie mit SAP S/4HANA vertraut sind, sowie Implementierung eines Change-Management-Programms.
    
9. Budget und Ressourcen: Klare Definition des Budgets und der benötigten Ressourcen für die Migration.
    
10. Risikobewertung und -management: Identifikation möglicher Risiken und Entwicklung von Strategien zur Risikominimierung und -bewältigung.
     
11. Compliance und Datenschutz: Berücksichtigung von Compliance-Anforderungen und Datenschutzbestimmungen während der Migration.
     
12. Kommunikation: Entwicklung von Kommunikationsplänen, um alle relevanten Parteien über den Fortschritt und die Änderungen auf dem Laufenden zu halten.
     
13. Meilensteine und Fortschritt: Die Roadmap sollte Meilensteine enthalten, um den Fortschritt des Projekts zu überwachen und sicherzustellen, dass es im Zeitplan liegt.
     
14. Post-Migration und Optimierung: Planung für die Zeit nach der Migration, einschließlich der Überwachung des Systems und der Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten.
     
15. Abhängigkeiten: Klare Darstellung der Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Aufgaben und Aktivitäten in der Roadmap.
     
16. Verantwortlichkeiten: Festlegung von Verantwortlichkeiten, indem angegeben wird, wer für die Umsetzung der einzelnen Aufgaben und Aktivitäten verantwortlich ist.

Frage: Wie können sich Kunden in der Theorie eine grundsätzliche Roadmap vorstellen?

Heinrich: Zusammengefasst können sich Kunden unter einer "Roadmap" im Rahmen des SAP Readiness Checks für SAP HCM zu SAP S/4HANA eine gut strukturierte und geplante Darstellung vorstellen, wie die Migration umgesetzt wird. Die Roadmap dient als Leitfaden, um sicherzustellen, dass die Migration reibungslos verläuft, Risiken minimiert werden und die Geschäftsziele erreicht werden. 

Sie kann je nach den spezifischen Anforderungen und Gegebenheiten Ihres Unternehmens angepasst werden, sollte jedoch diese grundlegenden Elemente enthalten.

Hier geht es zum zweiten Teil mit unserem Experten Stefan Heinrich und dem Fokus auf die praktische Umsetzung.