Outsourcing der Lohnabrechnung: 5 entscheidende Schritte beachten
Die Auslagerung der Entgeltabrechnung ist eine wichtige strategische Entscheidung. Daher ist die korrekte Umsetzung um so entscheidende. Doch worauf achten? Das sind fünf elementare Schritte beim Outsourcing der Lohnabrechnung.
Outsourcing der Lohnabrechnung: Grundlagen schaffen
Zunächst muss die Umsetzung gründlich vorbereitet werden. In der Vorbereitungsphase bedarf es einer Analyse der eigenen Bedürfnisse. Welche Anforderungen und Erwartungen gibt es überhaupt an den externen Anbieter für Payroll-Outsourcing.
Des Weiteren muss eine umfangreiche wie tiefgehende Recherche zu dezidierten Outsourcing-Anbietern. Außerdem sollten Ziele klar formuliert werden. Sowohl intern als auch extern an den Partner.
Fokus auf den Datenschutz
Ein nicht außer Acht zu lassendes Thema ist der Datenschutz. Denn bei der Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden sensible Daten nach außen weitergeleitet. Daher ist eine grundlegende Überprüfung der aktuellen Datenschutzrichtlinien zu empfehlen.
Falls es doch zu einer Datenpanne kommt, müssen vorab definierter Sicherheitsmaßnahmen greifen. Was intern gilt, muss natürlich extern ebenfalls gelten. Deswegen ist es zwingend erforderlich, dass der externe Outsourcing-Partner die Compliance-Richtlinien erfüllt.
Klare Kommunikation etablieren
Was einfach klingt, fällt oftmals schwerer als gedacht in der Praxis. Die Etablierung von transparenten wie klaren Kommunikationswegen. Tipp: eindeutige Ansprechpartner auf beiden Seiten definieren.
Des Weiteren bedarf es der Erstellung von Service Level Agreements, kurz SLAs. Somit kann die Servicequalität bestmöglich festgelegt werden. Außerdem ist es sinnvoll, einen übersichtlichen Leistungskatalog zu implementieren zwecks Transparenz.
Export der Daten
Nach der Theorie kommt die Praxis. In diesem Fall die Migration der Daten. Zu empfehlen ist zunächst eine sorgfältige Vorbereitung der Daten.
Im Anschluss sollten Testläufe durchgeführt werden zwecks Durchführung entsprechender Fehlerkorrekturen. Abschließend muss eine nahtlose Umstellung auf den Outsourcing-Partner erfolgen.
Fortlaufende Zusammenarbeit
Danach ist noch nicht Schluss. Genauso wichtig wie eine reibungslose Umsetzung ist die kontinuierliche Überwachung und Erstellung von Reportings.
Auf Basis der erstellten Reportings ist eine bessere Kontrolle der vorab definierten SLAs möglich.
In der Übersicht sind noch einmal alle fünf wichtigen Schritte zum Outsourcing der Lohnabrechnung dargestellt:
| Schritt | Abschnitt | Allgemein | Detail |
|---|---|---|---|
| 1 | Vorbereitung | Analyse der eigenen Bedürfnisse |
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| Partnerauswahl |
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| Ziele |
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| 2 | Datenschutz | Datenschutzbestimmungen |
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| Sicherheitsmaßnahmen |
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| Compliance |
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| 3 | Kommunikation | Leistungsübersicht |
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| Service Level Agreements |
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| Kommunikationswege |
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| 4 | Datenmigration | Vorbereitung |
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| Testläufe |
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| Übergangsphase |
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| 5 | Kontrolle | Reporting |
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| SLAs Überwachung |
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Christoph Mers
Online Content Manager
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