Mehr Schein als Sein?

Deutsche Unternehmen greifen zur Erfüllung vielfältiger Aufgaben wachsend auf Freiberufler zurück und sparen sich in vielen Fällen die Einstellung fester Mitarbeiter mit allen dazugehörigen Arbeitgeberpflichten. Doch diese auf den ersten Blick durchaus vorteilhafte Beauftragung freier Mitarbeiter kann schnell zum kostspieligen Drama werden, wenn bestimmte Sachverhalte nicht regelmäßig überprüft werden – Stichwort Scheinselbständigkeit.

Freiberufler im Vormarsch – HR oft nur Statist

Unsere Arbeitswelt digitalisiert und globalisiert sich in rasendem Tempo und gerade im exportorientierten Deutschland sind die Auftragsbücher der Unternehmen häufig zum Bersten voll. Dieser guten Nachricht steht eine schlechte gegenüber, denn es fehlt hierzulande vielerorts an geeignetem Fachpersonal, vor allen in den elementaren Bereichen IT, Produktion und Vertrieb. Die Recruiter dieses Landes haben im „war for talents“ folglich alle Hände voll zu tun und haben dennoch nicht immer Erfolg bei ihrer Suche. Hinzu kommt, dass gerade junge Talente gerne freiberuflich arbeiten, weil sie die entsprechenden Gestaltungsspielräume schätzen und die teilweise recht hohen Tagessätze als verlockend erachten. Diese Gemengelage führt nun bereits seit längerem zu einem stetigen Anstieg der Freiberufler, deutsche Arbeitgeber kaufen sich benötigtes Know-How mit Vorliebe extern ein. Der Haken daran: Die Personalabteilungen werden oft weder eingebunden noch überhaupt über den Einsatz von Freiberuflern informiert – und das kann teure Folgen haben. Ein heikles Thema in diesem Zusammenhang ist eine mögliche Scheinselbstständigkeit von Freiberuflern. Nicht jeder Auftragnehmer ist am Ende tatsächlich freiberuflich tätig, er kann auch unerkannt eine Tätigkeit als Arbeitnehmer vorliegen. Die Prüfdienste der Deutschen Rentenversicherung und des Finanzamtes werden diesbezüglich regelmäßig fündig. Mutiert nun ein Selbstständiger zu einem Arbeitnehmer in abhängiger Beschäftigung, freut das die Sozialversicherung und das Finanzamt bekommt Arbeit, doch für den nun als Arbeitgeber erkannten Auftraggeber wird es teuer, er kommt mit dem Gesetz in Konflikt. Doch auch der Freiberufler kann Ärger bekommen, wenn er vom freiberuflichen Auftragnehmer zum Arbeitnehmer wird. Scheinselbstständigkeit macht viele Probleme und deshalb sollte bereits im Vorfeld genau hingesehen werden.

Fachkenntnisse von HR sind elementar

Die Personalabteilung sollte aus vielerlei Gründen über den Einsatz von Freiberuflern im Unternehmen informiert sein, wichtige Stichworte sind an dieser Stelle Personalplanung, Recruiting und Talent Management. Doch es gibt noch ein sehr wesentliches Argument für die Einbindung von Human Resources in alle Prozesse rund um die Beschäftigung freier Mitarbeiter. Nur HR hat die fachliche Kompetenz, Freiberufler mit Blick auf eine mögliche Scheinselbständigkeit zu überprüfen und geeignete Maßnahmen einzuleiten, um eine solche Konstellation zu vermeiden bzw. zu beenden. Die Konsequenzen einer Beschäftigung Scheinselbständiger können für den Betrieb und für den betroffenen freien Mitarbeiter selbst erheblich sein – HR ist der Garant, um genau dies bereits im Vorfeld auszuschließen. Das Personalmanagement kann in kritischen Fällen auch ein Statusfeststellungsverfahren bei der Rentenversicherung in Betracht ziehen - dort wird der Status des Freiberuflers geklärt und festgestellt, ob eine Scheinselbstständigkeit vorliegt.

Scheinselbständigkeit: Kriterien

Wie ist die Definition von Scheinselbstständigkeit? Wann spricht man von freiberuflicher Tätigkeit, wer gilt als Gewerbetreibender, wer ist tatsächlich ein selbstständiger Unternehmer und wann hat man es mit einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung zu tun? Was sind typische Merkmale für Scheinselbstständigkeit? Ab wann entpuppen sich Selbstständige als Arbeitnehmer? Ist der Auftragnehmer immer Selbstständiger, wenn er zum Beispiel Steuerberater ist? Was ist ein selbständiger Beruf? Was sind freie Berufe und was bedeutet freie Mitarbeit? Wie sieht es mit einer gewerblichen Tätigkeit aus? Welche Gesetze gibt es in diesem Zusammenhang? Da sind viele Fragen rund um die Definition freiberuflicher Tätigkeit in Verbindung mit dem Thema Scheinselbständigkeit. Dieser Beitrag kann nur einen groben Überblick bieten. So gibt es bestimmte Kriterien, welche mit Blick auf eine Scheinselbständigkeit dringend und auch wiederholt zu prüfen sind. Der nun folgende Katalog bietet keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ist für sich alleine genommen auch keinen absoluten Schutz vor Scheinselbständigkeit. Der Teufel liegt in vielen Fällen im berühmten Detail – und genau deshalb ist das Personalmanagement in dieser Sache so wichtig. Entscheidend sind am Ende stets die tatsächlichen Verhältnisse. Wichtige Hinweise finden sich auch in Sozialgesetzbuch VI "Gesetzliche Rentenversicherung" (SGB VI). Außerdem bietet die Deutsche Rentenversicherung Bund in Zweifelsfällen ein Statusfeststellungsverfahren an. Diese prüft, ob der Selbstständige wirklich eine selbständige Tätigkeit ausübt oder ob eine Scheinselbstständigkeit vorliegt.
Die folgenden Fakten deuten auf Scheinselbständigkeit hin:

Die folgenden Fakten deuten auf Scheinselbstständigkeit hin:

• Der Freiberufler übt seine Dienstleistung nur für einen Auftraggeber aus. Er ist nicht tatsächlich selbständig - ein wichtiges Kriterium
• Der Freiberufler ist nicht Mitglied der Künstlersozialkasse, seine Tätigkeit ist keine künstlerische
• Der Freiberufler ist kein Gewerbetreibender, hat kein Gewerbe angemeldet und bezahlt keine Gewerbesteuer
• Der Freiberufler ist kein Selbstständiger in einem freien Beruf
• Der Freiberufler ist im Unternehmen durch bestimmte Personen weisungsunterbunden, es gibt keine unternehmerische Entscheidungsfreiheit.
• Der Freiberufler ist in die Prozesse des Auftraggebers integriert, seine Tätigkeit bzw. Dienstleistung ist nicht selbständig organisiert
• Der Freiberufler muss sich z.B. an bestimmte Arbeitszeiten und weitere Regelungen halten, was auf eine abhängige Beschäftigung hinweist
• Der Freiberufler ist überwiegend in Räumen des Auftraggebers tätig
• Der Freiberufler hat ein eigenes Büro im Betrieb des Auftraggebers
• Der Freiberufler hat eine eigene Telefondurchwahl des Auftraggebers
• Der Freiberufler hat eine eigene E-Mail-Adresse des Auftraggebers
• Der Freiberufler muss sich von einer Person des Auftraggebers Urlaub genehmigen lassen, entsprechende betriebliche Regelungen gelten auch für ihn
• Der Freiberufler muss den Auftraggeber über Krankheit informieren
• Der Freiberufler arbeitet mit einem vom Auftraggeber gekauften Equipment

Freie Berufe

Ein freier Beruf ist eng mit dem Thema Selbstständigkeit verbunden, denn er stellt einen selbstständig ausgeübten Beruf dar - eine Person übt entweder eine künstlerische Tätigkeit, eine schriftstellerische Tätigkeit oder eine wissenschaftliche, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit auf eigene Rechnung aus. Daneben gibt es eine Reihe weiterer definierter freier Berufe wie Arzt, Ingenieur, IT-Berater, Steuerberater, Diplom-Psychologen oder Lotsen. Die Abgrenzung der freien Berufe von Gewerbetreibenden ist nicht immer einfach. Eine freiberufliche Tätigkeit ist kein Gewerbe und folglich gilt nicht die gesetzliche Gewerbeordnung und es muss keine Gewerbesteuer gezahlt werden. Steuerrechtlich wird von den katalogähnlichen Berufen gesprochen, das Finanzamt erkennt bestimmte, den Katalogberufen ähnliche Berufe als freie Berufe an. Wer nachgewiesenermaßen in einem freien Beruf arbeitet, ist durch diese Definition als Selbstständiger anzusehen, eine Scheinselbstständigkeit kommt in der Regel nicht in Betracht. Die Tätigkeit eines Steuerberaters oder anderer freier Berufe ist also der Art nach unkritisch mit Blick auf Scheinselbstständigkeit.

Konsequenzen für Arbeitgeber und „Freelancer“

Wird nun im Rahmen einer Betriebsprüfung etwa durch die Deutsche Rentenversicherung Bund oder das Finanzamt festgestellt, dass ein Auftragnehmer in Wahrheit ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis ausübt und eben keine freiberufliche Tätigkeit vorliegt, so bleibt dies nicht ohne Folgen. Aus dem Auftraggeber wird nun rückwirkend ein Arbeitgeber – mit allen damit verbundenen Pflichten.

Im Einzelnen bedeutet dies insbesondere die Nachzahlung sämtlicher Beiträge zu allen Zweigen der Sozialversicherung inklusive aller Säumniszuschläge für einen rückwirkenden Zeitraum von bis zu vier Jahren, die Deutsche Rentenversicherung lässt grüßen. Da es sich um die Beiträge für Arbeitgeber und Arbeitnehmer handelt, können hier sehr hohe Summen zusammenkommen. Weiterhin haftet der Arbeitgeber ebenso wie der Arbeitnehmer für die rückwirkend fällige Lohnsteuer, das zuständige Finanzamt tritt auf den Plan. Was das Arbeitsrecht betrifft, so ist der nun als Arbeitnehmer klassifizierte Auftragnehmer rückwirkend mit dem vollen Arbeitnehmerschutz ausgestattet, das Arbeitszeitgesetz, das Bundesurlaubsgesetz und weitere arbeitsrechtliche Schutzgesetze lassen ebenso grüßen wie tarifvertragliche und betriebliche Vereinbarungen.

Doch auch dem betroffenen „Freelancer“ (nun Arbeitnehmer) drohen Unannehmlichkeiten, denn der Arbeitgeber kann seinerseits Rückforderungsansprüche an ihn prüfen – und dies kann gerade mit Blick auf die in der Regel hohen Tagessätze für Freelancer im Vergleich zur Bezahlung von Arbeitnehmern durchaus Erfolg haben.

Fazit

Die Beauftragung von Freiberuflern klingt für beide Seiten verlockend, hohe Flexibilität und keine Arbeitgeberpflichten für den beauftragenden Betrieb, attraktive Honorare und eine gefühlt große Unabhängigkeit für den Freiberufler. Doch es drohen hohe Risiken, wenn bestimmte Parameter nicht beachtet werden, eine Scheinselbständigkeit kann vorliegen. Nicht jede freiberufliche Tätigkeit ist am Ende auch eine solche und der angeblich Selbstständige kann schnell in die Kategorie "Scheinselbstständigkeit" fallen. Deshalb sollte die Personalabteilung stets einbezogen werden, wenn es um das Thema Scheinselbstständigkeit und Freiberufler geht. Empfehlenswert ist in diesem Zusammenhang auch ein Statusfeststellungsverfahren durch die Rentenversicherung. Dieses Verfahren klärt, ob ein Freiberufler der Art nach tatsächlich freiberuflich tätig ist oder in den Bereich der Scheinselbstständigkeit fällt.