Es wird Zeit zu handeln: Pflicht zur Zeiterfassung trifft auch KMU

Schon vor der ganzen Bredouille gab es in Deutschland in einigen Branchen die Pflicht, die Arbeitszeiten exakt aufzuzeichnen. Etwa für Gaststätten oder die Fleischwirtschaft. Und auch für geringfügige Arbeitsverhältnisse mussten die Arbeitszeiten präzise dokumentiert werden (um die Unterschreitung des gesetzlichen Mindestlohns zu verhindern).

Pflicht zur Zeiterfassung: Was hat sich geändert?

Im Mai 2019 erließ der Europäische Gerichtshof (EuGH) ein bahnbrechendes Urteil. Es hielt fest: Jeder Arbeitgeber in der Union ist verpflichtet, „ein objektives, zugängliches und verlässliches System“ zur Zeiterfassung einzuführen. Seither ist für deutsche Arbeitgeber nicht klar, ob sie diese Vorgabe bereits umsetzen müssen – eine konkrete nationale Regelung auf Gesetzesebene ist nämlich bis heute nicht erfolgt.

Vor rund einem Monat hat das Thema jedoch eine neue Wendung bekommen: Das Bundesarbeitsgericht stellte in einem Beschluss fest: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt in Deutschland bereits jetzt – auch ohne eine gesetzliche Regelung auf nationaler Ebene (Beschluss des BAG vom 13. September 2022, Az: 1 ABR 22/21).

Theoretisch reicht schon eine handschriftliche Lösung …

Weder der EuGH noch das BAG haben konkretisiert, wie eine Lösung zur Zeiterfassung aussehen soll. Somit gibt es auch keine Pflicht, die Arbeitszeiten per digitaler Software zu dokumentieren. Entscheidend ist nur, dass die Aufzeichnungen die Einhaltung rechtlicher Vorgaben ermöglichen, beispielsweise hinsichtlich Höchstarbeits-, Ruhe- und Pausenzeiten.

Sofern sie die richtigen Informationen erfassen, bleibt Arbeitgebern die Art der Zeiterfassung aktuell noch völlig freigestellt. Auch wenn diese mit klassischen, handschriftlich ausgefüllten Stundenzetteln erfolgt. Oder per Excelliste, in die die Mitarbeiter*innen täglich ihre Arbeitszeiten eintragen.

Allerdings ist das Verfahren aufwendig und fehleranfällig (Stichwort: manuelles Abtippen und Ausrechnen der Arbeitszeiten), für alternative Arbeitsmodelle wie Remote Work oder Homeoffice unpraktisch und überdies anfällig für Manipulationen. Wer kontrolliert schon täglich, ob Arbeitnehmer*innen ihre Arbeitszeit minutengenau aufzeichnen?

… praktisch hat die elektronische Zeiterfassung unschlagbare Vorteile.

Aktuell gibt es keine Verpflichtung, ein elektronisches Zeiterfassungssystem einzuführen. Doch es lohnt sich – und sollte auch für kleinere und mittlere Unternehmen die erste Wahl sein. Die Gründe dafür sind vielfältig:

• Kosten-Nutzen-Verhältnis: Die Kosten je Mitarbeiter*in für den Betrieb eines Zeiterfassungssystems sind erstaunlich gering. Die Software spart zugleich dank effizienterer Prozesse sogar Geld – und amortisiert sich so innerhalb kurzer Zeit.
• Genauere Abrechnungen: Weiß der Arbeitgeber, wie viele Stunden Mitarbeiter*innen an Projekten gearbeitet haben, kann er ihre Leistungen dem Kunden exakt in Rechnung stellen. Zugleich offenbaren sich so Optimierungspotenziale an Arbeitsabläufen.
• Geringere Fehleranfälligkeit: Durch die Erfassung der Arbeitszeiten inklusive Plausibilitätsprüfung sinkt die Fehleranfälligkeit gegenüber der manuellen Zeiterfassung deutlich.
• Erfüllung gesetzlicher Vorgaben: Die aktuelle Koalition arbeitet bereits an einem Gesetzentwurf für die Konkretisierung der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Wer schon heute auf ein durchdachtes Zeiterfassungssystem setzt, erfüllt künftige gesetzliche Vorgaben mühelos. Neue Anforderungen setzt der Software-Anbieter im Rahmen neuer Updates um.

Zeiterfassung für kleine und mittlere Unternehmen: Tipps für die Software-Auswahl

Damit eine Zeiterfassungslösung in der Praxis tatsächlich eine deutliche Erleichterung bringt, sollten Arbeitgeber bei der Auswahl auf diese Aspekte achten:

• Einfache Bedienung: Eine übersichtliche Struktur und Benutzerführung, klare Funktionalitäten und eine intuitive Bedienung der Eingabemasken erleichtern sowohl den Mitarbeiter*innen als auch der Lohnabrechnung das Leben. Arbeits- und Pausenzeiten lassen sich im Idealfall auf Knopfdruck erfassen.
• Mobile Nutzung: Bei KMU beliebt sind App-Lösungen und andere Softwareprodukte, die auf mobilen Endgeräten wie Notebooks oder auch im Homeoffice verfügbar sind. Wer auf Baustellen unterwegs ist, Kundenbesuche absolviert oder auf Messen arbeitet, erfasst seine Arbeitszeiten effizient direkt vor Ort.
• Auswertung & Anbindung: Schnelle Auswertungen – etwa über die abzubauenden Überstunden, die Anwesenheiten an bestimmten Tagen oder die Krankenstände – verschaffen dem Arbeitgeber wertvolle Informationen zu seiner Belegschaft. Dabei helfen Schnittstellen zu anderen Softwareprodukten (z. B. für die Entgeltabrechnung).
• Günstige Anschaffung: Die Investition von vier- oder fünfstelligen Beträgen in teure Zeiterfassungs-Hardware (z. B. Stempel-Terminals) ist in kleinen und mittleren Unternehmen häufig nicht notwendig. Die Einführung einer Cloudlösung lässt sich mit minimalen Mitteln umsetzen.

Bereits im Frühjahr 2022 hatte Bundesarbeitsminister Hubertus Heil einen Gesetzesentwurf zur Arbeitszeiterfassung auf den Weg gebracht. Dieser sah bereits die Verpflichtung zur elektronischen und manipulationssicheren Erfassung der Arbeitszeiten vor. Noch ist unklar, ob er in dieser Form in Kraft treten wird. Arbeitgeber tun jedoch gut daran, schon heute vorzusorgen. So dürfen sie sich in der kommenden Zeit in Sicherheit wähnen und können der gesetzlichen Verankerung der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung entspannt entgegensehen.

SD-Worx-Zeiterfassung: intelligente und benutzerfreundliche Software

In kleinen und mittleren Unternehmen ist die Unsicherheit groß: Wie müssen wir Arbeitszeiten jetzt erfassen, um der aktuellen Rechtslage ebenso gerecht zu werden wie möglicherweise kommenden Gesetzesänderungen? Die Zeitwirtschaftslösung von SD Worx macht beides möglich. Die wichtigsten Eckdaten im Überblick:

• selbstständige Verwaltung der Arbeitszeiten durch die Mitarbeiter*innen per Self-Service-Tool
• dadurch effizientere Prozesse
• stetiger Überblick über An- und Abwesenheiten
• spielende Einhaltung rechtlicher Vorgaben
• kinderleichte Auswertungen und individuelle Berichte nach Maß
• flexible Erfassung der Arbeitszeiten per App, Weboberfläche oder Terminal
• automatisierte Berücksichtigung individueller Arbeitszeitmodelle, Schichtzulagen oder Überstunden
• sichere, DSGVO-konforme Datenverarbeitung
• exakte Berechnung der Arbeitszeiten

Ein gutes Zeiterfassungssystem kann in kleinen und mittleren Unternehmen einiges bewirken: Weg von der „Zettelwirtschaft“, hin zum durchdachten Zeitmanagement, das viel mehr ist als nur eine reine Umsetzung gesetzlicher Vorgaben.

Arbeitgeber reduzieren so zeitraubende Routinearbeiten, verringern die Fehleranfälligkeit ihrer Systeme, gehen einen wichtigen Schritt hin zur Automatisierung der Abrechnung und können sich künftig noch mehr auf ihre Kernaufgaben wie die Akquise und Betreuung der Kunden oder die Erbringung ihrer Dienstleistungen konzentrieren.