Personalakte im öffentlichen Dienst – Antworten auf die wichtigsten Fragen
Die Personalakte ist ein wichtiger Bestandteil des öffentlichen Dienstes. Denn: nur dort ist sie gesetzlich vorgeschrieben. Nach § 106 des Bundesbeamtengesetzes sind Personalakten für Beamt*innen Pflicht. Auch für andere Mitarbeiter*innen des öffentlichen Dienstes müssen Personalakten erstellt werden. § 3 Abs. 5 TVöD und § 3 Abs. 6 TV-L setzen die Existenz einer Personalakte voraus.
An die Personalakte gelten allerdings hohe Ansprüche – insbesondere bezüglich des Datenschutzes, der Aufbewahrungsfristen und der Rechte der Arbeitnehmer*innen. In diesem Blogbeitrag beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um das Thema Personalakte im öffentlichen Dienst und in der Wirtschaft.
Was ist eine Personalakte im öffentlichen Dienst?
§ 106 des Bundesbeamtengesetzes definiert die Personalakte wie folgt: Sie sammelt "alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten Daten, (…), soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen".
Auch für Nicht-Beamt*innen gilt die Personalakte als „eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engen Zusammenhang mit seinem Dienstverhältnis stehen“ (BAG, Urteil v. 19.7.2012, 2 AZR 782/11).
Die Form, in der die Personalakte geführt wird, ist nicht vorgegeben. Sie kann daher als Papierakte oder als elektronische Akte vorliegen. Wichtig ist nur, dass sie ein vollständiges und wahrheitsgemäßes Bild der dienstlichen Verhältnisse gibt. Sie darf keine Unwahrheiten oder falsche Angaben enthalten, muss die Privatsphäre der Personen schützen und sollte sorgfältig gepflegt werden.
Erstellt wird die Personalakte grundsätzlich mit dem Zustandekommen eines Arbeitsverhältnisses, das bedeutet, sobald ein Arbeitsvertrag unterschrieben wird. Von diesem Moment an beginnt die Akte mit den eingereichten Bewerbungsunterlagen und dem Vertragsdokument. Für Auszubildende wird der Startpunkt ihrer Ausbildung als Gelegenheit genommen, um eine entsprechende Personalakte zu erstellen. Von da an werden alle weiteren wichtigen Unterlagen in die Akte aufgenommen. Endet das Arbeitsverhältnis, wird die Beendigung inklusiver aller relevanter Dokumente ebenfalls in der Personalakte vermerkt.
Arbeitnehmer*innen müssen darüber hinaus zustimmen, dass eine Personalakte mit ihren Unterlagen geführt wird. Ein entsprechender Hinweis darüber ist oft im Arbeitsvertrag oder in den Betriebsvorschriften enthalten.
Wie ist eine Personalakte im öffentlichen Dienst aufgebaut?
Der Aufbau der Personalakte ist nicht fest vorgegeben und ist daher individuell gestaltbar. § 106 des Bundesbeamtengesetzes gibt jedoch Empfehlungen, wie der Aufbau aussehen kann. Es empfiehlt sich eine Unterteilung in Grundakte und verschiedene Teilakten mit thematischen Schwerpunkten wie Entgelt und Versicherung. Wichtig ist der stringente Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis, der bei der Personalakte gegeben sein muss.
Da bei der Personalakte ein ganzheitliches Bild so wichtig ist, sollte der Aufbau durchdacht und logisch nachvollziehbar sein. Bei papiergebundenen Personalakten bietet sich ein chronologischer Aufbau an, während elektronische Personalakten oft thematisch sortiert sind.
Vollständigkeit und Kontinuität sind zwei Stichworte, denen eine besonders hohe Bedeutung zukommt. Dies ist besonders im öffentlichen Dienst entscheidend. Da hier die Einstellung und Beförderung nach dem Prinzip der Bestenauslese nach Artikel 33, Absatz 2 des Grundgesetzes erfolgt, ist eine ganzheitlich geführte Personalakte der beste Anhaltspunkt dafür.
Was gehört rein?
Die Personalakte hat ein gewisses Mindestmaß an Daten, die sie enthalten muss. Dieses ergibt sich aus dem Steuer- und Sozialversicherungsrecht sowie dem Nachweisgesetz über die Dokumentation des Arbeitsverhältnisses. Die entsprechenden Dokumente müssen Arbeitgeber*innen führen, unabhängig davon, ob eine Personalakte existiert oder nicht. Wird eine entsprechende Akte erstellt, gehören diese aber selbstverständlich hinein.
Darüber hinaus ist die bereits erwähnte Unterteilung in Grundakte und Teilakte möglich. Die Grundakte enthält dabei alle Vorvertragsdaten, Vertragsdaten, Entwicklungsdaten und Allgemeindaten. Teilakten ergeben sich aus den Unterlagen zu der Besoldung bzw. dem Entgelt sowie den Sozial- bzw. Krankenversicherungsunterlagen. Welche Unterlagen genau zu den hier genannten Daten gehören erfahren Sie in unserer praktischen Checkliste am Ende des Blogbeitrags.
Was darf nicht rein?
Die Privatsphäre der Person hat in der Personalakte oberste Priorität. Diese muss geschützt bleiben. Aus diesem Grund dürfen keine privaten Informationen in der Personalakte enthalten sein, die nicht im Zusammenhang mit der Beschäftigung stehen. Private Interessen, Social Media Beiträge von privaten Accounts oder sonstige Informationen von Online-Plattformen haben in der Personalakte nichts verloren.
Ebenso dürfen Krankheitsgründe oder vertrauliche ärztliche Unterlagen nicht enthalten sein. Ausnahme ist hier lediglich die Relevanz für das Beschäftigungsverhältnis oder die Ausübung der Tätigkeit. Gerichtsunterlagen, Prüfungsakten oder Stellenbewertungen dürfen grundsätzlich nicht enthalten sein.
Für die Personalakte irrelevant sind außerdem Unterlagen, in denen eine Person nur namentlich genannt wird, sonst aber keine für die Beschäftigung relevanten Informationen enthalten sind. Schließlich sind auch Dokumente wie Stellenpläne oder Nachwuchskräftekarteien nicht teil der Personalakte. Sie enthalten zwar mehr als nur eine namentliche Nennung der betroffenen Person, stehen aber meist in keinem Zusammenhang zu dem Beschäftigungsverhältnis.
Fakten & Fristen
Arbeitgeber*innen haben bei der Führung von Personalakten einige Pflichten und Fristen zu beachten. Die wichtigste Verpflichtung gilt dem Datenschutz. Das Bundesdatenschutzgesetz spezifiziert detaillierte Vorschriften für den Umgang mit den personenbezogenen Informationen der Mitarbeiter. Ein zentrales Prinzip dabei ist, dass die Datenverarbeitung stets einem bestimmten Zweck dienen muss.
Dieser Zweck ist etwa bei Beginn, Beendigung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses gegeben ebenso wie bei der Interessensvertretung der Beschäftigten oder bei der Aufdeckung von Straftaten. Besteht keiner der genannten Gründe für die Speicherung von Daten, muss die Personalakte vernichtet werden. Zu beachten sind hierbei jedoch die Aufbewahrungsfristen für einzelne Dokumente.
Die Aufbewahrungspflicht beschreibt, dass verschiedene Dokumente unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen, die von Arbeitgeber*innen einzuhalten sind. So müssen Dokumente, die eventuelle Schadensersatzansprüche betreffen, 3 Jahre aufbewahrt werden. Dokumente mit steuerlicher Relevanz werden rund 6 Jahre verwahrt, Buchungsbelege zum beruflichen Werdegang sogar 10 Jahre. Schließlich müssen Dokumente, die die Pensionskasse oder weitere Versorgungsansprüche betreffen, 30 Jahre lang aufbewahrt werden.
Die Fürsorgepflicht gibt vor, dass alle Dokumente in der Personalakte sorgfältig und sicher aufbewahrt werden. Die Weitergabe an Dritte oder das unbefugte Teilen mit externen Personen ist streng verboten. Grundsätzlich sollten nur wenige Personen und nur mit triftigem Grund Zugriff auf die Personalakten haben. Meist sind dies im Arbeitsalltag der Chef oder die Chefin sowie der oder die Personalverantwortliche. Sie unterliegen der Schweigepflicht und dürfen ihnen bekannte Informationen aus der Akte nicht mit unbefugten Personen teilen.
Allen Arbeitnehmer*innen steht das Recht auf Einsicht zu. Sie dürfen also ihre eigene Personalakte jederzeit und ohne Angabe von Gründen einsehen – auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (vgl. § 110 Abs. 1 Bundesbeamtengesetz sowie § 3 Abs. 5 TVöD und § 3 Abs. 6 TV-L). Es ist lediglich eine Beantragung beim Vorgesetzten notwendig. Bei der Einsicht dürfen Kopien, Auszüge und Notizen gemacht werden. Darüber hinaus haben Arbeitnehmer*innen das Recht, unrichtige Angaben zu streichen oder zu ändern. Sie können auch eine schriftliche Gegendarstellung der in der Personalakte genannten Gegebenheiten verfassen. Diese ist ebenfalls in die Personalakte einzufügen.
Die Entfernung von Abmahnungen, die eventuell enthalten sind, ist auch möglich. Gründe für eine Entfernung sind entweder bei falschen Angaben gegeben oder wenn die Inhalte der Abmahnung inzwischen gegenstandslos sind. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn die Abmahnung mehrere Jahre her ist und nicht mehr dem aktuellen Stand entspricht.
Was ist mit elektronischen Personalakten?
In der freien Wirtschaft sind elektronische Personalakten zunehmend die Norm. Auch im öffentlichen Dienst beginnt die elektronische Aktenführung Fuß zu fassen und papiergebundene Personalakten werden dementsprechend immer seltener. Die elektronische Personalakte bietet eine Reihe von Vorteilen.
Zunächst sind der Speicherungsprozess und die Sortierung von Unterlagen in elektronischer Form deutlich effizienter. Auch der Zugriff auf die Personalakte ist in digitaler Form von überall möglich. Mit praktischen Suchfunktionen im Dokument lassen sich wichtige Stellen in der jeweiligen Situation schnell und einfach finden. Schließlich ist die elektronische Personalakte deutlich platz- und kostensparender, denn sie muss nicht länger in speziellen Sicherheitsschränken aufbewahrt werden.
Eine elektronische Sicherung der Daten ist laut Experten leichter als die sichere Aufbewahrung von physischen Akten. Allerdings muss dabei eine entsprechende Software mit zertifiziertem Sicherheitssiegel verwendet werden.
Die elektronische Personalakte unterliegt denselben Anforderungen wie ihr Pendant im Papierformat. Kontinuität und inhaltliche Richtigkeit sind auch hier von größter Bedeutung ebenso wie der Datenschutz. Es müssen entsprechende technische Maßnahmen getroffen werden, die dies sicherstellen.
Anforderungen an die ePersonalakte
Wichtige Anforderungen die besonders an elektronische Personalakten gelten sind: Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Verkehrsfähigkeit, Echtheit, Lesbarkeit, Unveränderlichkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Löschbarkeit.
Auch bei der Umwandlung von papiergebundenen Personalakten in elektronische Personalakten muss auf den Datenschutz geachtet werden. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung vor der Umstellung ist daher Pflicht. Darüber hinaus muss eine Übertragungssicherheit bei dem Scanverfahren gewährleistet werden. Ist diese nicht gegeben ist eine Umwandlung von Papierakten in eine elektronische Form nicht erlaubt.
Wird eine papiergebundene Personalakte erfolgreich in eine elektronische Akte umgewandelt, muss die ursprüngliche papiergebundene Form vernichtet werden. Wichtig ist außerdem: Werden mehr als 10 elektronische Personalakten in einem Unternehmen erstellt, müssen die Arbeitgeber*innen eine*n Datenschutzbeauftragte*n einstellen bzw. bestimmen.
Weg zu mehr Digitalisierung
Die Personalakte dokumentiert nicht nur die gesamte berufliche Laufbahn eines Beschäftigten, sondern ist auch ein unverzichtbares Instrument für die Personalverwaltung und -entwicklung. Die elektronische Personalakte kann dabei Effizienz, Datenschutz und Zugänglichkeit der Akte erheblich verbessern. Wichtig ist jedoch, dass bei der Einführung und Handhabung elektronischer Personalakten die rechtlichen Rahmenbedingungen, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Fristen, strikt beachtet werden. Die Transformation hin zur elektronischen Personalakte stellt somit einen wichtigen Schritt dar, um den öffentlichen Dienst modern, effizient und zukunftsfähig zu gestalten.
Egal für welche Form der Personalakte Sie sich aber entscheiden: ein schlüssiger Aufbau bleibt unverzichtbar. Nachfolgend haben wir daher einen möglichen Aufbau inklusive aller wichtigen Dokumente für Sie zusammengefasst:
Checkliste für die Personalakte im öffentlichen Dienst
Vorvertragsdaten
- Bewerbungsunterlagen
- Personalfragebögen
- Allgemeine Bewerbungskorrespondenz
- Ggf. Eignungstests, ärztliche Gutachten etc.
- Ggf. Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis, Kopie des Schwerbehindertenausweises
Vertragsdaten
- Arbeitsvertrag & Vertragsänderungen (Beförderung, Versetzung, Stundenanpassung etc.)
- Verschwiegenheitserklärungen
- Unterlagen über Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- Arbeitszeugnisse (Zwischen- & Endzeugnisse)
Entwicklungsdaten
- Fortbildungen, Qualifizierungen etc.
- Abmahnungen
Allgemeindaten
- Unterlagen über die Tätigkeit (vorübergehende oder endgültige Übertragung der Tätigkeit etc.)
- Korrespondenz zwischen Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber*innen
- Krankheitsbescheide bei Unterrichtsanspruch
- Urlaubsanträge & -bewilligungen
- Informationen über Nebenbeschäftigungen
- Vermerke über Mitgliedschaft im Personal- oder Betriebsrat
Entgeltdaten & Versicherungsdaten (Teilakte)
- Sozialversicherungsausweis
- Anmeldung und Nachweise zur Krankenkasse
- Gehalts- oder Lohnbescheinigungen
- Lohnsteuerunterlagen
Christoph Mers
Online Content Manager