Volle Aktenschränke trotz elektronischer Personaldaten

Eine Studie von techconsult im Auftrag von PeopleDoc und SD Worx untersucht den Zugewinn in Personalabteilungen durch digitales HR-Dokumentenmanagement. Personalmangel und Zeitdruck sind die größten Herausforderungen der HR. Doch viele Unternehmen sehen sich noch nicht in der Lage, ihnen mit digitalen Veränderungen zu begegnen. Durch die digitale Transformation werden administrative Routinetätigkeiten und repetitive Abläufe im Personalmanagement nicht nur standardisiert und automatisiert. Digitalisierung ist darüber hinaus auch Grundlage dafür, den Mitarbeitern bedarfsgerechte und individuelle Services in Personalangelegenheiten bereitzustellen.

Personalverantwortliche stehen noch immer vor einer Vielzahl von Herausforderungen. 50 Prozent sehen sich in der Pflicht, Druck- und Archivierungskosten einzusparen. 37 Prozent der Personalabteilungen sind mit Personalproblemen konfrontiert. Jeder Dritte sieht sich einem wachsenden Zeitdruck ausgesetzt. Zeitmangel geht in der Regel häufig zu Lasten der Qualität. Werden Aufgaben unter Zeitdruck bearbeitet, steigt meist die Fehleranfälligkeit. Korrekturen und Doppelarbeiten sind die Folge. Schnittstellen zu anderen HR-relevanten Prozessen, wie beispielsweise Payroll, Controlling oder Talentmanagement werden von einem Drittel der Befragten vermisst. Jedes vierte Unternehmen beklagt zu lange Durchlaufzeiten von Dokumenten.

Das digitale Erfassen von Personaldaten hat sich in Unternehmen ab 1.000 Mitarbeiter weitreichend etabliert. Ganz anders sieht es bei der Digitalisierung der Dokumente aus. Räume voller Aktenschränke scheinen in größeren Unternehmen noch immer keine Seltenheit zu sein. 61 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, die Personaldaten elektronisch zu verwalten. Doch erst 33 Prozent verwalten sowohl die Personaldaten als auch Personaldokumente digital.

Mit Softwarelösungen für das HR-Dokumentenmanagement lassen sich Dokumente aktiv managen: Von der Dokumentenerzeugung, dem Zugriff, der Verteilung, der Archivierung, bis hin zur automatischen Überwachung von Aufbewahrungsfristen und dem Löschen einer Personalakte. Unternehmen sparen so Kosten, Raum und Zeit. Kein Drucken von Dokumenten mehr, kein Ablegen und Archivieren in dicken Aktenordnern.

Die Studienergebnisse zeigen: Etwa jedes zweite Unternehmen sieht sich aktuell noch nicht in der Lage, die Herausforderungen durch digitale Veränderungen erfolgreich anzugehen. Die Chancen, die sich aus digitalen Veränderungen ergeben, werden noch nicht ausreichend und zufriedenstellend genutzt. Dennoch kennen Personalverantwortliche die Vorteile und den Mehrwert, den die Digitalisierung für ihre Abteilung bringt: 63 Prozent der Befragten sind überzeugt, dass sie durch digitale Technologien effektiver sein können. Darüber hinaus lassen sich Routineaufgaben effizienter gestalten. Dies führt zu Zeit- und Kosteneinsparungen. 52 Prozent der Befragten schätzen die Transparenz zu den Personaldaten und den Zuständigkeiten der Mitarbeiter. Über 40 Prozent vermeiden Doppelarbeiten und reduzieren die Liege- bzw. Durchlaufzeiten der Dokumente. Hinzu kommt der Nutzen von Analyse- und Reporting-Tools, die das HR-Team bei der strategischen Planung unterstützen.

Durch die Digitalisierung werden nicht nur administrative Prozesse automatisiert. Sie ist auch eine wichtige Voraussetzung, den Mitarbeitern bedarfsgerechte und individuelle Services bereitzustellen. Ein Beispiel hierfür ist die digitale Wissensdatenbank. Sie macht Informationen und Formulare für alle Mitarbeiter leicht zugänglich und bringt für Mitarbeiter und HR Vorteile.

85 Prozent der Befragten halten eine digitale Wissensdatenbank für sehr nützlich bis nützlich. 55 Prozent aller Befragten sind der Meinung, dass dieser Service zur Zufriedenheit der Mitarbeiter beiträgt. Fragen können darüber eingereicht und ohne lange Wartezeiten automatisiert beantwortet werden. Dokumente lassen sich schnell und einfach anfordern und Formulare bereitstellen.

Ein elektronisches Schließfach, in denen alle personalrelevanten Dokumente hinterlegt sind, ermöglicht Mitarbeitern den schnellen und einfachen Zugriff auf die für sie wichtigen Dokumente – jederzeit, überall und von jedem Gerät. Während eine E-Mail leicht an die falsche Person geschickt werden oder bedrucktes Papier verlorengehen kann, gewährleistet ein elektronisches Schließfach das sichere Aufbewahren von Mitarbeiterdokumenten. Ein weiterer Vorteil ist das Teilen der Dokumente mit vertrauenswürdigen Personen, wie beispielsweise Steuerberatern. Über zwei Drittel der Personalverantwortlichen halten elektronische Schließfächer für sinnvoll bis sehr sinnvoll. 52 Prozent der Befragten sind überzeugt, dass ein persönliches elektronisches Schließfach zur Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt.

Mit cloudbasierten Personalmanagementlösungen sind beide Services standortübergreifend und weltweit nutzbar - ein großer Vorteil insbesondere auch für global aufgestellte Unternehmen. Mitarbeiter können auf Dokumente und Formulare für Personalangelegenheiten zugreifen, wann immer und wo sie wollen. 

Die Studie „Digitales Dokumentenmanagement – ein Zugewinn an Effizienz in Personalabteilungen“ wurde von der techconsult GmbH im Auftrag von PeopleDoc und SD Worx konzipiert und durchgeführt. Im Februar 2019 wurden 150 Unternehmen zum Thema Digitalisierung im Personalmanagement befragt. Die Befragung erfolgte über einen Online-Fragebogen. Die Stichprobe umfasste größere Unternehmen ab 1.000 Mitarbeiter aller Branchen. Ansprechpartner waren Personalverantwortliche, in erster Linie Personalleiter und HR-Manager.

Die komplette Studie steht kostenfrei zum Download zur Verfügung:

Als Research und Analystenhaus ist techconsult seit 25 Jahren der Partner für Anbieter und Nachfrager digitaler Technologien und Services. Analysen auf der Anwenderseite erlauben einen Einblick in die Problemfelder und Zukunftsvisionen der Unternehmen. Für ein realitätsnahes Bild sorgen dafür über 20.000 Interviews pro Jahr mit Business- und IT-Entscheidern. In Verbindung mit dem permanenten Screening von Produkten und Serviceleistungen der Anbieter erfolgt die erfolgsorientierte Strategie- und Umsetzungsberatung. Auf digitalen Plattformen stellt techconsult Business- und IT-Entscheidern seit vielen Jahren themenspezifische Assessment-Tools zur Problemfeld- und Positionierungs¬analyse zur Verfügung. Die techconsult GmbH wird vom geschäftsführenden Gesellschafter und Gründer Peter Burghardt am Standort Kassel mit einer Niederlassung in München geleitet und ist Teil der Heise Gruppe.

PeopleDoc by Ultimate Software setzt Mitarbeiter an die erste Stelle. Mit der Software für Personalmanagement von PeopleDoc verbessern Unternehmen ihre Employee Experience, steigern die Agilität ihrer HR und vereinfachen die Einhaltung der weltweiten Compliance. PeopleDoc ist ein Unternehmen der Ultimate Software, einem weltweit führenden Anbieter von cloudbasierten Human-Capital-Management-Lösungen. Ultimate Software betreut derzeit über 6.100 Kunden weltweit.

Weitere Informationen: www.people-doc.de.

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