Attraktives Must-have für KMUs: Mit elektronischer Zeiterfassung in die Zukunft
20. April 2023
- Elektronische Zeiterfassung legt den Grundstein für eine vorausschauende Personaleinsatzplanung.
- Größere Transparenz bei Arbeitszeiten ermöglicht eine bessere Work-Life-Balance.
- KMUs können damit ihre Attraktivität als Arbeitgeber steigern.
Nach dem Beschluss des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts hat das Bundesarbeitsministerium nun einen Gesetzesentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes vorgestellt. Dass die Einführung einer standardisierten und elektronischen Zeiterfassung insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) vor große Herausforderungen stellt, zeigt eine Erhebung von SD Worx, ein führender europäischer Anbieter von Personaldienstleistungen: Arbeitszeiten werden nur in 33 Prozent der Unternehmen mit bis zu neun Mitarbeiter*innen erfasst.
Dabei ist eine Erfassung der Arbeitszeiten nicht nur mit Blick auf das Urteil des Bundesarbeitsgerichts verpflichtend, sondern eine elektronische Erfassung kann auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen verbessern. KMUs befinden sich vor allem bei der Rekrutierung neuer Talente oftmals in einer schwierigen Ausgangslage, weil sie weniger bekannt sind als größere Mitbewerber*innen. Daher müssen sie als Arbeitgeber*in andere Vorteile anbieten, die sie von der Konkurrenz abheben und für Mitarbeitende attraktiv machen. Entsprechend wichtig ist es gerade für KMUs, vorherrschende Trends der Arbeitswelt zu identifizieren und in die Unternehmenskultur zu integrieren.
Mit mehr Transparenz zu einer verbesserten Work-Life-Balance
Viele Arbeitnehmer*innen priorisieren mittlerweile zeitlich und räumlich flexibles Arbeiten und wünschen sich eine damit einhergehende ausgewogene Work-Life-Balance. Eine elektronische Zeiterfassung kann die nötige Grundlage schaffen, um sowohl die Interessen der Belegschaft als auch des Unternehmens zu wahren. Mitarbeiter*innen erhalten die Möglichkeit, ihre Arbeitsstunden genau zu erfassen, denn Daten können automatisch in einem System hinterlegt und dokumentieren werden. Das sorgt für mehr Transparenz zwischen Vorgesetzen und ihren Mitarbeitenden, insbesondere hinsichtlich der geleisteten Arbeitszeit und der damit einhergehenden Vergütung. Nicht nur die Mitarbeitenden können dadurch ihre Arbeitszeiten besser organisieren und auf ihre persönlichen Bedürfnisse abstimmen – auch ihre Vorgesetzten können im Blick behalten, ob Kolleg*innen regelmäßig zu viele Stunden leisten, und beispielsweise mit Ausgleichstagen entgegenwirken. Das kann dazu beitragen, Burn-out zu vermeiden und insgesamt ein entspannteres Arbeitsklima im Unternehmen zu etablieren. Hinzu kommt, dass das Unternehmen sich gegen etwaige Strafen absichern kann, da die Arbeitszeiten zuverlässig erfasst werden und sich so unter anderem das Einhalten der vorgeschriebenen Ruhezeiten überprüfen lässt.
Auf Zeitersparnis und Genauigkeit setzen
Besonders herausfordernd ist die Digitalisierung von Prozessen für Kleinstunternehmen. Sie müssen in der Regel mit sehr begrenzten Ressourcen arbeiten und suchen daher oft nach smarten Lösungen, die ihnen bei der Digitalisierung helfen. Hier ist eine einfach zu handhabende Softwarelösung gefragt, die sich schnell und unkompliziert einsetzen lässt und dem Unternehmen trotzdem großen Nutzen bringt. Im Gegensatz zu manuellen Methoden wie Stundenzetteln oder Excel-Tabellen bietet eine elektronische Zeiterfassung wesentlich höhere Genauigkeit und große Zeitersparnis, da der Aufwand und das Risiko von Fehlern bei der Erfassung minimiert werden. Wie groß dieser Nutzen sein kann, zeigt sich besonders in Betrieben mit komplexen Anforderungen – etwa bei der Zahlung von Zuschlägen für Schichtarbeit. Ohne smartes System, das automatisch Feiertagszuschläge berechnet oder Pausen abzieht, kann eine manuelle Erfassung dieser Arbeitszeiten großen zeitlichen Aufwand für das Unternehmen bedeuten. Darüber hinaus ermöglicht ein solches System auch die vorausschauende Planung des Personaleinsatzes, da Krankheitstage und geplante Urlaube ebenfalls erfasst werden. Die Fachabteilung ist somit in der Lage, Arbeitspläne schnell und effizient zu erstellen oder Anpassungen vorzunehmen.
Thomas Walther, Director SME Germany bei SD Worx, erklärt: „Mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist der Gesetzgeber bereits einen Schritt in Richtung Digitalisierung gegangen und erwartet, dass Arbeitgeber in Zukunft ebenfalls digitaler agieren. Für KMUs gibt es viele einfache Möglichkeiten, Prozesse wie die Zeiterfassung im Unternehmen moderner zu gestalten. Dadurch lassen sich nicht nur die Arbeitszeiten effizienter verwalten, sondern auch Ressourcen besser planen, sodass die Mitarbeitenden von einem flexiblen und ausgewogenen Arbeitsumfeld profitieren, was die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber steigert.“