Digitales Personalmanagement in KMU

• KMU können Digitalisierungsprojekte aufgrund ihrer überschaubaren Unternehmensgröße einfacher umsetzen
• Moderne HR-Lösungen, wie die All-in-one-Suite von SD Worx für KMU, helfen bei der Implementierung eines digitalen Personalmanagements
• Arbeitnehmer*innen in KMU sollten bestmöglich in die Veränderungen mit eingebunden warden

Stärken und Vorzüge des KMU-Sektors

Bei der Digitalisierung von Unternehmen gibt es eine Reihe von Prozessen, die für den erfolgreichen Wandel wichtig sind: Für KMU ist dies ein durchdachtes und mitarbeiterzentriertes Personalmanagement – welches in manchen KMUs erst noch komplett neu aufgebaut werden muss. Dass dieses Vorhaben in kleinen und mittelgroßen Unternehmen am besten umgesetzt werden kann, liegt unter anderem an deren Flexibilität. Digitalisierungsprojekte in KMU sind aufgrund der geringeren Unternehmensgröße generell überschaubarer als bei größeren Unternehmen. Das wiederum verschafft ihnen mehr Kreativität innerhalb ihrer Strukturen und gibt ihnen gleichzeitig die Möglichkeit, sich in neue Bereiche auszudehnen. Denn der deutsche Mittelstand musste sich innerhalb der letzten zwei Jahre zügig von traditionellen Arbeitsprozessen trennen und den Mitarbeiter*innen sämtliche Werkzeuge für das bis dato größtenteils noch unbekannte Arbeiten im Homeoffice kurzfristig zur Verfügung stellen. Laut der aktuellen Studie „A Worker‘s Journey“ von SD Worx befinden sich KMU aber nach wie vor im Umstellungsprozess. Die Effizienz betrieblicher Abläufe zu optimieren, steht dabei ganz oben auf der Agenda, gefolgt von sonstigen Digitalisierungsaufgaben. Für KMU ist der Einsatz von ressourcensparenden HR-Tools daher eine gute Chance, den Unternehmenserfolg langfristig zu steigern und sich als zeitgemäße Arbeitgeber aufzustellen.

Mit Hilfe von HR-Lösungen zum digitalen Personalmanagement

„Viele Unternehmen verfolgen trotz unterschiedlicher Prioritätensetzung und Größenordnung ein gemeinsames Ziel: die Digitalisierung der HR-Arbeit durch die Einführung eines modernen Personalmanagementsystems. Dies erfordert eine nachhaltige und zukunftsfähige Digitalisierungsstrategie – ein bisher langwieriges Unterfangen für den deutschen Mittelstand“, weiß Thomas Walther, Direktor KMU Deutschland bei SD Worx. Diese Herausforderung lässt sich jedoch in wenigen Schritten und durch die Verwendung von intelligenten HR-Softwares lösen, die sowohl klassische, zeitintensive HR-Prozesse automatisieren als auch vereinfachen. Dazu gehört in erster Linie die digitale Abwicklung von der Erfassung von Stammdatenänderungen durch die Mitarbeitenden bis zum digitalen Zugriff auf die elektronische Personalakte und den Zugriff auf die E-Payslips. HR-Lösungen können auch das An- und Abwesenheitsmanagement in KMU verbessern, indem sie den Mitarbeiter*innen ermöglichen, ihre Arbeitszeiten einfach zu erfassen und Urlaubs- sowie Krankheitsanträge unkompliziert und papierlos einzureichen. Zusätzlich sollte im Zuge der Implementierung eines digitalen Personalmanagements auch das Spesenmanagement in Angriff genommen werden: Denn dank der elektronischen Erstellung von Dokumenten sind diese nicht nur umweltfreundlicher, sondern auch deutlich zeitsparender, da die Bearbeitung weniger Leistung von Personalverantwortlichen erfordert. Moderne HR-Lösungen unterstützen überdies die Personaleinsatzplanung von Zeitarbeitskräften in KMU. Dadurch entfallen aufwändige manuelle Prozesse und der Arbeitgeber hat dank Statistiken zum Personaleinsatz jederzeit einen Gesamtüberblick und kann so die richtigen Entscheidungen für den Unternehmenserfolg treffen. 

Eine gute Vorbereitung ist das A und O

„Für eine möglichst reibungslose Digitalisierung empfiehlt sich für KMU zunächst ein stufenweises Vorgehen, wobei der Schwerpunkt auf einer angemessenen Vorbereitung liegen sollte“, erklärt Walther. „Ehe Digitalisierungsprojekte angestoßen werden, sollten die anstehenden Veränderungen unter den Mitarbeiter*innen ausführlich kommuniziert und etwaige Bedenken ausgeräumt werden.“ Der nächste Schritt besteht idealerweise darin, eine Vision zu entwickeln: Denn eine klare und realistische Zielsetzung kann dabei helfen, die geplanten Tätigkeiten im Unternehmen zu visualisieren sowie die Unternehmensziele, die Kultur und Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen vor Augen zu halten. Wegen der übersichtlichen Unternehmensgrößen von KMU herrscht häufig auch eine familiäre Atmosphäre, die sich durch die digitale Transformation verändern kann. Daher sollten auch die Meinungen und Ansichten der Teams für künftige Unternehmensentscheidungen herangezogen werden, um mehr Akzeptanz zu schaffen. Im weiteren Verlauf des Digitalisierungsmarathons gilt es, die interne Kommunikation im Hinblick auf die bevorstehenden Projekte zu schärfen und die Mitarbeiter*innen regelmäßig auf den neuesten Stand zu bringen. „Wenn sich alle Kolleg*innen gut abgeholt und informiert fühlen, lässt sich die Förderung der digitalen Kompetenz einfacher und besser umsetzen. Denn neben der Einführung passender Softwarelösung dürfen Unternehmen es nicht vernachlässigen, ihre Mitarbeitenden auch entsprechend zu schulen und zu unterstützen. Nur so kann der digitale Wandel in KMU gemeinsam effektiv vorangetrieben werden“, resümiert Thomas Walther abschließend.