Digitalisierung

Die COVID-19-Pandemie hat der Digitalisierung in Deutschland erheblich Vorschub geleistet. Jetzt, wo sich das Rad schon einmal in Bewegung gesetzt hat, wollen viele Unternehmen auf den Zug aufspringen.

Für viele Organisationen hat COVID-19 die strategischen Ziele ihrer digitalen Transformation beschleunigt. Der erhöhte Bedarf von Zoom, Microsoft Teams und Slack macht deutlich, dass Unternehmen zur Eindämmung des Virus gezwungen waren, einen Großteil ihrer Tätigkeiten auf Remote-Arbeit umzustellen.
Interessanterweise wurde die Beschleunigung der Digitalisierung insbesondere in KMUs, eher von CFOs als von der IT vorangetrieben. Die Pandemie hat ihre Rolle bei der strategischen Entscheidungsfindung hervorgehoben und sie in den Mittelpunkt gerückt. Doch angesichts schrumpfender Budgets und reduzierter Teams suchen CFOs nach digitalen Lösungen, die ihnen helfen, sich in der Krise behaupten zu können.

2020 ist ein Jahr für die Geschichtsbücher. Kaum ein Jahr der letzten zehn Jahre hatte so viele neue Herausforderungen parat wie der vergangene Abschnitt. Das bekam besonders die Personalabteilung zu spüren. Probleme in der Personaleinsatzplanung, neue gesetzliche Richtlinien in der Entgeltabrechnung und das Kurzarbeitergeld (KUG) waren nur ein paar der neuen Herausforderungen. Seit Beginn der Pandemie ist nun einige Zeit vergangen. Reflektiert man die Situation aus der Perspektive der Gegenwart, stellt man schnell fest, dass das letzte Jahr einige überfällige Themen förmlich in den Vordergrund katapultiert hat.

Die Digitalisierung zieht sich in deutschen Unternehmen hin. Die Kritiker warnen vor Kontrollverlust, einer zusätzlichen Schwachstelle in der Geschäftskontinuität und der Betriebsrat hat Angst vor einem gläsernen Mitarbeiter. Die Ablehnung der Digitalisierung hielt sich in manchen Branchen hartnäckig. Eine Veränderung braucht schließlich Zeit, richtig? Die Corona-Krise beweist gerade das Gegenteil. Im Eiltempo wird nun digitalisiert, an Orten an denen die Digitalisierung vorher nur auf Ablehnung stoß. Die Unternehmen, vor allem im Mittelstand, erkennt man langsam, dass die Digitalisierung mit einem Arbeiten möchte, nicht gegen einen. Ein gutes Zeichen, denn der Trend der letzten Jahre beweist, die Digitalisierung unserer Arbeitswelt ist kein temporärer Trend. Die Unternehmen mit einer fortschreitenden Weiterentwicklung der digitalen Tools führen die Spitzen des Wettbewerbs und der Wirtschaft an. Ob im Recruiting als attraktiver Arbeitgeber oder bei der Customer Experience. Beginnen sollten man die Digitalisierung am Kern, bei der Administration.

Technologie verändert die Art der Arbeit und die thematischen Schwerpunkte im Rechnungswesen sowie Controlling. Intelligente Tools befreien Firmen und Mitarbeiter von Routineaufgaben – die Automatisierung von Rechnungsprozessen, der Weg zur papierlosen Buchhaltung und die durchgängige Vernetzung werden zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Doch eine Umstellung auf die Buchhaltung 4.0 entpuppt sich in der Praxis oft als Herausforderung: Fach- und Führungskräfte im Finanzwesen benötigen dringend IT-, Digital- und Schnittstellenkompetenzen.

Jeder sechste Arbeitnehmer ist auf der Suche nach einem neuen Arbeitgeber. Jeder fünfte Arbeitnehmer steht neuen Angeboten offen gegenüber. In Zeiten, in denen hochqualifizierte Mitarbeiter rar und teuer geworden sind, liest man eine solche Statistik wahrlich nicht gerne. Verwunderlich sind die Ergebnisse der EY-Studie zum Thema Jobsicherheit und Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung nicht.
 

Eine aktuelle Studie von SD Worx un PeopleDoc zeigt auf, wie sehr HR gerade in unserem Land mit den Segnungen der digitalen Transformation noch fremdelt. Einerseits verwalten drei von fünf Betrieben die Personaldaten inzwischen elektronisch, doch nur ein Drittel tut selbiges auch mit den Personaldokumenten – der antike Aktenschrank bleibt also en vogue.
Dabei bietet ein medienbruchfreies Dokumentenmanagement ausgerechnet für den Faktor Mensch unschlagbare Vorteile, denn es entlastet die HR-Mitarbeiter von zeitraubenden monotonen Routinetätigkeiten und schafft ihnen somit Raum für die wirklich wichtigen Dinge der HR.

In knapp zwei Dritteln der rund 14.000 Unternehmen in Deutschland mit mehr als 1.000 Beschäftigten ist laut Studie die elektronische Verwaltung von Personaldaten der Arbeitnehmer schon heute Standard. Eine digitale Personalakte hat hingegen erst ein Drittel der befragten Unternehmen für seine Arbeitnehmer eingeführt, modernes Dokumentenmanagement via Software ist bei den meisten Unternehmen weiterhin außen vor. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass zwei Drittel der deutschen Großunternehmen noch keine Personalakte mit der Unterstützung von Software haben. Es gibt sie also noch überreichlich, die Personalakten der Mitarbeiter aus Papier und mit Pappdeckel – doch dieses Festhalten an einem rückwärtsgewandten Dokumentenmanagement kostet die Unternehmen viel Platz, viel Zeit und damit viel Geld.

CRM, Customer Relationship Management, ist schon lange Teil des täglichen Geschäftsmodells der großen Unternehmen, aber erfreut sich aktuell neuer Beliebtheit. Unter dem neuen Namen Candidate Relationship Management sollte die Phrase in aller Munde sein. Wieso? Weil es ein entscheidender Bestandteil des Talent Managements sein wird. Es zeigt die Art und Weise wie Organisationen Talente und Mitarbeiter aus einem wettbewerbsintensiven Markt gewinnen und halten kann. Denn die Grundsätze des Kundenbeziehungsmanagement können nicht nur Kunden binden, sondern auch auf die Mitarbeiter angewendet langfristiges Employee-Branding bewirken - beides entscheidend für das Überleben.

Es bedarf einem gigantischen Anstoß oder den passenden Konkurrenten, um Unternehmen dazu zu bringen mit einander zu kooperieren. Vor allem dann, wenn es sich bei der Thematik um neue Datenschutzrichtlinien der Europäischen Union handelt. Für viele kommt die Zusammenarbeit von Unternehmen, Kunden, Businesspartnern und extern Beteiligten überraschend. Fast schon wie ein Eingeständnis, dass die Komplexität der Thematik sich nicht alleine bewältigen lässt.