MWS - Max Weber Stiftung

Die Max Weber Stiftung (MWS) ist eine öffentlich-rechtliche Stiftung mit Sitz in Bonn. Die MWS wird überwiegend aus dem Bundeshaushalt finanziert und zählt zu den maßgeblichen Trägern deutscher geisteswissenschaftlicher Forschung im Ausland.

Sie unterhält weltweit elf wissenschaftlich autonome Institute plus weitere Büros und Außenstellen. Diese nehmen eine Brückenfunktion zwischen den insgesamt 15 Gastländern und Deutschland ein und spielen eine wichtige Rolle in der internationalen Wissenschaftslandschaft.

Als multipolares Netzwerk treiben die Institute die Internationalisierung der Wissenschaft gemeinsam voran.

Herausforderung:

• Berücksichtigung der dezentralen und internationalen Struktur der MWS
• Korrekte Entgeltabrechnung auf nationaler und internationaler Ebene
• Elektronische Datenhaltung in geforderten Formaten
• Einführung einer elektronischen Personalakte

Lösung:

• Nutzung von fidelis. 21.2.1.25

Vorteile:

• Bereitstellung eines leistungsfähigen Rechenzentrums
• Vorhandensein einer Schnittstelle zum Finanzbuchhaltungssystem MACH
• Aufbau eines prüfungsfesten Personalverwaltungs und -abrechnungssystems

Gespräch mit Herbert Ebert, Haushalt und Personal MWS

SD Worx: Was können Sie uns über die verschiedenen geschäftlichen und personalwirtschaftlichen Herausforderungen erzählen, mit denen Sie vor dem Projektstart mit SD Worx konfrontiert waren?

Ebert: Die geschäftlichen und personalwirtschaftlichen Herausforderungen ergaben und ergeben sich insbesondere aus der Dezentralität und Internationalität der MWS und ihrer Institute im Ausland. Neben den in der Geschäftsstelle in Bonn arbeitenden Beschäftigen werden Kolleginnen und Kollegen ins Ausland entsandt und wiederum andere Beschäftige vor Ort als Lokalbeschäftige angestellt. Diese Personengruppen einerseits ganzheitlich verwalten zu können, aber andererseits auch den Blick für nationales und internationales Recht im Personalbereich schärfen, dokumentieren und nachhalten und jeden Beschäftigten auf Institutsebene mit Hilfe einer HR-Software personalfachlich individuell betreuen zu können, war und ist in diesem Kontext von besonderer Wichtigkeit.

Etwa die Hälfte der Beschäftigten der MWS ist ganz (Gehalt, SV, LSt) oder teilweise (wegen des Kassenstaatsprinzips für manche Gruppen deutsche Lohnsteuer trotz örtlichen Gehalts und SV im Ausland) in der deutschen Abrechnung von SD Worx enthalten. Die anderen Beschäftigten werden wegen vollständig ausländischer Abrechnung aus statistischen Gründen (als sogenannte „Nichtabrechnungsfälle“) im System mitgeführt.

Zudem galt es, die Personalbetreuung an eine HKR-Standardsoftware anzubinden, die gewährleistet, dass Löhne und Gehälter unter besonderer Beachtung von Auslandsbezügen verwaltungsform verbucht und ordnungsgemäß zur Auszahlung gebracht werden, dass geltendem Steuerrecht entsprochen wird und elektronische Datenhaltung in geforderten Formaten (GoBD, GDPdU) bereitgestellt werden.

Darüber hinaus war es erforderlich, den steigenden Anforderungen in Bezug auf statistische Berichte und den Ansprüchen der öffentlichen Geldgeber an die Qualität und Belastbarkeit von Personalplanung und Personalkostenhochrechnungen nachkommen und eine elektronische Personalakte einführen zu können.

SD Worx: Welche Lösung(en) haben Sie gefunden und welche Module setzen Sie ein und wie betreiben Sie diese (On Premises, SaaS, Managed Services)?

Ebert: Die MWS setzt ein „fidelis.Personal 21.2.1.25“. mit den Anwendungsschwerpunkten: Personalstamm, Organisationsmanagement, Teilnehmerverwaltung, Dokumentenmanagement, SQL-Abfragen, Connect.

SD Worx: Wie hat sich diese Veränderung ausgewirkt und was ist der wichtigste Mehrwert? Der größte Unterschied im Vergleich zu vorher? (Wenn sogar möglich ein Beleg mit Zahlen)

Ebert: Der Mehrwert liegt insbesondere in der Transparenz, der Vollständigkeit, der Revisionssicherheit und der Verständlichkeit der Datenhaltung von Stamm- und Bewegungsdaten und deren Anbindung an die Finanzbuchhaltung. Aufgrund der Mehrmandantenfähigkeit der Software ist jedes Auslandsinstitut der MWS in der Lage, seinen eigenen Teilgeschäftsbereich zu verwalten, sei es im Bereich des Personalstamms, des Organisationsmanagement mit der Ausweisung von Stellen und deren Besetzung oder in der Administration von finanzbuchhalterischen Attributen wie Kostenstellen und Lohnarten. Zudem kann im Dokumentenmanagementsystem ein umfangreiches Reservoir an Informationen und Daten mit Bezug zu Löhnen, Gehältern und Steuern eingesehen und ausgewertet werden. Last but not least, die Geschäftsstelle der MWS in Bonn kann den Gesamtdatenbestand einsehen und auswerten und ihre Institute im Ausland bei Rückfragen somit fachlich unterstützen.

SD Worx: Warum haben Sie sich für die Zusammenarbeit mit SD Worx entschieden und wie konnten Sie Ihre Kolleg-en*innen und die Geschäftsführung überzeugen und auf welche Weise hat SD Worx Sie unterstützt?

Ebert: SD Worx hat - neben dem wirtschaftlichsten Angebot in einer öffentlichen Ausschreibung - ein leistungsfähiges und in der Bundesverwaltung bewährtes Rechenzentrum angeboten. Das Berichtswesen, die Auswertungsmöglichkeiten und die Mehrmandantenfähigkeit wurden als sehr solide Basis bewertet, ein aussagefähiges und prüfungsfestes Personalverwaltungs und – abrechnungssystem aufzubauen, was die Geschäftsleitung und die Kolleginnen und Kollegen „auf Arbeitsebene“ überzeugte. Besonders betont wurde das Vorhandensein einer Schnittstelle zum Finanzbuchhaltungssystem MACH, das zum Zeitpunkt der Entscheidungsfindung bei MWS im Einsatz war. Die Zusammenarbeit mit der SD Worx-Kundenbetreuung wird in fachlicher und menschlicher Hinsicht sehr geschätzt.

Infobox Max-Weber Stiftung

Gründung: gegründet 2002 durch Gesetz zur Errichtung einer Stiftung Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland, Bonn (DGIAG)

Rechtsform: öffentlich-rechtliche Stiftung

Hauptsitz: Bonn

Standorte im Ausland: 11 Auslandsinstitute plus Büros und Außenstellen in 15 Gastländern

Mitarbeiter*innen: 347 zum 31.12.2020 (Angabe in Vollzeitäquivalenten)

Website: https://www.maxweberstiftung.de/